Customer Cases
Ontmoet onze klanten
Grootschalige aanpak IT-landschap door bouwgroothandel DESTIL: nieuw ERP, WHS én WCS
Omdat de support van het oude ERP-systeem werd beëindigd, besloot DESTIL over te gaan naar Dynamics 365 in de cloud.
Sinds 1865 is DESTIL uitgegroeid tot een totaalleverancier voor de bouw en industrie. De groothandel biedt ruim 150.000 artikelen van meer dan 1.100 leveranciers. Deze artikelen zijn beschikbaar via de webshop of in een van de 36 Nederlandse vestigingen. Omdat de support van het oude ERP-systeem werd beëindigd, besloot DESTIL over te gaan naar Dynamics 365 in de cloud. Dat bood kansen voor de rest van het IT-landschap: het Warehouse Control System (WCS) werd vervangen en DESTIL ging over op de nieuwe Warehouse (WHS) module in Dynamics 365.
Geïntegreerde warehouseprocessen met Dynamics 365
“We werkten met Dynamics AX 2009 en Microsoft zou dit platform in de toekomst niet meer ondersteunen”, vertelt René Kars, algemeen directeur bij DESTIL. “Toen hebben we de keuze gemaakt om naar de cloud te gaan met het moderne Dynamics 365. Verder wilden we zo dicht mogelijk bij de standaardoplossing blijven. In ons oude ERP-systeem zat namelijk veel maatwerk waar we vanaf wilden.”
René: “Microsoft Dynamics 365 was een compleet nieuw ERP-systeem, inclusief WHS-functionaliteiten. Het project werd dus een flinke klus, méér dan alleen een migratie of upgrade. Aanvullend gingen we aan de slag met een nieuw WCS, zodat alle systemen naadloos op elkaar aan zouden sluiten. Al met al werd ons IT-landschap goed onder handen genomen.”
In de oude situatie werden orders vanuit het ERP-systeem ‘over de schutting gegooid’ naar het WCS. Dat systeem gaf aan voor welke klant de order was en creëerde een pakbon. Hiermee konden de orderpickers aan de slag. Vervolgens gaf het ERP-systeem aan dat de order gereed was.
“Met Dynamics 365 integreren we deze processen met elkaar”, geeft René aan. “De WHS-functionaliteiten zorgen voor meer intelligentie binnen het ERP-systeem. Vanuit het ERP-systeem krijgt het WCS de informatie over de order: ‘Het betreft dit type schroeven en ze liggen op die plek in het magazijn’. Het WCS zorgt ervoor dat de juiste bak wordt gevuld en bij de eindcontrole levert Dynamics 365 de pakbon en informatie over de klant. Die data-uitwisseling verloopt online en realtime in plaats van gescheiden, zoals voorheen het geval was.”
Projectmanagement door DESTIL
René: “Uiteraard vroegen we onze vaste IT-partner HSO om ondersteuning bij dit ERP-project. We werken namelijk al meer dan 15 jaar naar tevredenheid samen. In die tijd startten we met Axapta 3.0, waarna we migreerden naar AX 2009. Dus voor ons was het vanzelfsprekend dat HSO bij deze implementatie betrokken zou zijn.”
In dit project kreeg HSO wel een andere rol dan bij de voorgaande implementatie en migratie. “De afgelopen jaren hadden de medewerkers van DESTIL veel kennis opgedaan van de systemen”, vertelt Marcel Kroon, directeur bij HSO. “Daarom koos DESTIL ervoor om het projectmanagement zelf op te pakken. Onze consultants werden gevraagd om specifieke expertise in te brengen en mee te helpen met de inrichting van Dynamics 365.”
“We wisten goed waar we naartoe wilden: een standaard ERP-oplossing met WHS-functionaliteiten”, vult René aan. “En deze keer wilden we het project zelf leiden. HSO heeft ons projectteam opgeleid dat het grootste deel van het project uitvoerde. Dat waren zo’n 20 mensen van DESTIL die fulltime aan de slag gingen met de implementatie van Dynamics 365.”
Betere performance door Dynamics 365
“Dynamics 365 is echt een nieuwere versie van wat we hadden”, ervaart René. “De dagelijkse werkzaamheden zijn gemakkelijk uit te voeren, er is veel informatie beschikbaar en we kunnen onze KPI’s beter monitoren met Power BI. Ook is Dynamics 365 goed geïntegreerd met andere systemen, zoals ons CRM-systeem.”
Een terugblik
“Het was beter geweest als we eerst het ERP-systeem hadden vervangen”, vertelt René. “En pas later de overstap naar de nieuwe WHS-functionaliteiten hadden gemaakt. Dan was een groot deel van de systemen en processen intact gebleven. Daarnaast zouden we een volgende keer het testen anders aanpakken. Onze key users hebben de processen getest, zoals ze deze in het systeem hadden ingericht. Maar een expert van buitenaf zou waarschijnlijk buiten de gebaande paden treden
en de processen ook in een minder logische volgorde uitproberen. Dan waren bepaalde knelpunten eerder naar voren gekomen.”
Gelukkig zijn de warehouseprocessen van DESTIL weer terug op niveau en zelfs verbeterd. René: “Alles wat er na livegang misging, konden we nauwkeurig herleiden. Hierdoor konden we de problemen gericht oplossen en de processen structureel verbeteren. Met AX 2009 was dit onmogelijk geweest.”
Vertrouwen in HSO als IT-partner
Het was een pittig traject voor DESTIL. Gelukkig heeft René niet het gevoel dat dit de relatie met HSO en Microsoft heeft verstoord. “We zijn samen aan dit avontuur begonnen, we moesten de problemen ook samen oplossen. Daarom zijn we altijd met elkaar in gesprek gebleven en hebben we steeds de samenwerking gezocht. Tijdens de livegang zaten we gewoon naast elkaar aan tafel en zeker niet tegenover elkaar. Anders hadden we dit ook nooit in zo’n korte tijd kunnen oplossen.”
René: “Omdat we nu in de cloud werken, zijn er regelmatig updates. En die vond ik in het begin best spannend. Werkt wat we hebben ingericht ook weer in de nieuwe versie? Maar we krijgen hierbij goede ondersteuning vanuit HSO. Ze geven aan waar we op moeten letten en seinen ons in wanneer ze de update gaan doorvoeren. En elke keer verloopt dit vlekkeloos. Dus dat laat ik met een gerust hart aan ze over.”
“Met Dynamics 365 zijn we klaar voor de toekomst”, besluit René. “En dát is wat we wilden bereiken met de implementatie van het nieuwe ERP-systeem.”
Lees verder
Unified Aftersales en Services dragen bij aan global missie BDR Thermea
Koole Terminals
