Dan heb je een nieuw CRM salessysteem in handen, dat de afdeling een efficiëntie-injectie moet geven, en werkt je salesafdeling tóch liever in het oude systeem. Zo verdwijnt je investering in het land der linksgelaten systemen, en belanden data in versnipperde uithoeken van je organisatie. Bij dit scenario leggen we ons bij HSO niet neer. Hieronder onze tips voor een betere adoptie.  

Tip 1: denk van begin tot eind aan de adoptie

Achterhaal waar de weerstand bij medewerkers zit. Waarom? Omdat elke stap hiermee verbonden is. Wat is de huidige manier van werken? Hoe kunnen we die meenemen in de technische realisering van het nieuwe systeem? Welke behoefte hebben mijn medewerkers? Hoe kan ik daarop inspelen? 

Een succesvolle adoptie komt in drie componenten: de implementatie van je CRM oplossing, de navigatiefase waarin je de businesswaarde vaststelt, en de adoptie zelf. De adoptie voelt als de laatste stap in het project. Het is echter belangrijk om dit onderdeel al vroeg in het traject mee te nemen, wanneer je nog maar aan het oriënteren bent.  

Tip 2: ga voor goede interne communicatie

Wat staat er te gebeuren? Bereid je salesafdeling voor op de veranderingen die voor de deur staan. Organiseer een meeting met stakeholders en key-users. Bespreek het plan en waarom je voor deze strategie gaat. Neem input van alle betrokken partijen mee en luister naar hun wensen.  

Als betrokkenen weten dat ze een rol hebben gespeeld en er naar hun behoeften is geluisterd, wordt het gebruik van een nieuw systeem en dus een nieuwe werkwijze aantrekkelijker. Doordrukken bij weerstand van je salesteam leidt alleen maar tot verzet. Communicatie – vertellen, luisteren en feedback meenemen – is dus key in de overstap naar een nieuw systeem.  

Tip 3: wees relevant

Stel: je biedt je salesafdeling allerlei kennissessies over algemene CRM tooling, als voorbereiding op het nieuwe systeem, maar het team weet al wat een CRM systeem is, wat het doet en hoe je het gebruikt. Dan zijn de kennissessies mosterd na de maaltijd. Het team ziet het nut niet in van de sessies, en de kennis blijft onaangeroerd op je PowerPointsheets achter.  

Verkoop vervolgens het CRM systeem aan je salessysteem, door de huidige pains te benadrukken. Laat zien dat deze pijnpunten juist in het huidige systeem zitten en dat de nieuwe tooling ze oplost.

De behoeften van jouw salesteam zijn misschien wel heel anders. Bijvoorbeeld de waarde van het systeem inzien. Waar voegt het nieuwe systeem waarde toe aan je sales? Wat levert het de teamleden direct op, hoeveel tijdwinst bijvoorbeeld? 

Bewustwording van een kink in de kabel is de eerste stap. Maar daarmee is de volledige aanpak nog niet rond. Dat brengt ons op de volgende tip.  

Tip 4: breng de behoeften in kaart met het ADKAR-model

De adoptiebehoeften afstemmen is geen one-size-fits-all-methode, maar vraagt om een op microniveau afgestemde aanpak: op het individu. Hoe? Met het ADKAR-model.  

ADKAR staat voor Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement, de behoeftelevels waarin een medewerker zich bevindt. Gaat het om bewustwording, zoals bij de vorige tip? Awareness. Om waarde-inzicht en daarmee verlangentriggering? Desire. Of om meer weten? Knowledge. Het ADKAR-model is de meetlat voor de behoeften.  

Zo inventariseert HSO de behoefte en de weerstand: Door middel van vragenlijsten en workshops brengen we de behoeften en weerstand van medewerkers in kaart. Hieruit ontstaan allerlei inzichten die we samenvatten tot een heldere analyse. Hierin komt naar voren waar jullie en de eindgebruikers in het ADKAR-model staan. Daaruit vloeit een doelgerichte aanpak voort, die we vervolgens uitrollen.  

Tip 5: trap niet in dezelfde valkuilen

Besteed je geen aandacht aan adoptie en changemanagement, dan wordt je implementatie nooit succesvol. Onze mensen zijn daarom specifiek getraind en opgeleid op het gebied van adoptie en changemanagement. Vaak vraagt een nieuwe implementatie om een nieuwe werkwijze. Dat is nou eenmaal een hele kluif. De juiste riemen roeien je met de stroom mee. En HSO helpt je daarbij.