Wist je dat...?
Wist je dat een AI-agent jouw orders automatisch kan verwerken?
Je ontvangt dagelijks honderden bestellingen per mail. Soms als netjes gestructureerde PDF, soms als half onleesbare scan, en af en toe zelfs als foto van een handgeschreven briefje. En toch... bij de verwerking ervan komt er geen hand meer aan te pas. Klinkt utopisch? Nope. Dit gebeurt nu al.
Handmatige orderverwerking? Dat moet slimmer!
In veel organisaties is het nog dagelijkse kost: een team op de backoffice dat handmatig bestellingen overtypt van e-mails naar het ERP-systeem. Traag, foutgevoelig en vooral... totaal niet nodig.
Ontmoet de mail-to-order AI-agent
Wat als je een digitale collega had die inkomende bestellingen zelfstandig verwerkt? Geen copy-paste werk meer, geen heen-en-weer met Excel-sheets of onleesbare bijlagen. De AI-agent verwerkt automatisch inkomende orders – of ze nu als e-mailtekst, PDF, Word- of Excel-bijlage binnenkomen – en zet ze direct om in een correcte order in Dynamics 365 Finance & Operations.
Geen rigide robot maar een flexibele assistent. Hij leest, begrijpt én vertaalt wat binnenkomt naar concrete orderregels – inclusief klantgegevens, artikelcodes, aantallen en leverinformatie. En het mooiste? Hij doet dit razendsnel – en gaat nooit op vakantie!
Handmatige ordervewerking in cijfers
80 %
van de fouten in verkooporders zijn te wijten aan handmatige invoer.
4 op de 5
bedrijven ervaren fouten bij handmatige orderinvoer, met foutpercentages tussen de 4% en 7%.
1%
Is het algemeen aanvaard foutpercentage van handmatige gegevensinvoer.
"De agent leert continu bij. Hoe meer voorbeelden, hoe slimmer het wordt."
Hoe werkt het precies?
Het lijkt dan wel eenvoudig, maar is oh zo slim in elkaar gezet. De AI-agent werkt in een flow van drie fases:
- Trigger – De agent houdt een mailbox in de gaten (bijv. sales@bedrijf.nl). Zodra daar een e-mail binnenkomt, wordt het proces automatisch gestart. Dit kan ook handmatig via een knop of op basis van een tijdschema.
- Verwerking – De inhoud (tekst of bijlage) wordt gescand met behulp van Azure OpenAI. AI herkent het format en extraheert de juiste gegevens. De agent gebruikt slimme validatie om te checken of klant- en artikelgegevens kloppen. Als er iets niet duidelijk is? Dan wordt dat netjes gemarkeerd voor handmatige controle.
- Uitvoer – De gegevens worden automatisch ingeschoten in D365 F&O. De klant ontvangt een orderbevestiging, en het verkoopteam ziet de bestelling realtime in het systeem.
Rommelige input? Geen probleem
Wat deze oplossing onderscheidt van traditionele automatisering, is de flexibiliteit van AI. Waar andere methodes vaak stranden bij afwijkingen in data, schakelt de AI-agent gewoon door.
Hij verwerkt:
- PDF’s met afwijkende formats of ontbrekende gegevens
- Teksten met alleen afmetingen of aantallen
- Scans van handgeschreven formulieren
- Excel-sheets zonder standaardstructuur
- Foto’s van bestellijsten of omcirkelde producten in een folder
En dat allemaal zonder dat je vaste templates hoeft op te stellen.
"Of het nu een e-mail, PDF, scan of zelfs een foto is – de AI-agent weet er raad mee."
Wat levert het op?
Aanzienlijke tijdwinst. Stel je een medewerker voor die 30% van zijn tijd kwijt is aan orderinvoer, dat is al een besparing van 550 uur per jaar.
En dat is nog zonder te rekenen met:
Minder correctiewerk door foutenreductie
Meer rust en focus op de backoffice
Betere klantbeleving door snellere bevestiging en levering
Hoe start je?
Je hoeft niet direct je hele orderproces om te gooien. Begin slim: start met het automatiseren van de gestructureerde orders – die zijn snel winstgevend. Daarna breid je gefaseerd uit naar complexere, minder gestandaardiseerde scenario’s. Zo hou je grip op de implementatie én op het resultaat.
"We starten met een happy flow, en bouwen het stap voor stap uit naar jouw complexe realiteit."
De instap is laagdrempelig. De AI-agent draait op vertrouwde Microsoft-technologie zoals Power Platform, Azure OpenAI, Copilot, Power Automate en AI Builder. Je kunt hem zelf trainen, of dat samen doen met consultants. Geen maatwerk nachtmerrie, maar een modulair systeem dat meegroeit met je organisatie.
Hoet voegt AI waarde toe aan jouw organisatie?
Waarom HSO
AI verandert de manier waarop bedrijven werken. Elk proces, elke functie en elke medewerker krijgt ermee te maken. Maar hoe zorg je ervoor dat AI geen hype blijft, maar écht bijdraagt aan jouw bedrijfsresultaten?
AI die impact maakt
Bij HSO geloven we dat AI bedrijven productiever en sterker maakt. Daarom helpen we je AI niet als losse tool te zien, maar als een integraal onderdeel van je bedrijfsstrategie.
✔ Gericht op jouw doelen – AI moet jouw organisatie vooruithelpen.
✔ Van strategie tot praktijk – We vertalen AI naar toepassingen met directe impact.
✔ Bewezen technologie – Krachtige Microsoft-oplossingen die werken.
✔ Diepgaande branchekennis – Kennis van jouw sector en uitdagingen.
Onze missie is helder
Bedrijven wereldwijd helpen met technologie-gedreven oplossingen die écht iets opleveren. AI is daar een essentieel onderdeel van. Wil jij weten hoe AI jouw organisatie vooruit kan helpen? Laten we in gesprek gaan.
Meer weten
Vraag het onze AI-expert
Ik geloof dat AI pas impact heeft wanneer het écht wordt gebruikt. Mijn passie is om de kloof te overbruggen tussen wat technologisch mogelijk is en wat organisaties daadwerkelijk toepassen.
Data is daarbij het fundament. Met een sterke data engineering achtergrond en ervaring in tools als Microsoft Fabric, Azure Data Factory, Databricks, Copilot Studio en AI Foundry, bouw ik aan schaalbare, datagedreven AI oplossingen die échte waarde leveren.
Nieuwsgierig hoe AI en data jouw organisatie kunnen versnellen? Laten we sparren!
Meer
over AI