Standard migration assessment geeft Caldic handvatten bij overstap Dynamics 365

Ton: “Caldic is een bedrijf met een sterke historie, en bestaat al meer dan 50 jaar. Sinds 2017 is Goldman Sachs medeaandeelhouder en zet het bedrijf nog meer dan voorheen in op groei, in de breedte en de diepte, met name door acquisities. Caldic wil zich steeds verder ontwikkelen tot een full service solution provider, die met behulp van nieuwe diensten en technologie meer waarde toevoegt voor onze klanten.”

Q: Kun je wat meer vertellen over de rol van IT en de IT-strategie bij Caldic?

Ton: “Caldic is geen IT-bedrijf, maar IT krijgt wel een meer prominente rol in de business. We zien IT steeds meer als business enabler, faciliterend voor onze dienstverlening. We zien ook volop mogelijkheden om met technologie nieuwe business modellen te ontwikkelen, samen met onze ketenpartners.

Wat betreft onze IT-organisatie is ‘one-size-fits-all’ ons uitgangspunt. Zo is AX voor iedereen, wereldwijd gelijk. Met de standaard proberen we zo goed mogelijk alle wensen te vervullen. Ons group IT-center, hier in Rotterdam, stuurt en helpt hierbij de lokale teams. HSO ondersteunt ons hierbij door op basis van de standaard template die we met elkaar hebben bepaald, de roll-outs naar al onze regio’s en landen te managen. Daarbij is het prettig dat mensen van HSO ter plekke kunnen helpen.

We doen in de regel heel veel zelf omdat we het belangrijk vinden kennis in huis te hebben en te snappen hoe het systeem werkt, zodat we de mogelijkheden ook ten volle benutten. Maar onze leveranciers, zoals HSO, spelen hierbij een belangrijke rol, omdat we als het ware mee kunnen liften op hun kennis. In het geval van HSO is hun ervaring met internationale roll-outs voor ons heel relevant. Bovendien, als we ons applicatielandschap uitbreiden met bijvoorbeeld portals en verdergaan met ketenintegratie, dan is het belangrijk dat onze leverancier hier kennis van heeft en snapt waar wij heen willen.”

Q: Wat is jullie visie op de cloud in jullie IT-strategie?

Ton: “De cloud heeft onmiskenbaar voordelen. Denk aan het meeliften op de Microsoft ‘one-size-fits-all’ filosofie. Cloudtechnologie is schaalbaar en flexibel. Maar tegelijkertijd ben je wel afhankelijk van je leverancier, denk aan pricing en aan de mogelijkheid van eventuele aanpassingen. Vandaar dat we de voor- en nadelen eerst goed willen onderzoeken, voor we daadwerkelijk onze data en applicaties naar de cloud verplaatsen.”

Standard Migration Assessment vertrekpunt cloud-analyse

Q: Wat zijn jullie ervaringen met het standard migration assessment?

Pieter: “We wilden graag de overstap maken naar Microsoft Dynamics 365, maar wilden vooraf wel goed inzicht in de impact ervan op ons IT-landschap en organisatie. Samen met HSO hebben we daarom het standard migration assessment uitgevoerd. In het assessment zijn onder andere de functionele en technische implicaties van de migratie, een mogelijke migratie-aanpak en mogelijke businessvoordelen van Dynamics 365 onderzocht. Zo weten we inmiddels dat het beheer van onze AX-servers steeds complexer wordt. In dat opzicht zou de cloud zeker voordelen bieden. En de schaalbaarheid komt van pas als we hard groeien. Eén van de uitkomsten was dat we dichter bij de standaard functionaliteit willen blijven.

Het assessment heeft ons zeker verder geholpen. We kregen een aantal nieuwe inzichten in bijvoorbeeld de gevolgen van een cloudmigratie, vanuit technisch oogpunt, maar ook in de mogelijkheden van het Power Platform. We hebben veel handvatten gekregen om de vergelijking cloud vs on premise op een goede manier te maken.”

Pieter: “Ondertussen is de uitrol van Microsoft Dynamics 365 al wel gestart. In eerste instantie met de technische migratie en het overzetten van de data. We verwachten in de zomer van 2021 met de eerste bedrijfsonderdelen live te gaan.

Ton: “Adoptie is voor ons een aandachtspunt. Immers pas na acceptatie kunnen we daadwerkelijk waarde halen uit de systemen. Het organiseren van voldoende interne support is dan belangrijk. Daarvoor leunen we op het team van Pieter en op HSO, zeker als het op 24/7, global managed services aankomt.”

Q: Vooruitkijkend naar de toekomst, welke mogelijkheden zien jullie voor het Power Platform?

Pieter: “We zien heel veel kansen voor toepassingen van het Power Platform en bijvoorbeeld Power Automate, maar we staan hier nog wel echt aan het begin. Ook willen we het gebruik hiervan goed begeleiden om wildgroei van allerlei apps te voorkomen. Zelf zou ik graag een proof of concept ontwikkelen voor het proces van vrijgeven van orders. In ons systeem worden orders regelmatig automatisch geblokkeerd, door allerlei regels, die bijvoorbeeld te maken hebben met gevaarlijke stoffen, kredietinformatie enzovoort. Managers die deze orders moeten controleren en vrijgeven moeten hiervoor nu helemaal in AX. Met een Power App zouden we dit veel makkelijker en sneller kunnen inrichten, zodat ze ook bijvoorbeeld onderweg op hun mobiel orders kunnen vrijgeven.”

Q: Kun je wat meer vertellen over de rol van HSO als partner?

Ton: “Caldic opereert weliswaar wereldwijd, maar in essentie zijn we een Nederlands bedrijf. Dat past goed bij HSO. We opereren in hetzelfde vaarwater en zitten in dezelfde fase qua groei. Zo kunnen we waarde toevoegen aan elkaar. Voor ons is het een groot voordeel dat HSO internationaal kan opereren en wereldwijd ondersteuning kan organiseren. Zowel bij de global roll-outs van onze Dynamics 365 template als daarna met support aan gebruikers.”

Pieter: “De samenwerking met HSO verloopt over het algemeen heel goed. We doen zoals gezegd graag veel zelf, maar HSO staat klaar om te helpen waar nodig. Ook voor de internationale uitrol van Dynamics 365 zullen we zeker leunen op de teams van HSO.”

Ton: “Bovendien heeft HSO voldoende kennis en know how op veel disciplines, niet alleen ERP maar ook bijvoorbeeld CRM en business analytics. Juist omdat alle technologie en applicaties steeds meer geïntegreerd zijn hebben we een partner nodig die al deze kennis in huis heeft. Een partner die onze strategie begrijpt, snapt wat daarvoor nodig is, en tegelijk hands-on, wereldwijd, de juiste support kan bieden.”