Certis Belchim fuseert succesvol twee IT-omgevingen naar één Microsoft 365-omgeving

Certis Belchim levert wereldwijd innovatieve gewasbeschermingsoplossingen aan telers en akkerbouwers en is ontstaan uit een fusie tussen Certis Europe en Belchim Crop Protection.

RFP leidt tot samenwerking met HSO

Het zal geen verrassing zijn dat een fusie de nodige uitdagingen op IT-gebied oplevert. Voor Certis Belchim de reden om de hulp van HSO in te schakelen om twee IT-omgevingen samen te brengen in één Microsoft 365-omgeving, zonder al te veel impact op de eindgebruikers.

Zo’n 24 entiteiten in Europa, de VS en Canada waren bij de fusie betrokken. Deze complexe klus lag op het bordje van Oliver Schaapherder, head of digital transformation, en Dimitri Spaenhoven, lead IT operations. Samen met een projectgroep bestaande uit de IT-teams van zowel Certis als Belchim Crop Protection, gingen ze aan de slag met de selectie van een partner die het nieuwe bedrijf Certis Belchim op technisch en functioneel vlak kon helpen met de integratie. “We hebben begin 2022 een RFP uitgebracht, waaruit twee goede kandidaten naar voren kwamen”, vertelt Oliver. “Uiteindelijk is voor HSO gekozen op basis van een helder voorstel, pragmatisch plan van aanpak, en goede gesprekken die vertrouwen gaven aan de projectgroep. In maart 2022 zijn we met de projectuitvoering van start gegaan.”

Futureproof platform met Microsoft 365

Om samen te werken, was het essentieel om de organisatie op één platform te krijgen. Er moest een keuze worden gemaakt:

  1. Of Certis Belchim migreert naar een compleet nieuw platform.
  2. Of het bedrijf gaat verder binnen de bestaande omgeving van een van de twee bedrijven.

Oliver: “Als je twee bedrijven fuseert, dan is het van groot belang dat je vanuit beide bedrijven alle experts betrekt en daarbij ieder feit op tafel legt, om vervolgens om basis van rationele overwegingen beslissingen te kunnen nemen. Dit uitgangspunt is door de projectgroep gebruikt als basis voor alle besluiten omtrent de nieuwe IT-oplossing. Samen met HSO zijn we tot de conclusie gekomen dat het doorontwikkelen van de bestaande Certis-omgeving de meeste toegevoegde waarde had voor de business. Daarnaast had de projectgroep zich ten doel gesteld om de nieuwe omgeving futureproof te maken door het implementeren van de Microsoft 365 Security and Protection-module (E5-licentie) en het systeem klaar te maken voor 24/7 MDR-dienstverlening.”

De scope van het Microsoft 365-project

“Samen met HSO is een concreet projectplan opgesteld om toe te werken naar één IT-omgeving in de cloud, met veel aandacht voor de impact op de eindgebruikers”, geeft Dimitri aan. “Het doel was het creëren van een veilige werkomgeving waarin iedereen optimaal kan samenwerken ongeacht tijd of locatie. Daarnaast is de Azure Cloud Foundation door HSO opgezet, zodat we in de toekomst verschillende servers van onze on premises-omgevingen naar de Azure- cloud kunnen migreren.”

Het project draaide om het invoeren van een veilige en moderne werkplek.

Zo kon Certis Belchim gebruikmaken van geavanceerde mogelijkheden rondom identity, security en compliance in combinatie met Teams Telefonie en natuurlijk Teams, SharePoint en OneDrive. Ook werden de huidige laptops gereset en geïntegreerd in de nieuwe Certis Belchim-omgeving. Die konden vervolgens veilig en gebruiksklaar worden uitgegeven aan de eindgebruikers. Verder stapte het bedrijf over van Skype for Business naar Teams Telefonie. Tot slot werd de securityarchitectuur gereedgemaakt om geavanceerde beveiliging op het gebied van identities, devices, apps én security monitoring te kunnen faciliteren.

