Data-archivering: slim omgaan met data in Dynamics 365 F&O zorgt voor kostenbesparing

Wij helpen je met hosting, het opschonen en archiveren van data.

Binnenkort voert Microsoft een belangrijke aanpassing door voor Dynamics 365 F&O die grote impact kan hebben op de cost control van je bedrijf. Ga je over de datalimiet van je Database Storage en/of File Storage heen? Dan worden er extra kosten in rekening gebracht. Dit is van toepassing op Microsoft Managed-omgevingen (zowel productie- als sandbox-omgevingen). Het is dus belangrijk om je gegevens op te schonen en onnodige gegevens te archiveren om ongewenst hoge kosten voor dataopslag te voorkomen.

Mogelijke veranderingen in het beleid van Microsoft

In het verleden was er weinig aandacht voor je hoeveelheid data. Microsoft controleerde en beheerde de databases niet actief op de grootte en de groei ervan, maar gaat dat nu wel doen. Wat betekent dit voor jouw organisatie? Ter illustratie: de meeste bedrijven mogen tussen de 300 en 400 gigabyte aan ruimte gebruiken voor hun Microsoft Dynamics 365 F&O. Die ruimte varieert uiteraard sterk en is afhankelijk van het aantal gebruikers en het aantal additionele sandboxes dat een klant heeft. Zoveel gigabyte lijkt misschien veel, maar in de praktijk gaan velen over deze limiet heen. Sommige zelfs met 1 tot 6 terabytes. 1 GB extra ruimte kost al rond de 33 euro per maand. Dus als je geen actie onderneemt, is de kans groot dat je een onverwacht hoge factuur hiervoor ontvangt.

Hoe voorkom je deze hoge kosten?

Laten we eens kijken hoe je op de kosten van dataopslag kunt besparen. De oplossing ligt in effectief databeheer, wat begint met inzicht krijgen in het datagebruik van onze klanten. Gelukkig biedt Microsoft je de kans om het dataverbruik in kaart te brengen. Dat kan in vijf stappen:
  • 1

    Stap 1: inzicht krijgen in de verschillende omgevingen

    Welke door Microsoft beheerde omgevingen draaien er 24/7 binnen jouw organisatie? Alles wat naar een cloud-gehoste omgeving kan, zet je over. Dit betekent soms een significante vermindering van bijvoorbeeld zes naar twee omgevingen.

  • 2

    Stap 2: verminderen van data in de pre-productieomgeving

    Het is belangrijk dat je productie- en pre-productieomgeving door Microsoft worden beheerd. Test- en ontwikkelomgevingen kun je naar de cloud verplaatsen. Let op: je pre-productieomgeving is vaak een kopie van je productieomgeving en bevat daardoor vaak onnodige data. Terwijl dit niet nodig is voor een goede werking van de pre-productieomgeving. Schoon daarom o vertollige informatie op en anonimiseer gevoelige data in de pre-productieomgeving.

  • 3

    Stap 3: opschonen van logbestanden

    Vervolgens ga je verder met het opschonen van de logbestanden in de productiesystemen. Bij sommige klanten gebeurt dit al automatisch, maar bij andere is er soms wel 1 terabyte aan onnodige logbestanden. Ons advies is om de logbestanden van een week tot een maand te bewaren.

  • 4

    Stap 4: analyseren van de data op relevantie

    Analyseer hoeveel jaar aan data er in de productieomgeving zit. Soms bevat een systeem tot wel 10 jaar aan data, zonder dat er ooit is nagedacht over of die data daar wel thuishoort. Schoon daarna de database op door te kijken naar de bruikbaarheid en verwijder bijvoorbeeld artikelgroepen die vroeger relevant waren, maar nu niet meer worden gebruikt. Als je hier hulp bij nodig hebt, kun je een van onze functioneel consultants hiervoor inschakelen die dit grondig onderzoekt.

  • 5

    Stap 5: aandacht voor de wettelijke bewaartermijn

    Het is je vast wel bekend: je moet data bewaren. Er is een wettelijke bewaartermijn van minimaal 7 tot zelfs 10 jaar. Archiveer daarom alle data die na deze stappen overblijft. Vraag ons gerust naar onze best practice die we in overleg met meerdere accountants hiervoor hebben ontwikkeld.

