Mustad Hoofcare is een familiebedrijf met een lange en rijke geschiedenis, momenteel gerund door alweer de zevende generatie. Het bedrijf ontwikkelt, produceert en verkoopt wereldwijd alles voor de hoefsmid: hoefijzers, nagels en een assortiment gereedschappen. ‘Hoofcare’ is weliswaar een traditionele markt, maar Mustad wil zich hierin onderscheiden door koploper en vernieuwend te zijn op het gebied van producten, kwaliteit en service. Hierdoor is een digitale transitie nodig, naar een modern, datagestuurd bedrijf, met één manier van werken dankzij één platform bedrijfsapplicaties.

HSO ondersteunt Mustad Hoofcare met een meerjarig programma om deze digitale transitie te realiseren, inclusief de internationale uitrol van Dynamics 365, data insights en BI-oplossingen en de Modern Workplace (Microsoft 365), inclusief een gedegen Adoption & Change strategie.

Mustad zoekt kansen in competitieve maar stabiele markt

Hans Mustad is sinds 2006 mede-eigenaar van Mustad en wil het bedrijf verder uitbouwen en de marktpositie te consolideren. Zo heeft het bedrijf de afgelopen decennia veel geïnvesteerd in de uitbreiding van het bedrijf naar Noord- en Zuid-Amerika. Waar voorheen de focus op de nagels lag, voegde het bedrijf in de jaren negentig hoefijzers toe aan zijn productportfolio. Hans Mustad: “Momenteel hebben we wereldwijd ongeveer 600 medewerkers in dienst. Ons doel is om het werk van elke hoefsmid makkelijker te maken. Zij zijn dan ook onze belangrijkste doelgroep.”

Mustad wil de eerste en de beste in de markt zijn. Hans Mustad: “We staan bekend om onze kwaliteit, die zeer consistent moet zijn, omdat onze klanten zich geen fouten kunnen veroorloven, denk aan bijvoorbeeld het beslaan van een duur racepaard. Productontwikkeling is daarom cruciaal om aan de veranderende eisen van onze klanten te kunnen voldoen. Er zijn steeds meer vrouwelijke hoefsmeden en hun behoeften zijn anders: lichter gereedschap bijvoorbeeld. Een andere belangrijke strategische doelstelling is het versterken van onze relaties met de hoefsmeden. Dat doen we door het geven van trainingen, het sponsoren van evenementen en het verbeteren van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld met online service en inzicht in hun verkoop- en klantgegevens. Vooral de jongere generatie hoefsmeden verwacht dit van hun leverancier.”

Van bedrijfsstrategie naar digitale transformatie

De strategische doelstellingen van Mustad vragen om een uniforme en efficiëntere manier van werken en om inzicht in hun data. Hans Mustad: “We hebben inmiddels verschillende segmenten van ons bedrijf geconsolideerd. Zo zijn we van vijftien fabrieken naar zeven gegaan. Deze consolidatie is een van de drijfveren voor de digitale transformatie die we hebben ingezet. Dit betekent ook dat we onze bedrijfsprocessen opnieuw moeten inrichten en dat we in elke operatie één manier van werken willen. Daarnaast willen we toegang tot en inzicht in betrouwbare en actuele bedrijfsdata en rapportages zodat we beter kunnen sturen, onze teams beter kunnen ondersteunen en de beste klantenservice kunnen bieden. Dit vraagt om een nieuw, cloud-gebaseerd IT-platform.”

Hans Mustad gaat verder: “Onze missie is: ‘Maak het leven van de hoefsmid gemakkelijker’. Onze digitale reis zal onze klanten helpen om ook digitaal te worden. Digitale communicatie, eenvoudige toegang tot hun bestellingen en productinformatie zullen hen helpen om hun bedrijf beter te runnen. Traditioneel stuurden we ons bedrijf op basis van zeer intuïtieve beslissingen. Het doel van onze digitale strategie is om meer data-driven te worden. Door gebruik te maken van één digitaal platform in het hele bedrijf, voor productie, machines en klantgerelateerde processen, kunnen we straks vertrouwen op één set data, als basis voor het nemen van goed geïnformeerde beslissingen.”

Succesvolle internationale uitrol D365 Finance & Operations

Mayra Mouthaan is interim Group CFO bij Mustad en samen met Erik Lokhorst, Manager Operations, verantwoordelijk voor de internationale uitrol van Dynamics 365. Dit betekent tijdens dit project veel reizen voor Mayra, Erik en het HSO team.

Mayra: “Aanwezigheid van het team in de internationale kantoren is essentieel voor een succesvolle implementatie en adoptie. Tot nu toe hebben we met name gewerkt aan het verbeteren van de applicatie in Europa en hebben we Mexico live kunnen krijgen in november 2019 en Colombia in februari 2020. Mexico was relatief eenvoudig, omdat het geen productiefaciliteit heeft en we veel hebben geprofiteerd van alle verbeteringen die we in Europa hebben doorgevoerd. We hebben geleerd dat het belangrijk is om genoeg tijd te nemen voor elk project. We hebben een beperkt aantal mensen beschikbaar en soms vertraagt dit ons tempo, maar we geloven sterk dat het beter is om een go-live met twee tot vier weken uit te stellen, dan om live te gaan als het nog niet goed voelt.

