Power Platform maakt medicijndatabase van VMI Group gebruiksvriendelijker

VMI Group ontwikkelt en bouwt machines voor de productie van autobanden, rubberproducten, drankblikjes en voor verpakkingen in de farmaceutische en cosmetische industrie. Bij VMI Group werken wereldwijd ongeveer 1800 mensen, waarvan 1000 op de hoofdlocatie in Nederland.

Voor de care divisie van VMI Group ging HSO aan de slag om de medicijndatabase overzichtelijker te maken. HSO maakte van een Excelbestand een innovatieve applicatie met het Microsoft Power Platform.

Het Power Platform is een uitkomst voor VMI Group. Ze hoeven nu geen Excelbestand met wiskundige formules heen en weer sturen naar klanten, maar bieden een overzichtelijke portal waar klanten inloggen en zelf hun gegevens invullen. Dankzij deze innovatie neemt een online stappenplan de klant aan de hand bij inmeten van medicijnen zodat de diegene vervolgens de juiste producten kan bestellen. HSO zorgde voor dit gebruiksvriendelijke systeem. Bob Brummelhuis (VMI Group), Tim van de Molengraft (HSO) en Thim Derks (HSO) vertellen over deze digitalisatieslag.

Excelbestand

De vraag vanuit VMI Group was complex. Zij werkten namelijk met een Excelbestand met wiskundige formules om medicijnen in te meten. Daar spelen fysieke eigenschappen bijvoorbeeld cruciale rollen. “Een capsule ziet er heel anders uit dan een paracetamol. Alles in het document was op die afmetingen afgestemd”, vertelt Thim. Die medicijndatabase en de inmeetprocedure wilden VMI Group overzetten naar een gebruiksvriendelijker platform.

Een uitdaging, want in het Excelbestand zat veel logica. “Voor ons is dit dagelijkse kost”, vertelt Bob. “Wij snappen het goed. Om een valide nieuw systeem te krijgen, moesten we op een lijn zitten met HSO.” Om dat voor elkaar te krijgen, waren er analysesessies. “We keken daarin stapsgewijs naar het proces van Excel. Stap voor stap vertaalden we het naar een oplossing”, zegt Thim.

De oplossing bleek een online portal waar klanten van VMI Group zelf inloggen, een centrale database. Daar vullen zij alle nodige informatie in. De applicatie begeleidt de klant stap voor stap, zodat de gegevens zo nauwkeurig mogelijk in het systeem terechtkomen. En ze kunnen extra informatie opvragen als ze er niet uitkomen. “De kwaliteit is hiermee vooruitgegaan”, volgens Bob. Zo is het gebruiksvriendelijker en is de kans op een fout kleiner.

Fijne samenwerking

Eerdere fijne samenwerkingen waren de reden dat VMI Group naar HSO stapte. Dit project viel wederom in de smaak. “De band groeide steeds meer naarmate het project vorderde”, vertelt Bob. Tim gaat verder: “Het was best spannend voor VMI Group en dat snapten we. Het was een enorm Excelbestand dat overgezet werd naar de cloud. Daar waren ze nog niet bekend mee. Om hen wegwijs en vertrouwd te maken, lieten we concrete voorbeelden zien.”

Bob prijst de kritische vragen die HSO bleef stellen tijdens het proces. “Het was tweerichtingsverkeer. We waren een team met een gezamenlijke verantwoordelijkheid. We konden goed sparren en HSO dacht altijd mee, ondanks de complexiteit van het onderwerp. Dat gaf een boost”, volgens Bob.

Meer plannen

Binnen vijf maanden was het systeem af. “Ik ben er trots op. Functioneel werkt het goed. Het is een stap voorwaarts, dankzij de innovatie en ontwikkeling. Wij zien dit als een pilotproject naar nog meer vernieuwingen”, aldus Bob.