Business Change Management in de praktijk
Waarom technologie pas werkt als de mens meedoet
Je investeert in nieuwe technologie. Een modern platform en slimme integraties. Op papier klopt alles. Toch blijft het resultaat achter. Adoptie gaat niet lekker, medewerkers blijven in oude gewoontes hangen en processen voelen niet beter. De beloofde voordelen komen niet. Dit is geen IT-probleem, maar een verander-probleem.
Business Change Management is niet slimme tooling, maar gedrag van gebruikers. Het gaat om het begrijpen van het 'waarom' en hoe je ervoor zorgt dat mensen die verandering echt omarmen. Twee praktijkcases die laten zien hoe dit in de praktijk werkt.
Case 1: Eén digitale werkplek voor een internationale organisatie
Stel je een internationale organisatie voor. Productontwikkeling in de VS, hoofdkantoor in Nederland en logistiek weer ergens anders. Er is intensieve digitale samenwerking, maar niet op hetzelfde platform.
In Europa werkt men met Google, in de VS met Microsoft. Dat gaat allemaal prima, tot een cybersecurity-audit risico’s laat zien. Dan moet er een keuze gemaakt worden. De organisatie besloot over te stappen naar één digitale werkplek op Microsoft 365. Doel: meer veiligheid en betere samenwerking.
Technisch was dit totaal geen issue. De echte uitdaging was anders: 80 medewerkers moesten hun manier van werken volledig omgooien.
Succesvolle adoptie begint met de waarom. Waarom doen we dit? En daarna: wat betekent het voor jou? En wat levert het je op? Daarom lag de kern van het project in eerste instantie op communicatie: helder, concreet. Zonder jargon. Dit is de eerste stap van het ADKAR-model: bewustwording.
Praktijktraining
Vervolgens zetten we in op training. Vooraf haalden we op waar medewerkers vragen over hadden, wat ze lastig vonden en wat ze wilden leren. De trainingen moesten werken voor verschillende tijdzones en vielen ook nog in een drukke periode. Door flexibel plannen lukte het om beide teams tegelijk mee te nemen. Naast live sessies boden we ondersteunend materiaal op één centrale plek. Zo konden medewerkers alle content teruglezen en kijken wanneer het uitkwam.
Omdat veiligheid de aanleiding was, kreeg dit volle aandacht. Hoe deel je informatie met externen? Wat is verstandig en wat niet? En hoe ondersteunt het nieuwe platform daarbij?
Het resultaat: Een organisatie die begrijpt waarom de verandering noodzakelijk was. Medewerkers die weten hoe ze ermee gaan werken. Eén veilige basis voor internationale samenwerking.
Klantverhalen
Ontdek succesverhalen
In deze klantverhalen lees je hoe organisaties obstakels hebben overwonnen en samen met ons echte impact hebben gemaakt. Van het creëren van draagvlak tot het behalen van tastbare resultaten: ontdek hoe gerichte begeleiding en een strategische aanpak hebben geleid tot duurzame verandering.
ADKAR- model van Prosci
Onderdeel van onze aanpak is het ADKAR-model. Het model is eind jaren 90 ontwikkeld door Jeff Hiatt. In 2006 kreeg het grotere bekendheid door zijn boek over de ADKAR-methodiek. Dit model beschrijft de exacte stappen die mensen doorlopen om een verandering succesvol te maken. Het richt zich specifiek op wat individuen nodig hebben om nieuw gedrag daadwerkelijk vol te houden.
A – Awareness: het besef dat verandering noodzakelijk is.
D – Desire: de wil om actief deel te nemen aan de verandering.
K – Knowledge: de kennis over hoe de verandering plaatsvindt.
A – Ability: het vermogen en de vaardigheid om de verandering in de praktijk toe te passen.
R – Reinforcement: de borging en bekrachtiging die garanderen dat de verandering blijvend is.
Case 2: Door snelle groei naar één manier van werken
Een andere organisatie: een familiebedrijf dat door overnames uitgroeide tot internationale marktleider. Met die groei kwam ook complexiteit. Verschillende systemen en processen kostten teveel tijd. Maar de ambitie was helder: één digitaal fundament dat staat voor de toekomst. Er startte een grote IT vernieuwing: nieuw ERP, nieuw CRM en een nieuw dataplatform, alles gekoppeld. Na twee jaar volgde de eerste livegang. Technisch ging het prima, alleen was de praktijk lastiger.
Ondanks eerdere change-activiteiten bleef adoptie achter. Het werd besproken, geëvalueerd en gebruikt als nieuw startpunt. Via interviews haalden we op wat er speelde bij verschillende doelgroepen. Zorgen, behoeften, weerstand, maar ook kansen werden opgehaald. Op basis daarvan kwam er meer aandacht voor de gevolgen van Business Change.
Een jaar later stond de uitrol naar de winkels gepland. Intern leefde de verwachting dat dit lastig zou worden en dat medewerkers moeite zouden hebben met de verandering. Juist daarom startte de change-aanpak ver van tevoren. Met een ADKAR-assessment onder winkelmedewerkers en leidinggevenden werd duidelijk hoe zij erin stonden. De uitkomst was verrassend: de bereidheid was er zeker. Werken met meerdere systemen is frustrerend, één systeem zagen de medewerkers als vooruitgang. De zorgen zaten in het moeten leren van iets nieuws, en in de eigen digitale vaardigheden.
Super users maken het verschil
Naast key users stelden we super users aan: mensen van de winkelvloer. Zij haalden feedback op, deelden informatie en vertaalden de verandering naar de dagelijkse werkzaamheden. Het gevolg? Vertrouwen en herkenning.
Samen met de super users voerden we een impact assessment uit. Wat verandert er echt? En wat blijft hetzelfde? De conclusie was veelbelovend: veel blijft herkenbaar en wat verandert, wordt eenvoudiger. Door dit duidelijk te communiceren, was men meer geneigd de nieuwe technologie te omarmen.
Na de eerste release bleek dat medewerkers moeite hadden met het overzicht. Daarom ontwikkelden we procesgerichte ketentrainingen, gericht op end-to-end inzicht. Deze trainingen werkten goed en bleven we dus doen. We stemden de aanpak af op de cultuur. Vertrouwde gezichten stonden centraal, met managers en super users als ambassadeurs. Trainingen vonden plaats op de werkvloer. Praktisch en direct toepasbaar.
Voor en na de trainingen deden we metingen. Zo konden we altijd zien waar bijsturing nodig was. Twee weken voor livegang voelde 80 procent van de medewerkers zich goed voorbereid. Ook na livegang bleef ondersteuning beschikbaar. Blijven begeleiden. Niet loslaten.
Organisation Readiness Workshop
Jouw organisatie staat voor een periode van verandering. Zie jij alle mogelijke obstakels? Onze Organization Readiness Workshop geeft je een kristalhelder beeld van de risico’s én kansen rond adoptie.
In anderhalf tot twee uur leggen we de kern van jouw verandering bloot: we halen eerdere ervaringen omhoog, brengen in kaart wat medewerkers nodig hebben, kijken wat er al gebeurt rond Business Change & Adoptie en meten hoe volwassen je veranderaanpak is.
Bij HSO hebben we de expertise, ervaring en mensgerichte aanpak om uw organisatie niet alleen door verandering te loodsen, maar zelfs sterker uit de transformatie te laten komen.
Wil jij weten hoe wij jouw organisatie door verandering kunnen leiden? Ontdek het in een vrijblijvend gesprek. Neem vandaag nog contact met ons op.
