Verder lezen
Meer customer cases
Gemeente Rotterdam: Drie essentiële verkiezingsprocessen gedigitaliseerd met Power App
Ontdek hoe de Gemeente Rotterdam de kracht van Microsoft Power Apps benutte om haar verkiezingsprocessen te digitaliseren. Lees hoe een snelle reactie op de COVID-19-pandemie leidde tot een flexibele, low-code oplossing die niet alleen de continuïteit van essentiële functies waarborgde, maar ook zorgde voor een moderner en efficiënter verkiezingssysteem.
Digitalisering als noodzaak bij de verkiezingen
In de aanloop naar de Tweede Kamerverkiezingen in maart 2021 was het lang onduidelijk welke coronarichtlijnen er zouden gelden. Toen definitief duidelijk werd dat huisvesting van groepen medewerkers in dezelfde ruimte en vrij verkeer over de werkvloer niet mogelijk zouden zijn, was digitalisering voor de gemeente Rotterdam de enige mogelijkheid om drie essentiële verkiezingsprocessen goed te laten verlopen:
- Het afhandelen van alle telefonische vragen van medewerkers van stembureaus
- Het afhandelen van alle telefonische vragen van burgers
- Het aansturen van alle controleurs die erop toezien dat bij de stembureaus de juiste procedures worden gevolgd
Vóór 2021 gebruikte de gemeente Rotterdam bij verkiezingen papieren formulieren (‘werkbonnen’) voor deze processen. Als bijvoorbeeld helpdesk-medewerkers een telefonische vraag niet direct konden beantwoorden, bezorgden zij persoonlijk een papieren formulier met alle relevante informatie bij een medewerker van een expert-team voor verdere afhandeling. Dit was bij de verkiezingen in maart 2021 onmogelijk.
Microsoft Power App
Staande voor een uitdaging ruim een maand voor de Tweede Kamerverkiezingen vroeg de gemeente Rotterdam, HSO (toen Motion10), als bestaande ICT-partner, een volwaardig alternatief te ontwikkelen. Na een briefing over de exacte wensen en behoeften, hebben wij binnen 48 uur een prototype van een Microsoft Power App opgeleverd. Op basis van de potentie van het prototype was de gemeente direct overtuigd van deze low-code oplossing.
De Power App bevat alle informatie van de papieren formulieren. Een koppeling met een Power BI dashboard maakt het mogelijk om met real time inzichten de afhandeling van alle vragen te monitoren en de workload van alle medewerkers te managen. Na de ‘go’ was de app binnen vier weken klaar voor gebruik. Uiteindelijk heeft de gemeente elk van de processen probleemloos gedigitaliseerd. In totaal zijn er via de app tijdens de verkiezingen in 2021 ruim 2200 vragen en werkopdrachten – binnen de coronarichtlijnen – afgehandeld.
Functionaliteiten toevoegen en uitbouwen
Verkiezingen na 2021 hebben laten zien dat het Power Platform niet alleen als oplossing voor maatregelen fungeert, maar juist het verkiezingsproces op een breder vlak moderniseert.
Na de Tweede Kamerverkiezingen van 2021 heeft HSO meer waardevolle functionaliteiten aan de applicatie toegevoegd. Een aantal nieuwe functionaliteiten die voor de Gemeenteraadsverkiezingen van 2022 gebruikt werden:
- Medewerkers kunnen stembureaus voor extra nauwkeurigheid niet alleen op stembureaunummer, maar ook op wijk en adres filteren;
- Telefonisten krijgen overzicht van het aantal werkbonnen per stembureau en ontvangen een melding wanneer er herhaalmeldingen binnenkomen;
- De dichtstbijzijnde troubleshooter (medewerkers die op verkiezingsdagen ter plekke problemen oplossen bij stembureaus) wordt gekoppeld aan een werkbon.
Jeroen op 't Root, Project Manager Verkiezingen bij de gemeente Rotterdam:
“Van veel gebruikers van de app heb ik enthousiaste feedback ontvangen. Het meest enthousiast zijn zij over de gebruiksvriendelijkheid. Ook gebruikers die minder digitaal vaardig zijn, konden uitstekend overweg met de nieuwe technologie. Maar het belangrijkste was dat wij als Team Verkiezingen dankzij de app in staat waren om tijdens een belangrijk evenement in uitzonderlijke omstandigheden snel, efficiënt en adequaat te reageren. Graag zetten wij de app tijdens toekomstige verkiezingen – met of zonder coronarichtlijnen – opnieuw in.”
De Provinciale Statenverkiezingen 2023
De voor de Gemeenteraadsverkiezingen van 2022 toegevoegde functionaliteiten leverden opnieuw positieve resultaten op. Aan de hand van de wensen van eindgebruikers bij gemeente Rotterdam, is gekozen de applicatie verder te optimaliseren voor de Provinciale Statenverkiezingen van 2023. HSO ging in 2022 aan de slag om met gebruik van het Microsoft Power Platform de actuele statussen van werkbonnen in kaart te brengen. Men beschikt nu over een persoonlijk dashboard en er wordt een logboek bijgehouden van actuele aanpassingen per werkbon.
Het gebruiksgemak voor de eindgebruiker staat centraal bij de optimalisatie voor gemeente Rotterdam. Hoe de medewerkers omgaan met de modernisering van verkiezingsprocessen heeft dan ook zeker bijgedragen aan het succes van de verkiezingsapp van gemeente Rotterdam. Om de adoptie van nieuwe technologie zo goed mogelijk te begeleiden faciliteerde HSO met change management de overgang.
Meer weten over de kracht van Power Apps?
Luister naar Low code, High impact. Een podcastserie over innovators die hun digitale transformatie in de hoogste versnelling hebben gezet met het Power Platform van Microsoft. Deze podcast is mede mogelijk gemaakt door HSO. Klik hier.