Welkoop is een ambitieus bedrijf, dat streeft naar een sterke omnichannelstrategie. Om die te realiseren, was het eerst nodig de kernapplicaties te vervangen. Deze waren verouderd, intensief wat betreft beheer en leunden bovendien op veel maatwerk. “De stoppenkast van ons IT-landschap moest dringend worden vervangen,” aldus Rob Kuster, CFO van Welkoop. Daarom startte Welkoop project Base en schakelde HSO in voor de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Finance en Supply Chain. Goed partnership bleek in dit project de basis voor succes!

2020: flinke groei maar ook druk op systemen

Welkoop, ooit begonnen als agrarische coöperatie is hét merk voor tuin en dier.. Het bedrijf heeft 153 winkels door heel Nederland, plus een succesvolle webshop. 2020 was ook voor Welkoop een bijzonder jaar. Rob Kuster startte er medio 2020 als CFO. Terugkijkend ziet hij dat de winkels floreerden, mede dankzij de coronapandemie. Rob: “In 2019 zagen we al een groeiversnelling en corona gaf nog een extra slinger aan dat vliegwiel. Direct na de lockdown in het voorjaar van 2020 zagen we de omzet stijgen. Mensen waren ineens aan huis gebonden en het was mooi weer dus ging men massaal aan de slag met de tuin en ook de huisdieren werden extra verwend. In de meivakantie bleven veel meer mensen thuis en gingen bijvoorbeeld de trampolines hard. Ook in de zomervakantie bleef het goed gaan, zowel qua tuinassortiment maar ook met hele specifieke productgroepen, zoals zwembaden en barbecues.”

Dit gaf wel extra druk op alle systemen. Rob: “Ons e-commercekanaal groeide al enige tijd uit haar jasje. Dus we waren al bezig om hier een apart distributiecentrum voor te openen. Daar moesten dit voorjaar direct alle zeilen bijgezet worden!”

Dynamics 365 vormt basis voor Welkoop omnichannelstrategie

Het realiseren van een succesvolle omnichannelstrategie is een belangrijke doelstelling van Welkoop en daarvoor is een flexibel en toekomstproof IT-landschap onmisbaar. Als spin in het web hiervan is gekozen voor Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management. Daaromheen werkt de retailer met diverse software en applicaties, voor ordermanagement, voorraadbeheer en promoties bijvoorbeeld.

Rob: “Uiteraard willen we dat onze IT ons helpt om de klantenservice te verbeteren en winkels steeds meer te ontzorgen. Het systeem moet bovendien toekomstproof zijn, zodat we onze omnichannelstrategie kunnen realiseren. Maar om deze doelstellingen te bereiken was het eerst nodig om de basis aan te pakken, en daarvoor zijn we project Base gestart. Zorgen voor continuïteit van onze core applicaties was een eerste prioriteit, omdat we werkten met een aantal oude systemen, voor finance en logistiek, die we met Dynamics 365 in één keer wilden vervangen.”

Rob: “Project Base werd opgedeeld in vijf fases. Allereerst is het voorportaal gebouwd, waarin we op dit moment ons assortiment managen. Daarna zijn we met de implementatie van Dynamics 365 Finance gestart. Maar toen kwam het project in een moeilijke fase terecht. Er werd weliswaar druk verder gebouwd, maar we merkten dat de visie en de drive in de organisatie en in het projectteam steeds minder werden. De omslag kwam zo medio 2019. Er kwam toen bij Welkoop een nieuwe directie aan boord, die weer volledig achter het project ging staan, dit ‘sponsorship’ vanuit de directie is essentieel bij zo’n omvangrijk project.. In ons projectteam zijn mensen vervangen en ook vanuit HSO kwam er een nieuwe projectleider en nieuwe afvaardiging in de stuurgroep. Deze frisse blik en deze gezamenlijke aanpak was echt nodig om het project weer opnieuw en beter op de rit te krijgen.”

Project vlot getrokken dankzij visie en leiderschap Welkoop en HSO

Uit de gezamenlijke analyse bleek dat er eigenlijk onvolledig zicht was op de end-to-end processen. Samen met HSO zijn de processen veel beter in kaart gebracht. Toen bleek dat er behoorlijk kon worden bespaard op maatwerk, waarvan we in eerste instantie dachten dat het nodig was.

Gezien de complexiteit van het integreren van alle systemen, was daarnaast meer kennis nodig van de interfaces. Die werden te vaak op basis van trial en error gebouwd. HSO heeft op dat moment een nieuwe aanpak voorgesteld. Er is toen meer tijd genomen om deze, volgens de meer traditionele projectaanpak, te ontwerpen, bouwen, te testen en vervolgens pas op te leveren.

Rob: “Na de implementatie van Dynamics 365 Finance was het implementeren van Dynamics 365 Supply Chain Management aan de beurt, in twee fases. Eerst hebben we de logistieke processen rondom de leveringen aan winkels via ons distributiecentrum ingericht en tot slot de directe leveringen aan de winkels. Beide projecten zijn goed verlopen. Ons doel was om voor de verhuizing naar ons nieuwe DC in Apeldoorn live te zijn, en dat is gelukt. Dat is een enorme prestatie van het hele projectteam.”

E-book serie Why you need a digital gameplan

Gezamenlijk uitdagingen aangegaan

Zoals in elk IT-project, waren er ook in project Base ede nodige uitdagingen. Die zaten bijvoorbeeld in de interfaces en integratie. Oftewel: gaan alle informatiestromen goed door het systeem? Rob: “Voordat we live konden met Base Release 4, de logistiek rond leveringen aan de winkels via ons DC, bleek dat er performance issues waren. Het systeem kon de verwerking van alle orders aan het eind van de dag tot pick-orders voor de nachtelijke orderverwerking onvoldoende aan. HSO was hiervoor afhankelijk van support van Microsoft, dus dat vroeg de nodige inspanning om bij Microsoft urgentie te krijgen. Toen hebben we de livegang een week opgeschoven. Maar we zijn blij dat we die keuze op dat moment hebben genomen en dat HSO dit issue uiteindelijk vlot heeft kunnen oplossen. Want dit risico was te groot om live te gaan.”

Partnership Welkoop en HSO

Rob: “De samenwerking met HSO verloopt erg prettig. Ik vind het zelf erg belangrijk om open en transparant te zijn en dat verwacht ik ook van onze partners. Ook als het project even minder goed gaat. Tijdens dit project zijn er spannende momenten geweest, zoals op het moment dat de performance achterbleef. We hebben de toewijding van het team gezien en ervaren, en dat geeft veel vertrouwen. Dat vertrouwen is heel belangrijk en dat heeft HSO zeker opgebouwd.

Ik ben blij dat deze fase nu succesvol is afgerond. Dit was immers nodig om een goed vertrekpunt te realiseren zodat we verder kunnen met het ontwerpen en inrichten van een toekomstbestendig en flexibel applicatiesysteem. We zitten nu in de vijfde en laatste fase van het project waarin we een aantal resterende kleinere stromen overzetten. Ik vergelijk het wel met het vervangen van de stoppenkast. Dat is nu gebeurd en nu kunnen we verdere stappen maken.

Op dit moment zijn we bezig met kijken naar de toekomst; wat hebben we nodig om onze strategie te realiseren? Hoe moet bijvoorbeeld ons Product Informatie Management (PIM) systeem voor de toekomst eruit zien? Hiervoor zijn we in gesprek met verschillende partijen en ook met HSO hebben we hier goede en waardevolle discussies over.”