Meer over
Aware & HSO
Facility management bij Lincoln University op hoog niveau door de inzet van AI
Met de ondersteuning van HSO (Aware Group) en Aware AI voor faciliteitenbeheer heeft Lincoln University in Nieuw-Zeeland hun people counting kunnen automatiseren, hun faciliteiten kunnen optimaliseren en onderbouwde beslissingen kunnen nemen om de operationele kosten te verlagen.
Hogescholen en universiteiten wereldwijd worstelen met het leveren van nauwkeurige en tijdige gegevens over het gebruik van hun campussen en faciliteiten. Omdat deze gegevens cruciaal zijn voor het efficiënt beheren van campussen, heeft Lincoln University de hulp ingeroepen van Aware Group (een HSO-bedrijf) om de manier hoe zij informatie verzamelen en rapporteren te automatiseren. Dit met als doel het gebruik van ruimtes te optimaliseren. Met de ondersteuning van Aware Group en Aware AI voor facility management heeft Lincoln University hun people counting kunnen automatiseren, hun faciliteiten kunnen optimaliseren en fact-based beslissingen kunnen nemen om de operationele kosten te verlagen.
De omvang van de verandering
In de tertiaire onderwijssector van Nieuw-Zeeland vindt een enorme transformatie plaats. Niet alleen wordt er gewerkt aan een nieuw model voor beroepsonderwijs, maar ook heeft Covid-19 de acceptatie van nieuwe technologieën om te leren versneld. Tegelijkertijd heeft de pandemie het belang benadrukt van fysieke leeromgevingen die verbindingen en een gevoel van gemeenschap creëren. In de moderne tijd veranderen tertiaire campussen steeds meer in bruisende sociale hubs die voldoen aan diverse behoeften van studenten buiten de lestijden en die de bredere gemeenschap uitnodigen om betrokken te raken bij de instelling via gedeelde ruimtes.
Om de omvang van deze verandering te begrijpen, inzicht te krijgen in hoe faciliteiten daadwerkelijk worden gebruikt en ervoor te zorgen dat de juiste middelen worden ingezet, is betrouwbare data essentieel. Universiteiten rapporteren regelmatig over het gebruik van hun faciliteiten aan de Tertiary Education Facilities Management Association (TEFMA). Hierdoor kunnen organisaties in de sector profiteren van elkaars ervaringen en zorgen dat hun faciliteiten zo effectief mogelijk worden benut. Tot 2020 vereiste dit rapporteren dat een medewerker fysiek door de verschillende ruimtes op de campus liep, handmatig het aantal aanwezige mensen telde en dit rapporteerde.
Een modern systeem bouwen
Niet alleen was deze aanpak tijdrovend en kostbaar, maar het hield ook geen rekening met de regelmatige (en soms drastische) schommelingen gedurende het semester of het jaar. Medewerkers gaven bijvoorbeeld anekdotisch aan dat de opkomst afnam in week 5 van het semester of tijdens regenachtige dagen, maar er was geen betrouwbare manier om dit te bewijzen. Terwijl Lincoln University plannen maakte voor nieuwbouw en modernisering, zocht de universiteit naar een manier om een nauwkeuriger beeld te krijgen van hoe de ruimtes werden gebruikt. Zo kon ze ervoor zorgen dat ze precies datgene leverde wat haar onderwijscommunity nodig had.
Daarom benaderde de universiteit HSO om een modern systeem te ontwikkelen dat de uitgaven zou optimaliseren, het handmatige werk van het tellen van personen zou verminderen en beter onderbouwde beslissingen mogelijk zou maken. Dit systeem moest de ervaring van zowel medewerkers als studenten aan Lincoln University verbeteren.
"We voldeden net aan de compliancy behoeften, maar de gegevens hadden weinig nut daarbuiten. Het was erg lastig om de bezetting van ruimtes te voorspellen en roosters op een efficiënte manier op te stellen."
Elke ruimte telt
De oplossing die we voor Lincoln University hebben ontworpen om in real-time de bezetting van ruimtes bij te houden, maakt gebruik van camera's in lesruimtes die elke vijf minuten een momentopname van de ruimte maken. De People Counting-module van het product telt aanwezigen met behulp van een op maat gemaakt machine learning-systeem. Dit systeem kan zelfs volgen hoe mensen zich door een ruimte bewegen om te laten zien waar ze het meeste tijd doorbrengen. Privacy stond hierbij voorop. Niet alleen werden studenten op de hoogte gebracht van de veranderingen, maar HSO begreep ook het belang van het voortdurend beschermen van hun privacy en zorgde ervoor dat de gegevens alleen konden worden gebruikt voor het tellen van personen.
