Het succes van een software-implementatie valt of staat uiteindelijk met de acceptatie en het gebruik ervan. Daarom is het invoeren van de Modern Workplace zoveel meer dan een IT-vraagstuk. Uiteindelijk draait alles om de eindgebruiker. Wat beweegt hem of haar om technologie daadwerkelijk te gebruiken en nieuwe manieren van werken te omarmen?

Wilco van Gent, consultant bij HSO Customer Service is niet alleen expert op het gebied van Microsoft 365 technologie en de Modern Workplace, maar hij weet ook hoe je zorgt voor een succesvolle user adoption. Wilco neemt ons mee in de 5 stappen die hiervoor nodig zijn.

1. Het oplijnen van je stakeholders

Voor het slagen van je implementatie is het van belang dat je de juiste stakeholders aan je project weet te verbinden. Er zijn verschillende groepen relevant: de executive sponsors, de succes owners en de champions. De executive sponsors zijn bijvoorbeeld managementleden met een duidelijke visie op de verandering en nieuwe manier van werken, die deze visie ook uitdragen. De succes owners zijn (afdelings)leiders die de kar trekken van de implementatie. Zij zorgen ervoor dat de business doelstellingen worden gehaald, organiseren trainingen etc. Je champions zijn de ‘evangelists’: dit zijn medewerkers uit de hele organisatie die razend enthousiast zijn over de nieuwe software. Ze kunnen niet wachten om ermee aan de slag te gaan en zien voordelen en kansen. Meestal hebben deze medewerkers een zeker aanzien in hun team en kunnen ze anderen enthousiasmeren.

ABC stakeholders user adoption

2. Het uitwerken van de scenario’s en de business case

Zorg dat helder is wanneer het project succesvol is. Verzamel de belangrijkste wensen en prioriteiten van je eindgebruikers. Onderzoek hoe en waar mensen de software gaan gebruiken en wat hun belangrijkste behoeftes zijn. Aan de hand hiervan kies je een aantal core scenario’s, die je als eerste uitwerkt.

Het is ook verstandig een pilottraject uit te voeren met een kleine groep medewerkers. Vanuit een concrete vraag, zoals een nieuw intern project, start je bijvoorbeeld met het gebruik van Teams. Via een aantal key users leren eindgebruikers hands-on hoe ze een nieuwe applicatie gebruiken en ervaren ze de toegevoegde waarde. Op deze manier bouw je aan je business case en aan een groep ambassadeurs.

3. Awareness: voer campagne

Denk goed na over de communicatie rondom de implementatie en roll-out. Deel successen, zorg dat je stakeholders actief communiceren op bijvoorbeeld Yammer – vooral over het ‘waarom’ van de verandering – en organiseer training-events en inloopsessies. Uiteindelijk denkt elke eindgebruiker ‘what’s in it for me’? Goede user stories zijn daarom erg belangrijk.

4. Training en Roll-out

Tijdens de roll-out van de applicatie(s) spelen je stakeholders weer een belangrijke rol. De succes owners zorgen dat de eindgebruikers opgelijnd en ingepland zijn voor trainingen. Via ‘train-de-trainer’ sessies creëer je een groep interne experts die op inloopsessies, zoals lunches of pizzasessies, andere eindgebruikers kunnen trainen. Denk ook aan een goed platform waarop kennis uitgewisseld kan worden of gebruikers elkaar verder helpen. Dit kunnen online sessies zijn via Skype, of gebruikersgroepen op Yammer.

5. Plan, implement en manage user adoption

Zorg dat je de acceptatie van de oplossing en het gebruik ervan al direct vanaf het begin van het implementatietraject meeneemt. Bij de invoering van Microsoft 365 kun je vanaf de start van het project al met het projectteam en met de stakeholders beginnen met het gebruik van de verschillende apps. Denk aan Groups (voor documenten en planning), Planner (voor taakbeheer), Yammer (voor awareness en trainingen) en Skype (voor online meetings). Op deze manier kun je direct successen laten zien en doe je zelf ervaring op.

Tot slot: User adoption stopt nooit…

User adoption is eigenlijk een proces dat altijd doorgaat. Je doet immers continu nieuwe ervaringen op waardoor je ook steeds meer kunt verbeteren voor je eindgebruikers. Het is daarom wel aan te raden om, zeker in het begin, duidelijk prioriteiten te stellen en de juiste gemotiveerde key users te kiezen.

succesfactoren user adoption

Microsoft 365 biedt de technologie en het gereedschap waarmee bedrijven en organisaties mee kunnen veranderen met de veranderend wereld om ons heen. Met nieuwe generaties medewerkers en andere wensen en behoeftes op het gebied van samenwerking, toegang en veiligheid. Meer lezen? Dat kan met deze Microsoft 365 User Adoption Guide.

Meer weten of de modern workplace en user adoption? Neem contact op met Kristijan de Weerd via kdweerd@hso.com of +31 6 835 382 57

Tip: Office 365 heeft een adoptiedashboard, waarin je kunt zien welk applicaties wel en welke niet worden gebruikt. Dit biedt een schat aan informatie wanneer je acceptatie en gebruik wilt verbeteren.

Auteur

Wilco van Gent
Wilco van Gent is consultant bij HSO Customer Service en expert op het gebied van onder andere Microsoft 365 technologie en de Modern Workplace.