Terugkijkend op het veelbewogen jaar 2020, kunnen we stellen dat het als experiment in ‘workplace innovation’ niet bepaald de optimale randvoorwaarden had. Toch kunnen we veel leren van de afgelopen periode, waarin de werkplektransformatie voor zoveel organisaties in een stroomversnelling kwam. We weten een stuk meer van wat er op het gebied van technologie en werkplekinnovatie mogelijk is. We hebben technische en sociale nadelen en beperkingen ervaren, maar zeker ook voordelen. Het ligt misschien voor de hand, maar in onze optiek is de werkplek van de toekomst hybride.

Onlangs publiceerden HSO en Veldhoen + Company de whitepaper Workplace Innovation in a post-pandemic era. Hierin gaan we verder de diepte in rond dit thema. In deze blog gaan we in op de belangrijkste voor- en nadelen van thuiswerken, zoals medewerkers deze zelf het afgelopen jaar hebben ervaren. En vervolgens op wat nodig is om de werkplek van de toekomst optimaal in te richten.

Thuiswerken biedt meer voor- dan nadelen

Uit onderzoek van Tilburg University en Veldhoen + Company tijdens de lockdown van voorjaar 2020 onder meer dan 5.000 kenniswerkers in Europa bleek dat thuiswerken voor de meesten meer voor- dan nadelen heeft.

De belangrijkste voordelen die de respondenten ervaarden waren:

  • Een betere match met hun sociale voorkeuren;
  • Thuis efficiënter kunnen werken dan op kantoor;
  • Meer controle over de planning van de werkdag.

Als belangrijkste nadelen kwamen naar voren:

  • De vele virtuele activiteiten en meetings;
  • Het werk werd als minder zinvol ervaren;
  • Gebrek aan de juiste middelen om het werk goed vanuit huis te kunnen doen.

Met name de hoeveelheid virtuele, online activiteiten werd als nadeel breed gedragen. Immers, een belangrijk verschil met de situatie van voor de pandemie is dat we toen meestal vrijwillig thuis werkten. We hadden een keuze. Nu gingen veel mensen van online meeting in online meeting. Liefst kort en efficiënt, maar daardoor wel heel veel!

Het tweede nadeel geeft aan hoe belangrijk sociale interacties zijn op het werk. Sociale netwerken zijn belangrijk om betrokken te zijn, om productief te kunnen zijn en om te kunnen innoveren. Juist spontane ontmoetingen zijn hierbij belangrijk.

Lessen van 2020 inzetten voor de werkplek van de toekomst

Kantoren zullen blijven bestaan. Er is ook niets mis met een fysieke ruimte, waarmee je je kunt identificeren. Een plek waar je veilig bent en waar in een basisbehoefte wordt voorzien, namelijk sociale interactie. Maar de vraag: waarom gaan we eigenlijk naar kantoor? zal steeds vaker worden gesteld. We verwachten dat het kantoor een sociale ontmoetingsplaats wordt. Een knooppunt voor informele en formele afspraken en contact met je collega’s. Het grootste deel van het operationele werk zal vanuit huis worden gedaan.

Hoe verder we in de tijd gaan, hoe meer we gewend raken aan onze nieuwe situatie. Managers hebben inmiddels minder tijd nodig dan in het begin voor ad-hoc issues, zoals technische problemen. Hierdoor kan er meer tijd en aandacht zijn voor de persoonlijke keuze en het persoonlijke aspect van het werken vanuit huis. Hoe houden medewerkers verbinding met het bedrijf, met hun collega’s? Hoe betrek je nieuwe medewerkers? Kortom, wat is nodig voor een optimale, hybride werkplek van de toekomst?

Wat is nodig voor de hybride werkplek van de toekomst?

We identificeerden in elk geval vier elementen die hierbij een rol spelen:

1. Keuzevrijheid

Er zal een fundamentele verandering plaatsvinden in activiteiten die we doen en waar en wanneer we ze doen. Vroeger ging je niet ‘onder werktijd’ winkelen, maar nu kan de keuze om dit te doen een welkome verandering zijn en een kans om even los te komen van je scherm.

Er zal een grotere diversiteit zijn van plaatsen om van te werken, en plaatsen om je te verbinden met anderen en geïnspireerd te worden. Hoe ga je hier als bedrijf mee om? Hoeveel keuzevrijheid bied je? Hoe stuur je hierop als leidinggevende?

2. Data maken patronen en gedrag inzichtelijk

Kunstmatige Intelligentie (AI) gaat veel waarde toevoegen aan de hybride werkomgeving. Workplace Analytics geeft HR- en IT-afdelingen en professionals inzichten die ze nodig hebben om bijvoorbeeld veiligheid en compliance te waarborgen. Maar het helpt ook bij het identificeren van werkpatronen.

Juist omdat je niet elke dag je collega’s spreekt, kunnen patronen in data leidinggevenden belangrijke informatie geven. Bijvoorbeeld om overwerk te signaleren. Maar ook samenwerkingspatronen van individuen en teams. Werkt een team goed samen? Dan kun je dat mogelijk terugzien in de data over emailverkeer, Teams-activiteiten en meetings (lengte en dichtheid). Zo kun je ook patronen ontdekken die kunnen duiden op overbelasting en potentiele stress.

3. Samenwerking van stafafdelingen: facilitair, HR en ICT

Om de werkplek van de toekomst zo goed mogelijk in te richten is het belangrijk verschillende stafafdelingen hierbij te betrekken. Dus niet alleen HR, maar ook facilitair management en de ICT-afdeling. Want als iedereen met elkaar in contact moet kunnen komen en moet kunnen samenwerken dan is expertise uit alle afdelingen nodig. Het gaat immers om een combinatie van technologie, sociale aspecten en gedrag.

4. Sociale interactie cruciaal voor succes en welzijn

Sociale interactie is belangrijk voor het welzijn van medewerkers. Voor binding met de organisatie en voor het gevoel van ‘ertoe doen’. Bovendien is sociale interactie, en dan met name spontane interactie, essentieel voor innovatie en creativiteit in een bedrijf. Voor de toekomst verwachten we dat de functie van het kantoor steeds meer zal verschuiven naar een plek waar interactie centraal staat.

Download het whitepaper Workplace Innovation in a post-pandemic era

Meer lezen? Download het whitepaper of neem direct contact op met Paul Vos, Director Cloud Transformation bij HSO!