Baas krijgt meer GRIP op processen

"Een hoogwaardige dienstverlening die klaar is voor de samenleving van morgen." Dit is waar Baas voor staat, en dat al sinds 1898. Het begon met de telefonie- en telegraafleidingen van toen, maar gaat nu over de water -, energie- en datanetwerken van vandaag én de toekomst. Met het leveren van de gewenste dienstverlening staat Baas vandaag de dag tegenover een aantal uitdagingen.

De noodzaak voor innovatie
Baas heeft het innovatieproject met HSO OutSystems geïnitieerd naar aanleiding van een aantal duidelijke uitdagingen in de markt:

Processen worden complexer
Er is veel variatie in de handelingen die Baas voor netbeheerders verricht. Als aannemer vraagt dit de nodige flexibiliteit. Baas wil graag waar mogelijk één proces volgen en intern uniform werken. In de infrasector vindt een verschuiving van werkzaamheden plaats, van de netbeheerder naar de aannemer. Wat er precies in welk contract zal verschuiven is nog niet helder en daarom is flexibiliteit nodig.

Meer projecten doen met hetzelfde aantal mensen
De hoeveelheid werk neemt toe en zal naar verwachting de komende jaren vanwege de energietransitie en de geprognotiseerde extra woningbouw alleen maar harder toenemen (50% extra gedurende de komende 5 jaar). Het aantal actieve medewerkers neemt niet toe in de keten; dat vraagt dus om met dezelfde mensen meer werk te kunnen doen.

Kwaliteit aantoonbaar maken
In steeds meer contracten wordt het kunnen aantonen van geleverde kwaliteit vastgelegd.

Ketenontwikkelingen bijhouden
De keten digitaliseert. Er wordt gestreefd naar een digitale samenwerking, waarbij de klant en aannemer centraal staan, een zo uniform mogelijk proces ontstaat en in de keten zo weinig mogelijk herhalende handelingen gebeuren.

GRIP: Grote Raamcontracten en Infraprojecten
In de zoektocht naar een toekomstbestendige en flexibele oplossing om bovenstaande uitdagingen het hoofd te bieden, ging Baas met HSO OutSystems in gesprek. Na de inspiratie- en kennissessies met de directie en andere stakeholders van Baas, werd een strategie opgezet. Het doel: meer grip krijgen in de voorbereiding en uitvoering van Raamcontracten en Infraprojecten. Begin 2022 werd de bouw van applicaties gestart, die de toepasselijke verzamelnaam ‘GRIP’ kregen.

Van concept applicatie naar oplevering
Toen de requirements voor de applicaties eenmaal waren gedefinieerd, werd al snel een eerste concept applicatie ontwikkeld. Na verschillende feedbackrondes is door het projectteam de eerste oplevering van GRIP gerealiseerd.

De functionaliteiten van GRIP
De eerste oplevering betekende een verzameling applicaties die uit een aantal modules bestaat:
• Platform Management
• Contract Management
• Projecten Beheer
• Digitale Werkmap

Platform Management
Deze separate module wordt onder andere gebruikt voor het gebruikers- en rechtenbeheer voor interne medewerkers van Baas, maar ook voor inleners en onderaannemers. Het is een module die ingezet wordt voor alle huidige (en toekomstige) HSO OutSystems applicaties.

Contract Management
In Contract Management worden de projectafspraken met externe partijen geregistreerd. Naast een opdeling in de contractdelen gas, water, elektra, koper, CAI en glasvezel, kan deze module gebruikers aan een contract toewijzen, (template) activiteiten per contract(deel) registreren en referenties beheren.

Projecten Beheer
In deze module worden projecten op basis van een contractselectie aangemaakt en onderhouden. Binnen de projecten staan activiteiten en documenten centraal en alle projectdocumentatie wordt geüpload, beoordeeld en gerangschikt in overzichtelijke mappen. Activiteiten worden gepland, toegewezen en afgehandeld, en ieder project wordt opgedeeld in een aantal fasen. Voor de uitvoeringsfase wordt vanuit deze module een digitale werkmap samengesteld.

Digitale Werkmap
De Digitale Werkmap is een tabletapplicatie die (in de eerste oplevering) ervoor zorgt dat de gebruikers in het veld alle projecten en documenten kunnen inzien waarop ze ingedeeld zijn. Daarnaast kunnen de gebruikers foto’s maken met de tablet en deze direct uploaden en opslaan in de juiste projectfolder. De functionaliteit op de tablet zal in een eerstvolgende oplevering verder uitgebreid worden.

Het resultaat voor de eindgebruiker
GRIP wordt in eerste instantie gelanceerd voor het eigen personeel van Baas, inleners en onderaannemers. De applicaties zullen gebruikt gaan worden ter ondersteuning van het repeterend hoofdleidingwerk, dat ongeveer 90% van de projecten beslaat. De voordelen in het werk van de eindgebruikers? Alle informatie en documentatie staat centraal en is altijd beschikbaar. Ook zijn er minder (herhalende) administratieve handelingen en is – met een heldere planning in GRIP – de actuele status van werkzaamheden altijd inzichtelijk.