Klantverhalen en meer
Laat je inspireren
Bouwtoeleverancier BUVA “meer dan happy” met Dynamics 365 en nieuwe WHS-module
BUVA werkte met Dynamics AX 2009 en migreerde naar Dynamics 365, inclusief WHS-module.
BUVA is de go-to leverancier voor alles op het gebied van ventilatie, hardglas, en hang- en sluitwerk in de bouw. Iedere oplossing bevat een breed scala aan producten en diensten en vraagt daarmee een verscheidenheid aan processen en benodigde functionaliteiten binnen het ERP-systeem. Tel daar het maatwerk voor klanten en een complex applicatielandschap bij op en het werd duidelijk dat Dynamics AX 2009 niet meer voldeed. Interim ICT-manager Jan Kees Hage en Hoofd logistiek en productie Rafaela Salis vertellen je meer over de migratie naar Dynamics 365 en de implementatie van de WHS-module.
De noodzaak voor een nieuw WHS en ERP-systeem
Een groot deel van de artikelen die BUVA levert, wordt op maat gemaakt. Per dag zijn dat maar liefst meer dan 5000 productieregels die verwerkt moeten worden. Rafaela: “Een verkooporder die bij de productie binnenkomt, wordt opgesplitst in verschillende productieorders. De kunst is om die weer aan het eind bij elkaar te laten komen, zodat de klant alles in één levering krijgt. En dan het liefst zonder te veel handmatige administratie tussendoor.”
“Onze versie van AX 2009 bevatte veel maatwerk en processen hingen met rapporten aan elkaar”, vervolgt Rafaela. “Maar het werkte op zich goed. Alleen was het ERP-systeem sterk verouderd en werd het niet meer ondersteund. Bovendien wilden we verder digitaliseren en hier andere applicaties aan koppelen, zoals onze webshop, maar dit was lastig. Het werd dus noodzaak om te migreren naar een nieuwere versie.”
De keuze: Dynamics 365 of Business Central?
Op zoek naar een Microsoft-partner kwam BUVA bij HSO uit. Er is al een eerdere samenwerking geweest en nu viel de keuze weer op HSO vanwege de expertise bij vergelijkbare bouwtoeleveranciers, de oplossingsgerichte aanpak en de branchespecifieke oplossingen.
In het begin was er wel twijfel bij BUVA: past Business Central of Dynamics 365 beter bij onze productie- en logistieke processen? En zijn we niet te klein voor Dynamics 365? Toch is de problematiek die het bedrijf ondervindt vergelijkbaar met die van grote multinationals. Jan Kees: “Functioneel bood Dynamics 365 ons meer mogelijkheden. Ook om andere systemen te kunnen koppelen. Bovendien zouden onze medewerkers met Business Central weer moeten wennen aan een nieuw systeem, wat de implementatie zou bemoeilijken.” Kortom, de keuze viel op Dynamics 365.
WHS-module in Dynamics 365
Een ander voordeel van Dynamics 365 was de WHS-module, inclusief app. BUVA werkte namelijk met een los WHS die communiceerde met Dynamics AX voor het orderpicken. De eerste reacties op de nieuwe WHS-module waren erg enthousiast. “Alleen hadden we van tevoren niet gerealiseerd wat de impact zou zijn van deze integrale oplossing op onze procesvoering”, vertelt Jan Kees.
Rafaela: “Onze service naar de klant was niet te vangen in de standaardmodule, omdat we de orders naar wens inpakken: op pallets en karren of in kratten. We wilden geen maatwerk meer, maar gelukkig had HSO een specifieke oplossing waar we onze wensen in kwijt konden: Dynamics Advanced Warehouse Management, geïntegreerd in Dynamics 365. Het digitaal aan elkaar ‘nieten’ van het gereed melden van de productieorders en het verplaatsen ervan naar het inpakplein was best een werk. Maar het is HSO gelukt om dit proces goed en stabiel te krijgen en we zijn er nu ontzettend blij mee.”
Sinds juli 2022 is BUVA live met Dynamics 365 en de WHS-module. “Je wilt absoluut niet dat je klanten iets merken van de livegang met een nieuw ERP-systeem", geeft Rafaela aan. “Maar bij ons ging het vanaf dag één erg soepel. Bij eerdere migraties naar een nieuw systeem betrapte ik me er altijd op dat ik toch terugverlangde naar de vorige versie. Maar dat heb ik nu absoluut niet. Soms moeten we AX 2009 weer opstarten om wat oude data terug te vinden en dan ben ik zo blij met Dynamics 365. Onze vaste consultant die ons gedurende het hele traject had geholpen, kon een week na de livegang met een gerust hart op vakantie. Zo goed ging het.”