Microsoft lanceert tool voor data-archivering

Sinds de Release 2023 Wave 2 biedt Microsoft een tool voor gegevensarchivering aan. Hiermee geeft Microsoft een duidelijk signaal af: er is sprake van overmatig gebruik wat resulteert in hogere kosten. Aan de andere kant biedt Microsoft tegelijkertijd dus functionele mogelijkheden voor data-archivering.

Wij bieden vanuit HSO onze klanten een monitoringtool aan. Hiermee krijg je inzicht in je data over 12 periodes (maanden) en de groei ervan.

De groei wordt duidelijk gemaakt aan de hand van bytes en het aantal records. Ook zie je dit per tabel of voor de hele database. Deze functionaliteit is sinds een paar maanden beschikbaar. Na de installatie van deze monitoringtool start je met het opbouwen van inzichten en duurt het dus een jaar, voordat datatrends inzichtelijk zijn.

Nieuwe datastructuur in Dynamics 365 F&O

Wat zijn de andere mogelijkheden? Een alternatief voor het beheren van je data is om een deel van je database in een data lake te zetten. Een data lake is een gecentraliseerd opslagsysteem, waarin je ruwe en ongestructureerde data bewaart. Het is belangrijk dat deze data altijd toegankelijk zijn. Microsoft is continu bezig met de verfijning van dit proces. In de nieuwe Dynamics 365 F&O roadmap zie je dat de app steeds meer een systeem van registratie gaat worden, omringd door een datalake. Microsoft-tools zoals Power BI en Power Apps, werken hiermee samen. De komende tijd brengt Microsoft meerdere updates uit die dit proces verbeteren.

Nu actie ondernemen, voorkomt hoge kosten

De eerste stap in het beheer van je data is het vaststellen van de huidige situatie: hoeveel ruimte heb je beschikbaar binnen je overeenkomst en hoeveel daarvan gebruik je eigenlijk? Het is mogelijk om het dataverbruik in te zien via het Power Platform Admin Center (PPAC). Stel: je mag 300 GB gebruiken, maar je gebruikt 600 GB. Dan gaan we aan de slag met bovenstaand stappenplan voor kostenbesparing.

Doe je dit niet? Dan kun je op termijn een hoge factuur verwachten, want Microsoft kijkt naar het structurele gebruiksniveau. Dit concept is gebruikelijk in Azure. Wanneer je een database en een virtuele machine opzet, krijg je ook te zien: je hebt zoveel gebruikt, dus je betaalt zoveel. Dynamics 365 F&O ontwikkelt zich ook in deze richting.

Schakel op tijd hulp in van een functioneel consultant

Heb je hulp nodig van een van onze functionele consultants? Dan trekken we ongeveer drie dagen uit voor een vooronderzoek voor het bepalen van de impact van de stappen. We willen namelijk niet zomaar beginnen met het opschonen van data. We brengen eerst je omgevingen en de dataopslag in kaart. Pas daarna is duidelijk of het zinvol is om functioneel op te schonen of direct te archiveren. Van onze bevindingen krijg je een rapportage met aanbevelingen waar winst te behalen valt als het gaat om dataopslag. Uiteraard helpen we je ook bij de implementatie van die optimalisaties.

Wil je meer inzicht in je dataverbruik?

Wil je meer inzicht in je dataverbruik en ontdekken welke stappen voor jou van toepassing zijn? Vraag dan meer informatie bij je accountmanager aan of laat je gegevens achter in onderstaand formulier. We helpen je graag verder.

Door gebruik te maken van dit formulier gaat u akkoord met de opslag en verwerking van de door u verstrekte gegevens, zoals aangegeven in ons privacybeleid. U kunt zich op elk moment afmelden voor verzonden berichten. Lees ons privacybeleid voor meer informatie over hoe u zich kunt afmelden, onze privacypraktijken en hoe we ons inzetten om uw privacy te beschermen en te respecteren.

Laat je inspireren