De wereldwijde financiële transformatie van Hellmann
Hoe Hellmann het ‘Golden Template’ van Dynamics 365 Finance inzette voor een snelle wereldwijde migratie
Hoe kun je de financiële processen in meer dan 60 landen snel standaardiseren, zodat je klaar bent voor wereldwijde groei en innovatie? Hellmann Worldwide Logistics biedt inspiratie.
HSO heeft samen met Hellmann Worldwide Logistics, een multinationale groep, hun wereldwijde financiële activiteiten succesvol te transformeren. HSO werd geselecteerd om te helpen bij het moderniseren van verouderde systemen en begeleidde het ontwerp van een wereldwijd „golden template“ voor Microsoft Dynamics 365 Finance, gebaseerd op de vereiste bedrijfsprocessen en beschikbare functies. Hierdoor kon de oplossing snel en op grote schaal – in meer dan 60 landen – worden geïmplementeerd, waarbij werd voldaan aan lokale rapportagevoorschriften en de basis werd gelegd voor wereldwijde groei.
Verouderd ERP-systeem moest worden vervangen
Hellmann heeft een lange weg afgelegd sinds de oprichter, Carl Heinrich Hellmann, in 1871 begon met het vervoeren van goederen met paardenkoetsen. Het familiebedrijf, dat nog steeds gevestigd is in de Duitse stad Osnabrück, verwerkt nu wereldwijd 21 miljoen zendingen per jaar – over land, over zee en door de lucht – en genereert daarmee een jaaromzet van 3,7 miljard euro.
Het bedrijf blinkt uit in het vinden van innovatieve manieren om aan de behoeften van klanten te voldoen. Maar de verouderde financiële software was aan vervanging toe.
„Dit bood ons de kans om systemen te standaardiseren, de naleving van regelgeving te versterken en wereldwijd meer transparantie te creëren“, legt Martin Eberle, Group CFO, uit. „Door onze teams te voorzien van de juiste tools konden we de prestaties op grote schaal optimaliseren.“
HSO biedt expertise
“We hadden een ambitieus doel: in slechts drie jaar tijd uitrollen naar meer dan 60 landen. Het was een enorme uitdaging, en we konden het zelf bijna niet geloven! Er was moed voor nodig om door te zetten. Maar toen we in HSO de juiste partner hadden gevonden, voelden we ons vol vertrouwen”, zegt Santhosh Rao, Global Head of Finance Systems and Processes bij Hellmann.
“Al snel realiseerden we ons dat HSO een internationaal bedrijf was met een enorm netwerk van ervaren mensen. De samenwerking was goed gestructureerd en professioneel”, voegt Thomas Stürenberg toe.
Cruciaal was dat er voor Hellmann altijd oplossingsarchitecten en technische experts beschikbaar waren. HSO kon gebruikmaken van zijn eigen netwerk om ter plaatse expertise, maatwerk en vertrouwen te bieden wanneer dat ertoe deed – precies wat internationale bedrijven nodig hebben op gebieden als lokale financiële regelgeving en rapportage. „Dit was zo belangrijk voor ons“, zegt Santhosh Rao.
"Er was moed voor nodig om door te zetten. Maar toen we in HSO de juiste partner hadden gevonden, hadden we er alle vertrouwen in."
Gezamenlijk team ontdekt goud
Samen hebben Hellmann en HSO een innovatieve manier bedacht om het implementatieprogramma snel en op grote schaal uit te voeren. Het "Golden Template” was geboren. En het bleek een doorbraak te zijn.
Dit oplossingsontwerp legde de zakelijke vereisten en functies van Hellmann vast binnen Dynamics 265 Finance en kon snel, land voor land, worden uitgerold, waardoor complexiteit en vertraging werden voorkomen.
Het "Golden Template" werkte: aan het einde was 99% van het oplossingsmodel intact gebleven. We hebben slechts kleine aanpassingen doorgevoerd om te voldoen aan strengere rapportagevereisten in specifieke landen”, zegt Santhosh Rao.