Zelf processen doorontwikkelen
“Het ging zelfs zo goed dat de gebruikers zelf processen gingen optimaliseren”, vertelt Jan Kees. “Zoals het automatiseren van de voorraadtelling met het WHS. Het aanvullen van de artikelen blijft mensenwerk, maar het systeem geeft nu aan wat er waar moet worden aangevuld.”
Rafaela: “Hiervoor zijn we wel het magazijn anders aan het inrichten. Eerst lagen er meerdere producten op één locatie, nu krijgt ieder artikel een unieke locatie. Dat zijn er op dit moment zo’n 14.000 en worden er wel meer. Maar dan kan het systeem hierover nadenken en correcte voorstellen voor aanvullingen doen. Dit ging eerst handmatig, dus je kunt je wel voorstellen hoeveel tijd dit scheelt. Zelf had ik deze optimalisatie over een jaar op de roadmap staan, maar daar zijn we nu al mee bezig.”
Efficiëntere bedrijfsprocessen
De modernisatie van het ICT-landschap door Dynamics 365 en de nieuwe WHS-module maakt het mogelijk om andere slimme oplossingen te integreren in de processen van BUVA. Zo maken ze nu gebruik van Lasernet for Dynamics 365 voor de vormgeving van documenten, Medius voor de verwerking van inkoopfacturen, de e-Con productconfigurator, BIS voor EDI van To-Increase en is Sana Commerce als webshop gekoppeld. Bedrijfsprocessen zijn nu geautomatiseerd en daardoor efficiënter, waardoor BUVA klanten sneller en beter van dienst kan zijn.
Gezamenlijke aanpak
Door onder andere de impact van het WHS op de procesvoering, duurde het project wel langer dan verwacht. “We zouden een half jaar eerder live gaan”, vertelt Jan Kees. “Maar we moesten toch wat maatwerk implementeren. Op sommige aspecten denken we toch dat we specialer zijn dan het standaardpakket. Maar de hoeveelheid maatwerk hebben we weten te beperken en qua budget zijn we ook niet uit de bocht gevlogen.”
Rafaela: “De volgende keer zou ik wel kiezen voor een meer gezamenlijke aanpak. Nu werkten alle afdelingen, zoals inkoop, finance, logistiek en verkoop apart van elkaar, maar dan mis je de onderlinge koppeling en afhankelijkheden. Als we de key users van de verschillende afdelingen bij elkaar zetten, dan snapt iedereen van elkaar wat er nodig is om het gehele proces van verkoop, productie, logistiek tot facturatie soepel te laten verlopen. Het belangrijkste is dat onze klanten geen hinder hebben ondervonden van deze migratie en nauwelijks hebben gemerkt dat er iets is veranderd.”
Wat betekent het nieuwe ERP-systeem en WHS voor BUVA?
Woorden als “een droom die uitkomt” en “super happy” vallen. Best wel bijzonder als het gaat over een nieuw ERP-systeem. “Deze oplossing brengt ons zoveel rust, efficiëntie en inzicht”, vindt Rafaela. “Er zit weer toekomst in onze digitalisering. We zijn nu met twee medewerkers minder dan vorig jaar. En we hebben de tijd om het magazijn opnieuw in te richten. Dat is al een besparing van 0,5 fte. En waar we voorheen iedere dag wel tot 18:00 of 19:00 uur doorwerkten, zijn we nu gewoon rond 17:00 uur klaar. En alle vrachtwagens kunnen op tijd weg. Ook het cross-docking gaat goed en geeft geen kopzorgen meer. Het WHS loopt echt als een trein.”
“In Dynamics AX waren de processen opgedeeld in grotere stappen”, vult Jan Kees aan. “Nu draaien er veel kleine processen op de achtergrond, terwijl het werk sneller lijkt te gaan. Het grote voordeel is dat we tot in detail data kunnen analyseren: waar gaat het mis en waar moeten we bijsturen? Het betekent wel dat het proces gevoeliger is geworden voor de juiste invoer van data, anders blijft een order bijvoorbeeld hangen. Dat moet je toch in de praktijk ontdekken, je kunt niet alles van tevoren bedenken. Maar we zijn meer dan happy met Dynamics 365 en ons nieuwe WHS.”
Fotografie: Inge Nusselder Photography
Dynamics 365 met WHS module ook iets voor jou?
We denken graag met je mee. Maak nu een afspraak.