Hellmanns globale Finanztransformation
Wie Hellmann mit dem „Golden Template“ von Dynamics 365 Finance seine globale Transformation beschleunigte
Wie lassen sich Finanzprozesse in mehr als 60 Ländern schnell standardisieren – und gleichzeitig die Basis für globales Wachstum und Innovation schaffen? Hellmann Worldwide Logistics liefert die Antwort.
Executive Summary:
HSO unterstützte Hellmann Worldwide Logistics, einen international aufgestellten Konzern, dabei, seine globalen Finanzprozesse erfolgreich zu transformieren. Im Zuge der Modernisierung der bestehenden Systemlandschaft begleitete HSO die Entwicklung eines globalen „Golden Template“ für Microsoft Dynamics 365 Finance – basierend auf definierten Geschäftsprozessen und dem Funktionsumfang der Lösung. Das Ergebnis: eine schnelle und skalierbare Einführung in mehr als 60 Ländern, unter Einhaltung lokaler Reporting-Anforderungen und mit einer soliden Grundlage für weiteres globales Wachstum.
Ablösung des bestehenden ERP-Systems
Seit der Gründung durch Carl Heinrich Hellmann, der 1871 mit Pferdefuhrwerken begann, Güter zu transportieren, hat sich das Unternehmen enorm weiterentwickelt. Bis heute im niedersächsischen Osnabrück ansässig, wickelt das Familienunternehmen weltweit rund 21 Millionen Sendungen pro Jahr ab – per Straße, See und Luft – und erzielt einen Jahresumsatz von 3,7 Milliarden Euro.
Hellmann steht für innovative Lösungen zur Erfüllung von Kundenanforderungen. Doch die eigene Finanzsoftware war veraltet, hatte das Ende ihres Lebenszyklus erreicht und musste ersetzt werden.
„Das eröffnete uns die Chance, unsere Systeme zu standardisieren, die Compliance zu verbessern und weltweit für mehr Transparenz zu sorgen“, erklärt Martin Eberle, Group CFO. „Mit intuitiveren Tools konnten wir unsere Teams befähigen, die Leistung im großen Maßstab zu optimieren.“
HSO bietet Expertise und Skalierbarkeit
„Wir hatten ein ambitioniertes Ziel: den Rollout in mehr als 60 Ländern innerhalb von nur drei Jahren. Das war eine enorme Herausforderung – anfangs konnten wir es selbst kaum glauben. Es erforderte Mut, diesen Weg zu gehen. Doch mit HSO als Partner waren wir zuversichtlich“, sagt Santhosh Rao, Global Head of Finance Systems and Processes bei Hellmann.
„Schnell wurde uns klar, dass HSO ein internationales Unternehmen mit einem großen Netzwerk erfahrener Expertinnen und Experten ist. Die Zusammenarbeit war klar strukturiert und sehr professionell“, ergänzt Thomas Stürenberg.
Entscheidend war, dass Solution Architects und technische Spezialisten jederzeit für Hellmann verfügbar waren. HSO nutzte sein globales Netzwerk, um lokale Expertise, maßgeschneiderte Anpassungen und Sicherheit genau dort bereitzustellen, wo sie benötigt wurden – insbesondere bei lokalen Finanzvorschriften und Reporting-Anforderungen. „Das war für uns von zentraler Bedeutung“, so Santhosh Rao.
Es erforderte Mut, diesen Weg zu gehen. Doch mit HSO als Partner waren wir zuversichtlich.
Gemeinsame Entwicklung des „Golden Template“
Gemeinsam entwickelten Hellmann und HSO einen innovativen Ansatz für eine schnelle und skalierbare Umsetzung des Transformationsprogramms: das „Golden Template“ – ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Dieses Lösungsdesign vereinte die geschäftlichen Anforderungen von Hellmann mit den Standardfunktionen von Dynamics 365 Finance und ließ sich länderübergreifend schnell ausrollen – ohne unnötige Komplexität oder Verzögerungen.