Erik voegt eraan toe: “Wat we in Europa merkten, en wat we ook verwachten in de VS, waar ze met NAV hebben gewerkt, is dat mensen eigenlijk best tevreden waren met de manier van werken. Ze zagen niet direct de noodzaak van verandering. Daarom is het voor ons zo belangrijk om op locatie de gesprekken met collega’s te voeren. Aan de andere kant gebruikten onze financiële teams in bijvoorbeeld Mexico zo’n oud systeem dat Dynamics 365 hun leven vanaf de eerste dag gemakkelijker maakte en de mensen veel meer bereid waren om zich snel aan te passen.”

Mayra: “Ik ben erg blij met de standaarden in Dynamics 365, maar het betekent wel dat we onze processen en manier van werken moeten aanpassen. Iedereen moet in de kernel blijven om onze processen uniform te houden. Dat vergt veel communicatie, maar lokaal aanwezig zijn loont. Toen we in Colombia waren voor de go-live, gingen we van 20% ready op de eerste dag, naar 90% ready aan het eind van de week, omdat we betrokkenheid toonden, steun gaven en snel beslissingen konden nemn. In zo’n pressure-cooker-fase is het belangrijk om positief en ondersteunend te blijven.”

Het Microsoft-platform geeft Mustad betrouwbare data

Mustad koos voor het Microsoft-cloudplatform vanwege het internationale karakter van het bedrijf en de veelzijdige organisatie, inclusief R&D, productie, verkoop en service. Het platform dekt alle digitale bedrijfsbehoeften. Erik: “Een deel van onze landenactiviteiten maakte eerder gebruik van NAV, dus we waren bekend met de Microsoft look & feel. Dynamics 365 F&O paste het beste bij onze kernel. De overstap van de Google Suite naar Microsoft Office 365 vergt enige moeite, maar ook hier is de look & feel vertrouwd, dus we verwachten dat mensen daar snel aan zullen wennen.”

Erik benadrukt de voordelen van het cloud platform: “Met onze oude software ontbrak het ons aan uniformiteit in processen en in gegevens, bijvoorbeeld in de naamgeving en de eigenschappen van onze producten. Dynamics 365 betekent een grote stap voorwaarts in het verkrijgen van inzicht, en in het herkennen van trends en prognoses, omdat we één ‘single truth of data’ hebben. Binnenkort gebruiken we in de hele organisatie één database en spreken we dezelfde taal als het gaat om entiteiten en processen.”

Succesvolle samenwerking Mustad en HSO International

Het Mustad-team is positief over de samenwerking met het HSO-team. Hans Mustad: “De kwaliteit van het HSO salesteam was goed en, wat voor ons nog belangrijker is, het verkoopteam is betrokken gebleven, ook bij de implementatie. Het HSO-team is altijd bereid om een extra stap te zetten. Een ander pluspunt is dat HSO in onze regio’s eigen kantoren of gekwalificeerde partners heeft en we tegelijkertijd één aanspreekpunt hebben. Tot slot is de sterke adoptie & change propositie van HSO van grote waarde voor ons.”

Download: Succesvol overstappen naar de cloud

Mayra en Erik waarderen ook de manier waarop HSO werkt. Mayra: “Ik had vanaf het begin een goede klik met de projectmanager van HSO. Ik vind transparantie heel belangrijk en ik waardeer het dat we openlijk discussiëren over alle zaken die zich voordoen. Ik vind het altijd prettig om met techneuten te werken, omdat je heel direct met elkaar kunt praten en duidelijk en transparant kunt zijn. Een ander positief element is dat HSO de visie van Microsoft op digitale transformatie en het belang van best practices deelt.”

Hans Mustad begrijpt dat de digitale reis die het bedrijf is begonnen waarschijnlijk nooit klaar is. Hans: “We zien weliswaar nu al de eerste voordelen van Dynamics, maar ons uiteindelijke doel is dat alle gebruikers, inclusief HR, marketing en sales, het nieuwe platform gebruiken en er tevreden mee zijn. Het project is voor mij succesvol als onze medewerkers elke dag tevreden zijn en hun werk beter en gemakkelijker kunnen doen dankzij de software.”

Tip van het Mustad-team: blijf bij de standaard

Het Mustad team deelt graag tips met andere (internationale) bedrijven die een digitale transformatie doormaken en Dynamics 365 en het Microsoft platform (Azure & Microsoft 365) uitrollen. Hans raadt ten zeerste aan om niet te veel projecten tegelijk uit te voeren, een grondig Adoption & Change proces te implementeren en de ADKAR-scores te blijven meten.

Mayra deelt graag haar favoriete drie regels: “Regel 1 is: houd het simpel. Probeer niet te veel te snel te veranderen en houd je project overzichtelijk en beheersbaar. Mijn regel 2 is: houd je aan de scope. Zodat je je focus niet verliest en je op tijd kunt leveren. Regel 3 is: blijf bij de standaard. Best practices zijn niet voor niets best practices, ook al betekent dit dat je je bedrijfsprocessen opnieuw moet inrichten. Dat betekent wel dat je veel tijd en moeite moet besteden aan management en communicatie, maar dat loont zeker.”

Erik is het daarmee eens: “Ik zou ook aanraden om zoveel mogelijk vast te houden aan de standaard. Natuurlijk is maatwerk mogelijk, maar bij elke upgrade bestaat het risico dat dit problemen oplevert. Aangezien Microsoft One Version heeft geïmplementeerd en je applicatie elke maand wordt geüpdatet, kunnen alle maatwerkaanpassingen voor vertraging en problemen zorgen. Als je collega’s de software niet meer vertrouwen, bestaat er een groot risico dat de acceptatie van het systeem afneemt.”