Allemaal in één omgeving

“September 2022 gingen onze digitale deuren open. Maar eigenlijk waren er geen deuren, want alle medewerkers zaten na het ombouwen van alle laptops direct op dezelfde Certis Belchim Microsoft 365-omgeving.” Dimitri Spaenhoven, lead IT operations bij Certis Belchim

Aandacht voor verandering en adoptie

Oliver: “We hebben voor, tijdens en na het project veel tijd en energie gestopt in de adoptie van de nieuwe werkomgeving. Zelf zijn we nauw betrokken geweest bij de migratie in Duitsland, Frankrijk en België. Maar we konden natuurlijk niet overal zijn. Dus voor de uitrol in de andere landen hebben we gekozen voor het opleiden van een groep key users, die de eindgebruikers in de lokale taal intensief hebben ondersteund. Door het volgen van een grondig training- en communicatieprotocol, wist iedereen wat er moest gebeuren en hoe te handelen in geval van een onverwacht probleem, zoals een gecrashte laptop.”

“Medewerkers die eerder zo'n migratie hebben meegemaakt, gaven positieve feedback op onze aanpak”, vult Dimitri aan. “In die projecten lag de nadruk veel meer op de techniek en minder op de eindgebruiker. We hebben flink geïnvesteerd in het adoptietraject wat uiteindelijk de belangrijkste factor was voor een succesvolle integratie.”

“We hebben het schip goed op koers gehouden en het project op tijd en binnen budget gerealiseerd.”

Oliver Schaapherder Head of digital transformation bij Certis Belchim

Goede samenwerking voor een veilige, moderne werkplek

De eindgebruikers van Certis Belchim werken nu sinds een aantal maanden succesvol in de geüpgradede Microsoft 365-omgeving. Een belangrijk fundament waarmee de intensivering van de samenwerking van alle collega’s van beide bedrijven enorm wordt gestimuleerd.

“Samen met HSO hebben we hard gewerkt om deze integratie te realiseren, ook in de weekenden en avonden”, geeft Oliver aan. “Alles is volgens plan uitgevoerd en dat is best knap gezien de complexiteit. Belangrijke factoren hiervoor waren de goede voorbereiding, flexibiliteit en commitment van HSO en onze medewerkers.”

Oliver: “Initieel was het plan om de gehele organisatie om te zetten op één ‘big bang’-moment. Echter werd ons al snel gevraagd om een aantal landen tussentijds te integreren, aangezien het fusietraject in die landen eerder werd gerealiseerd dan het bij ‘big bang’-moment. Dit was niet zo makkelijk, aangezien onze Microsoft 365-omgeving nog niet klaar was. Maar ook hier klaarden de medewerkers van HSO samen met de projectgroep de klus en werd het voor veel landen mogelijk om al eerder als één team samen te werken op het Certis Belchim-platform.”

Dimitri: “Het bleek hoe belangrijk het is voor een succesvolle integratie om de eindgebruikers goed op te leiden. Verder was het ook echt een leuke en leerzame samenwerking. Enkele consultants van HSO waren bijvoorbeeld junior of medior en je zag ze echt meegroeien in het project. Die persoonlijke ontwikkeling was overigens aan beide kanten te zien. Met dit project hebben we samen grote stappen gezet naar een futureproof IT-omgeving.”

Wil jij ook transformeren naar de cloud?

We denken graag met je mee over de beste roadmap en infrastructuur voor jouw organisatie. Vul het onderstaande formulier in en wij nemen z.s.m. contact met je op.

Door gebruik te maken van dit formulier gaat u akkoord met de opslag en verwerking van de door u verstrekte gegevens, zoals aangegeven in ons privacybeleid. U kunt zich op elk moment afmelden voor verzonden berichten. Lees ons privacybeleid voor meer informatie over hoe u zich kunt afmelden, onze privacypraktijken en hoe we ons inzetten om uw privacy te beschermen en te respecteren.