„Das Golden Template hat hervorragend funktioniert – am Ende konnten wir 99 % des ursprünglichen Lösungsmodells unverändert übernehmen. Lediglich in einzelnen Ländern haben wir kleinere Anpassungen vorgenommen, um strengere Reporting-Anforderungen zu erfüllen“, erklärt Santhosh Rao.
Beschleunigte Migration zu Dynamics 365
Zu Beginn übernahm HSO die End-to-End-Verantwortung für die Umsetzung. Im weiteren Verlauf wurde die Verantwortung jedoch gezielt auf die internen Teams von Hellmann übertragen.
„HSO übernahm zunehmend eine spezialisierte Unterstützungsrolle, insbesondere bei Lokalisierungen und kritischen Komponenten“, erklärt Ronald Otten, Director Sales & Marketing bei HSO. „Unser Ziel war nie eine langfristige Abhängigkeit, sondern die Befähigung von Hellmann zur eigenständigen Weiterentwicklung.“
Dieser schlanke Ansatz zahlte sich aus: Hellmann und HSO realisierten den Rollout in zahlreichen Ländern und über 100 rechtlichen Einheiten – mit einer Geschwindigkeit von bis zu zwei Go-Lives pro Monat.
Messbarer Nutzen durch globales ERP
Die geschäftlichen Auswirkungen sind deutlich, wie Martin Eberle hervorhebt: „Unsere Finanzprozesse sind heute weltweit standardisiert. Das stärkt das Vertrauen in unsere Zahlen und erhöht die Planbarkeit. Transaktionen werden überall nach denselben Prinzipien abgebildet, und wir verstehen unsere lokalen Geschäftsprozesse deutlich besser.“
Zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten gehören der Vergangenheit an. „Wir haben Engpässe beseitigt und treffen fundiertere Entscheidungen – so können wir effizienter optimieren, automatisieren und global wachsen“, so Martin Eberle.
Dynamics 365 als Grundlage für den Einsatz von AI
Thomas Stürenberg ergänzt: „Mit einem standardisierten und effizienteren Finanzsystem können wir uns stärker auf kontinuierliche Verbesserung und den Ausbau unseres Geschäfts konzentrieren. Beispielsweise ist die Anbindung neuer Kunden und Lieferanten deutlich einfacher geworden.“
„Die kommenden Jahre werden besonders spannend, wenn wir Innovation vorantreiben und verstärkt auf AI setzen.“
Santhosh Rao ergänzt: „Unsere Mitarbeitenden bleiben weiterhin im Zentrum unseres Geschäfts. Durch das Projekt mit HSO verfügen wir nun über eine Finanzplattform, die auf das Doppelte unserer aktuellen Größe skalieren kann – mit doppeltem Transaktionsvolumen, aber mit denselben Ressourcen.“
HSO hat unsere Ziele verstanden, unser Engagement geteilt und geliefert. Während des gesamten Projekts war HSO ein echter Partner und hat sich schnell zu einem Experten für unser Geschäft entwickelt – ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit nachhaltigem Erfolg
Mit langjähriger Erfahrung in der globalen Einführung von Dynamics 365 Finance kennt HSO die Herausforderungen internationaler Transformationsprojekte genau, identifiziert Risiken frühzeitig und setzt Best Practices gezielt ein, um maximalen Nutzen und ROI zu erzielen.
„HSO hat für uns echten Mehrwert geschaffen – insbesondere in kritischen Projektphasen, in anspruchsvollen Umgebungen und im Change Management“, sagt Santhosh Rao.
„HSO hat unsere Ziele verstanden, unser Engagement geteilt und geliefert. Während des gesamten Projekts war HSO ein echter Partner und hat sich schnell zu einem Experten für unser Geschäft entwickelt – ein entscheidender Erfolgsfaktor.“
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