Dynamics 365-migratie komt in een stroomversnelling
Aanvankelijk leidde HSO de implementatie van begin tot eind. Maar na verloop van tijd werd de verantwoordelijkheid bewust overgedragen aan de interne teams van Hellmann.
"HSO nam een meer gespecialiseerde ondersteunende rol op zich en zorgde voor lokalisatie en cruciale elementen", zegt Ronald Otten, directeur Sales & Marketing bij HSO. "Het doel was nooit om een langdurige afhankelijkheid te creëren, maar om Hellmann in staat te stellen zelf de leiding te nemen."
Deze gestroomlijnde aanpak werkte: Hellmann en HSO implementeerden het systeem snel in tal van landen en bij meer dan 100 juridische entiteiten, waarbij het tempo versnelde tot twee landen per maand die live gingen.
Hellmann plukt de vruchten van zijn wereldwijde ERP-implementatie
De impact op het bedrijf is aanzienlijk, zoals Martin Eberle uitlegt: “Onze financiële processen zijn nu wereldwijd gestandaardiseerd, wat het vertrouwen in het bedrijf en de voorspelbaarheid vergroot. We kunnen transacties overal op precies dezelfde manier bekijken en hebben veel meer inzicht in onze activiteiten in de verschillende landen.”
De tijd van tijdrovende handmatige taken is voorbij. „We hebben belemmeringen weggenomen en kunnen nu betere zakelijke beslissingen nemen, waardoor we wereldwijd kunnen optimaliseren, automatiseren en groeien”, zegt Martin Eberle.
Dynamics 365 maakt de weg vrij voor AI
Thomas Stürenberg zegt hierover: “Met een gestandaardiseerd, efficiënter financieel systeem kunnen we ons richten op voortdurende verbetering en onze activiteiten uitbreiden. Zo is het nu bijvoorbeeld eenvoudiger om klanten en leveranciers aan te sluiten.”
"De komende jaren worden bijzonder spannend, omdat we innovatie stimuleren en verdergaan met AI."
Santhosh Rao voegt hieraan toe: „Onze mensen blijven de touwtjes in handen houden en vormen de kern van ons bedrijf. Dankzij dit project met HSO beschikken we nu over een financieel platform dat kan opschalen tot het dubbele van onze huidige omvang en het dubbele aantal transacties kan verwerken – maar met dezelfde middelen.”
“Ze begrepen onze ambities, deelden onze toewijding en hebben hun beloften waargemaakt. HSO heeft zich tijdens het hele traject als echte partner opgesteld en heeft zich snel verdiept in onze bedrijfsvoering – wat cruciaal is geweest voor ons succes.”
Samenwerking met HSO bloeit
Dankzij jarenlange ervaring met de grootschalige implementatie van Dynamics 365 Finance begreep HSO de context, identificeerde het potentiële valkuilen en paste het best practices toe om de impact en het rendement op investering (ROI) voor Hellmann te maximaliseren.
"HSO heeft echt een verschil voor ons gemaakt door op cruciale momenten in uitdagende omstandigheden in te grijpen om uitdagingen op te lossen en door middel van verandermanagement", zegt Santhosh Rao.
“Ze begrepen onze ambities, deelden onze toewijding en hebben resultaten voor ons geboekt. HSO trad gedurende het hele traject op als echte partner en ontwikkelde zich al snel tot experts in onze branche – wat cruciaal is geweest voor ons succes.”
Klaar om innovatie te ontketenen met Microsoft D365 Finance? Ontdek hoe wij u kunnen helpen de time-to-value te versnellen.
Lees meerNeem contact met ons op!
Geïnspireerd door het succes van Hellmann’s en benieuwd hoe je een soortgelijke transformatie in jouw organisatie kunt realiseren? Neem vandaag nog contact op, dan neemt een van onze experts spoedig contact met u op.