Een orderpickproces dat tijdrovend is, omslachtige wandelroutes voor magazijnmedewerkers en een gedateerd ERP-systeem. Elementen die efficiëntie in een magazijnstevig in de weg staan. Zo ook voor United Retail. In hun distributiecentrum was de behoefte naar efficiëntere werkwijzen groot. Daar schakelde Eric van Staveren, CFO United Retail HSO voor in. Eric: “HSO zorgde niet alleen voor een modern systeem maar ook voor een succesvolle adoptie en businesschange.”

Dynamics 365 Supply Chain Management

Tijdrovende orderverzameling, magazijnmedewerkers die kilometers liepen per dag en ook een gedateerd ERP-systeem dat bestond uit flink wat maatwerk. Het vroeg allemaal om flinke verbeterslagen in het distributiecentrum. HSO beantwoordde deze wens met Dynamics 365 Supply Chain Management en Azure Integration Services. Eric: “Voorheen gebruikten we Microsoft AXAPTA. Een voorloper van Dynamics 365. Microsoft stopte echter de updates en technische ondersteuning voor dit systeem.” Daarnaast wilde United Retail ook een nieuw toekomstgericht product.

Het oude product communiceerde moeilijk met andere applicaties. Dynamics 365 kan dat veel beter volgens Eric: “De hele architectuur van deze software is opgezet om met andere applicaties te communiceren.” Ook was het elimineren geblazen met het maatwerk. United Retail had de wens om met zo min mogelijk maatwerk te implementeren, dat lukte HSO. “Maatwerk staat namelijk toekomstige updates in de weg.”

Wie is United Retail?

United Retail is een ondernemersorganisatie voor de twee winkelformules Electro World en Dé Witgoed Specialist en de bij haar aangesloten inkooprelaties. United Retail ondersteunt haar 300 aangesloten ondernemers met centrale marketing en webshop, een uitgekiend assortiment-management, administratie, logistieke processen en meer.

United Retail is gevestigd in Huizen en heeft een eigen distributiecentrum in Nijkerk. Hier ligt het geselecteerde aantal producten voor ondernemers altijd op voorraad. De ondernemer hoeft zo niet alles zelf op voorraad te hebben, maar heeft het assortiment wel beschikbaar.

”Een gigantische verbeterslag op efficiëntie”

Ook viel er veel terrein te winnen op logistieke efficiëntie in het distributiecentrum van United Retail. Het orderverzamelen en het inrichten van het orderpickproces moest efficiënter. “Wij deden aan klantgericht orderpicken, oftewel per klant een order samenstellen. Maar we wilden veel meer flowgestuurd orderpicken. HSO droeg hier de perfecte invulling voor aan”. Het nieuwe systeem geeft inzicht in de orders en via welk distributiekanaal deze verlopen. Ook geven algoritmes de beste looproutes weer.

HSO regelt implementatie tot businesschange

Na de implementatie is de kogel nog niet door de kerk. Een succesvolle implementatie mondt niet vanzelf uit in een succesvolle adoptie en businesschange. HSO is gespecialiseerd in het optimaliseren van dit proces. Zo hielp HSO United Retail rijpe vruchten te plukken van het nieuwe Dynamics 365 systeem.

Eric: “Adoptie- en changemanagement was een grote uitdaging. Het was voor de kerngebruikers namelijk een flinke kluif om nieuwe werkwijzen te adopteren naast hun reguliere werktaken. Zij moesten een nieuwe manier van werken aanleren. HSO hielp hierbij door de juiste balans neer te zetten tussen broodnodige verbetering en het bewaken van bedrijfskritische processen.”

Behapbare adoptie-bites

HSO adviseerde United Retail om de adoptie in stappen aan te pakken. Te veel verandering in één keer is lastig te behappen voor een organisatie. “Binnen de consultancy van HSO is dat goed ingedekt. Ze hebben een goede implementatiewerkwijze. Ze nemen de gebruiker stap voor stap mee in de nieuwe software. En vragen goed uit wat de huidige processen zijn. Om deze vervolgens te vertalen naar de nieuwe omgeving, specifiek afgestemd op het bedrijf.”

“Ook gaf HSO richting aan met welke onderdelen we het beste konden beginnen en met welke we moesten wachten”, vertelt Eric. “Dit kwam uit op een stappenplan voor een succesvolle implementatie, efficiëntere werkwijzen en een toekomstbestendig systeem. Een ERP implementatie moet je niet onderschatten. Het vraagt om een zorgvuldige aanpak. Het is de grondslag van een heleboel facetten in je organisatie. HSO pakt dit met zijden handschoenen aan.”

Klaar voor dezelfde efficiëntie-verbeteringsslag als United Retail? Lees dan het whitepaper over onze Discovery aanpak voor retail.

Vraag het whitepaper aan

Een praktisch voorbeeld

Voorheen zag je een klantorder van drie tv’s, acht scheerapparaten en vijf koffiezetapparaten. Deze verzamelden wij klantspecifiek. We plaatsten de producten per order op een aparte pallet en verstuurde het naar de betreffende ondernemer. Nu zie je dat de drie tv’s gaan via transporteur A en dat ze mee kunnen met de order van de zestig tv’s die vandaag gepland staat om 16.00 uur.

Die kan een magazijnmedewerker dus in een keer lopen, stapelen, sealen en versturen. “Dankzij het nieuwe systeem lopen ordermedewerkers per dag 50 procent minder en verzetten ze twee keer zoveel werk, zonder extra fysieke inspanning.” – Eric van Staveren