Brainnet: 'On the fly' inzicht dankzij modern data estate

De groei van Brainnet in de afgelopen jaren zorgde eveneens voor een toename van de interne informatiebehoefte en steeds meer noodzaak om sneller en beter te kunnen sturen op basis van data. Alle informatie uit het bedrijf was echter verspreid over verschillende systemen, waardoor het maken van rapportages veel tijd kostte. ‘Hoog tijd voor het aanstellen van een BI-specialist en het bouwen van een modern data estate,’ aldus Frank Goedhart, IT manager bij Brainnet. Frank vertelt graag meer over dit project en de samenwerking met het HSO Analytics team.

Brainnet is als Managed Service Provider actief als dienstverlener in de markt van flexibel personeel. Het bedrijf neemt voor zijn klanten het werven van (tijdelijk) talent, contractmanagement, screening en vendor management volledig uit handen. Brainnet bedient organisaties in onder meer de financiële sector, uitvaartbranche, publieke sector, ingenieursbranche, techniek, bouw, industrie en onderwijs en werft hiervoor professionals op alle niveaus.

Frank Goedhart, IT-manager bij Brainnet en verantwoordelijk voor zijn afdeling van 15 man: “Voor Brainnet is IT veel meer dan een kostenpost. Het is voor ons echt een ‘enabler’ en één van de drijvers om onze diensten voor klanten beter te kunnen uitvoeren en om onze processen zo goed mogelijk uit te voeren. Data speelt hierbij een steeds belangrijkere rol.”

Frank: “Inmiddels werken er dagelijks zo’n 9.000 mensen via Brainnet bij meer dan 50 klanten. Dat betekent dat we een enorme hoeveelheid data tot onze beschikking hebben die we kunnen benutten, zowel intern als voor onze klanten. Zo zien we precies wat, bijvoorbeeld, het tarief van een business analist doet in de markt in verschillende sectoren en welke leveranciers goed leveren op deze profielen. Dat geeft waardevolle inzichten voor ons én voor klanten.

Het kunnen voorspellen met behulp van data is dan een volgende stap. Zo kunnen we zien dat de verwachting voor een bepaald type professional toeneemt en kunnen we een mogelijk tekort voorspellen en trends voorspellen in tarieven.”

Frank: “In de afgelopen jaren is Brainnet gegroeid van ongeveer 40 naar zo’n 130 medewerkers. Deze groei bracht andere behoeftes op het gebied van informatie met zich mee. We wilden in staat zijn om te kunnen managen op basis van data. We werken met verschillende systemen waar onze data in beheerd wordt. De wens was om de data uit al deze bronnen samen te voegen in één datalaag, om zo te zorgen voor een betere en uniforme informatiestroom,

Ik wist dat, als we onze doelstellingen op het gebied van data wilden bereiken, we meer expertise nodig zouden hebben op het BI-vlak. Ik heb een BI-consultant aangenomen en we zijn op zoek gegaan naar een externe partij om hierbij te helpen. We kozen voor HSO, met name vanwege de projectaanpak en de duidelijke visie op een modern datawarehouse. Hierin wordt cloud capaciteit benut om berekeningen te doen en om grote hoeveelheden data te verwerken. Daarbij hoort wat ons betreft een moderne visualisatietool zoals Power BI. Kostenefficiëntie was voor ons heel belangrijk, en met Power BI krijg je veel waar voor je geld.”

Frank: “HSO wilde eerst precies weten wat onze behoeftes waren. Daarom hebben we, voordat het projectplan gemaakt werd, een sessie gehad waarbij ook mensen uit de business en de directie aanwezig waren. Tijdens deze sessie hebben we onze belangrijkste informatiebehoeftes, rapportage-eisen en dimensies verzameld. Vervolgens heeft HSO een projectplan gemaakt, kwam het budget rond en kon het team van start. Met als resultaat dat het project ruim binnen tijd en budget is opgeleverd.

Het was erg prettig dat het team van HSO duidelijk veel ervaring had. Ze wisten wat ze aan het doen waren, waardoor we heel efficiënt en in een goed tempo konden werken. Ik vond het persoonlijk erg prettig te ervaren dat HSO van tevoren nadacht en niet achteraf. Mijn motto is ook: je moet niet nadenken maar voordenken.”

“Het resultaat is een totaaloplossing voor al onze rapportages. Voorheen was het maken van rapportages een behoorlijk tijdsintensieve klus, Nu gaat dit met één druk op de knop en kunnen we waardevolle informatie en analyses toevoegen. Inmiddels zijn alle databronnen aan het data warehouse toegevoegd, zodat we over uniforme financiële en operationele rapportages beschikken. Het is prettig dat we zelfstandig met de tooling aan de slag kunnen. Als het nodig is schakelen we HSO in voor extra mankracht, bijvoorbeeld als we nieuwe databronnen aan willen sluiten.

De grootste uitdaging in het project was (en is) om uniforme data te realiseren. Dus: wat is de betekenis van gegevens, hoe willen we die weergeven en opslaan, en hoe gaan we om met metadata? Dit vraagt awareness in de organisatie, zodat we er samen voor zorgen dat de waarde van de data goed is.”

Ons data warehouse en Power BI ondersteunen steeds betere dienstverlening

“Een modern data estate is inmiddels een commodity voor bedrijven zoals wij. Je kunt niet meer zonder goede datalaag. Dit vraagt wel om een zekere omvang van je bedrijf. Mijn collega’s krijgen meer behoefte aan inzicht en betere rapportages, omdat dat we simpelweg meer professionals bemiddelen. In samenwerking met onze klanten kunnen we onze rapportages op elk gewenst niveau inzetten we tonen ‘on the fly’ realtime inzicht in tarieven, performance van leveranciers, totale inhuurbezetting, benchmarkinfo, enzovoorts.

Intern geven onze rapportages realtime inzicht in onze belangrijkste performance indicatoren. Zoals: hoe staat het met lopende screenings? Hoeveel zoekopdrachten staan er uit, hoeveel kandidaten zijn er aangeboden, over welke periode? Zo hebben we inzicht in de productiviteit van onze afdelingen.

Als Brainnet hebben we niet de ambitie om een databedrijf worden. We willen bij onze core business blijven en onze klanten zo goed mogelijk bedienen. Dit moderne datawarehouse in combinatie met Power BI zorgt dat we betere dienstverlening kunnen bieden en snel kunnen anticiperen op klantvragen en marktontwikkelingen . En dat staat voor ons op één.”