HSO en Lincoln University namen verschillende stappen om dit te waarborgen. De camera’s zijn rechtstreeks aangesloten op het netwerk en worden beschermd met dezelfde beveiligingsmaatregelen als Lincoln’s bestaande CCTV-netwerk. De beelden blijven slechts enkele dagen in de Azure-omgeving opgeslagen voordat ze worden verwijderd, en toegang tot het kleine archief wordt streng gecontroleerd. Dit garandeert dat de beelden alleen worden gebruikt om de nauwkeurigheid te controleren of om het model te hertrainen in uitzonderlijke gevallen.
De oplossing werd in 2019 getest in drie collegezalen als proof of concept en is sindsdien uitgebreid naar 30 ruimtes op de Te Waihora-campus van Lincoln. Tests hebben aangetoond dat de nauwkeurigheid vergelijkbaar is met die van handmatige tellingen, maar dat de tellingen 24.000 keer zo vaak worden uitgevoerd.
“Onze oplossing voor het tellen van personen is in vrijwel elk opzicht een verbetering ten opzichte van een handmatig proces,” zegt Jeff Brown, Data Architect bij HSO. “Het is minder duur, veel frequenter en net zo nauwkeurig.”
Lincoln University heeft nu een ongelooflijk gedetailleerd beeld van haar campus. Niet alleen is al het tijdrovende handmatige werk voor de TEFMA-vereisten geëlimineerd, het team van Lincoln kan alle verzamelde gegevens van de camera’s bijna in real-time bekijken. Een dashboard, gebouwd in Power BI, toont de bezetting van elke ruimte en laat trends in de tijd zien.
De toekomst van facility management
Het nieuwe systeem heeft Lincoln University in staat gesteld om groter te denken over de mogelijkheden van data. De universiteit werkt nu samen met HSO aan de ontwikkeling van een rapportagesysteem dat hen helpt optimaal gebruik te maken van hun nieuwe overvloed aan informatie. De volgende stap is het integreren van de data met het roostersysteem. Voorheen werden beslissingen over ruimteverdeling genomen op basis van geïnformeerde aannames, maar zodra de gegevens van het People Counting-systeem zijn geïntegreerd met het roostersysteem, zal het team van Lincoln veel meer zekerheid hebben dat lessen op de juiste plaats en op het juiste moment worden ingepland.
“Universiteiten worden ingrijpend veranderd door nieuwe technologieën,” zegt Dimitri Mardas, Higher Education Industry Executive bij Microsoft New Zealand. “We zijn enthousiast om te zien hoe de mogelijkheden van Azure worden ingezet om Lincoln’s roostersystemen en faciliteitenbeheer te moderniseren en transformeren. Het is een blauwdruk voor alle tertiaire instellingen in Aotearoa Nieuw-Zeeland, met het potentieel om niet alleen de toewijzing van middelen veel efficiënter te maken, maar ook beter te plannen en betere ervaringen te creëren voor iedereen op de campus.”
De informatie zal ook waardevol blijken voor gezondheids- en veiligheidsdoeleinden. Hoewel de gegevens volledig geanonimiseerd zijn, biedt het weten hoeveel mensen zich in elke ruimte bevinden duidelijke voordelen in geval van een noodsituatie – iets wat veel lokale bewoners zullen waarderen na de verwoestende aardbevingen in de regio een decennium geleden. De nieuwe gegevensstroom van Lincoln zal ook richting geven aan het 10-jarenplan voor de vernieuwing van faciliteiten, dat in 2019 is gestart. Met solide data kan worden gezorgd dat nieuwe of gerenoveerde faciliteiten studenten de best mogelijke ervaring bieden, zonder overvolle of onderbenutte ruimtes.
“We vermoeden bijvoorbeeld dat we tekortkomen aan ruimtes voor groepen van 50-70 personen,” zegt Fiona Taylor, “maar tot nu toe konden we dat nooit met zekerheid bewijzen. Met deze data weten we het straks zeker.”
Nieuwe faciliteiten zullen nu beter aansluiten op hoe de huidige campus daadwerkelijk wordt gebruikt. In plaats van te gissen naar wat studenten willen, kan Lincoln ruimtes creëren die aansluiten op hoe studenten echt omgaan met hun omgeving. Het tellen van studenten lijkt misschien een kleine zaak, maar het is precies het soort detail dat een groot verschil kan maken wanneer alle data bij elkaar wordt opgeteld. Onderwijs vindt niet alleen plaats in het klaslokaal – tegenwoordig kan het klaslokaal zelf waardevolle lessen geven.
"Universiteiten ondergaan ingrijpende veranderingen door nieuwe technologieën. We zijn verheugd om te zien hoe de mogelijkheden van Azure worden ingezet om de roostersystemen en het faciliteitenbeheer van Lincoln te moderniseren en transformeren."
Lees meer
HSO in onderwijs