Speciaal voor groothandel
Meer weten over Wholesale360?
BERG standaardiseert maatwerk met ERP-oplossing Dynamics Wholesale Distribution
BERG is een vooruitstrevende producent en groothandel in buitenspeelgoed, zoals skelters, trampolines en buitenspeeltoestellen.
BERG is een vooruitstrevende producent en groothandel in buitenspeelgoed, zoals skelters en trampolines en buitenspeeltoestellen. Het bedrijf is continu bezig met het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Hun oude ERP-systeem was end-of-life en bevatte veel maatwerk: het was de start voor de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Iets waar Henk van de Stroet, manager ICT bij BERG, met gezonde spanning naartoe werkte. De vorige migratie was namelijk een flinke klus. Met de Dynamics Wholesale Distribution-oplossing (Wholesale360), gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management, verliep deze implementatie echter een stuk soepeler.
Vertraagd inspelen op marktontwikkelingen door maatwerk
“Ons oude ERP-systeem, Dynamics AX 2012 R2, functioneerde nog goed”, vertelt Henk. “Maar we hebben al eens een keer lang gewacht om te migreren naar een nieuwere versie, omdat we zoveel maatwerk hadden. Een cumulatieve update van Dynamics AX kostte ons een half jaar en hier waren dan 10 man mee bezig. Dat gold ook voor het toevoegen van nieuwe functionaliteit, het duurde vaak maanden, voordat dit operationeel was. Dat maakte het lastig voor ons om snel in te spelen op veranderingen in de markt.”
De wens: minder maatwerk en meer functionaliteit
Henk: “We zijn voortdurend bezig met het verbeteren van onze processen, zowel logistiek, financieel en in de supply chain. Daarom ging onze voorkeur uit naar een cloudoplossing, die ook continu in ontwikkeling is. Samen met onze key users heb ik verschillende systemen bekeken en uiteindelijk viel onze keuze op Dynamics 365 en HSO. We waren ook gecharmeerd van Business Central, alleen Dynamics 365 bevatte veel meer functionaliteit die aansloot bij onze bedrijfsvoering, logistieke uitdagingen en groeiambities. Bovendien is HSO een vertrouwde en gewaardeerde IT-partner van BERG. De ERP-template sprak ons ook erg aan, omdat we naar standaardisatie wilden zonder maatwerk.”
ERP-software voor de groothandel
Wholesale360 is een flexibele en gebruiksvriendelijke ERP-template voor middelgrote bedrijven.
Het is gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management en biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden. We implementeren het systeem volgens een standaard projectmethodiek, wat zorgt voor een snelle realisatie tegen lagere kosten. Met Wholesale360 blijf je altijd up-to-date met de laatste versie van Microsoft Dynamics 365 en kun je gemakkelijk meegroeien met veranderingen in jouw bedrijf en in de markt.
Maatwerk standaardiseren
Ondanks dat BERG liever geen maatwerk wilde, bleek uit de analysefase dat er toch enkele bedrijfsspecifieke processen waren die juist de identiteit van de groothandel bepaalden. “Als een klant een skelter bij ons koopt, dan wordt deze niet in z'n geheel afgeleverd”, legt Henk uit. “Ze krijgen twee dozen: één met het skelterframe en één met een pakket dat het uiterlijk van de skelter bepaalt. Zo hadden we in totaal tien punten van maatwerk. Voor een deel hebben we onze bedrijfsprocessen aangepast aan het systeem. De overige wensen heeft HSO gestandaardiseerd en ingebouwd in de template. Zo kan ons ERP-systeem gewoon mee met updates én is deze functionaliteit ook beschikbaar voor nieuwe klanten van HSO.”
Sturende implementatiemethodiek werkte goed
Met de ERP-template van Wholesale360 werkt HSO met een sturende aanpak. De HSO-consultants stellen een bepaalde inrichting voor, in plaats van dat ze eerst alles uitvragen en dán pas gaan inrichten. Nadat de basis staat, gaan ze de diepte in. “Hierdoor konden we veel sneller aan de slag in een werkende omgeving”, geeft Henk aan. “Zo waren we in juli 2021 akkoord om samen met HSO te gaan werken, werd in oktober dat jaar ons maatwerk gestandaardiseerd en draaide in december 2021 het ERP-systeem in de basis. Het was een vliegende start.”
Henk: “In de jaren na onze laatste migratie, was ons ICT-landschap flink gegroeid. We hebben nu meer koppelingen met andere applicaties en ook BI is uitgebreid. Dus vanaf dat de basis draaide, zijn de key users begonnen met uitvoerig testen van de datamigratie en het bouwen van alle koppelingen. Na de zomer van 2022 hebben we nog onze webshop geïntegreerd en hebben we alle eindgebruikers goed getraind. Voor het testen en trainen hebben we dus ruim de tijd genomen, omdat dit een van de lessons learned was van de vorige implementatie. Ook kregen we nog eens een splinternieuw magazijn. Zo zijn we in januari 2023 live gegaan met ons nieuwe ERP-systeem.”
Logistiek manager zeer tevreden
Het nauwkeurig testen wierp zijn vruchten af. “We wisten voor de livegang dat alles werkte: verkooporders kwamen binnen, kortingen werden toegepast en alles in het magazijn werd naar behoren afgehandeld”, vertelt Henk. “In de kerstvakantie van 2022 konden we met vertrouwen over. Daar hadden we zelfs minder dagen voor nodig, dan we vooraf hadden bedacht. Natuurlijk waren we voorbereid op aandachtspunten na de livegang, maar ook die bleken mee te vallen. De extra maand consultancy was nauwelijks nodig. Ondertussen hebben we twee updates achter de rug en de derde volgt binnenkort. Ik zou bijna zeggen dat we die ‘tussen de bedrijven door doen'.”
Blij met het resultaat
Henk: “De logistieke aansturing is flink veranderd. Het oude systeem is vervangen door standaard warehousing in Dynamics 365. Onze orderpickers moesten dus werken met andere software en we hadden een gloednieuw magazijn. Een grote omslag. Dit was spannend, hoe efficiënt zijn de logistieke processen in Dynamics 365 en gaan onze orders wel op tijd de deur uit? Maar onze logistiek manager is zeer tevreden met hoe alle software werkt.”
Soepele livegang ERP-oplossing groothandel
BERG heeft er alles aan gedaan om een soepele livegang te bewerkstelligen. “Onze ervaren en gedreven key users en de senior consultants van HSO waren een gouden combinatie. Hun kennis en vaardigheden maakten de implementatie tot een succes. Uiteindelijk is en blijft dit gewoon mensenwerk en als de kennis en communicatie goed zijn en er is de wil om er iets moois van te maken, dan zie je dat terug in het resultaat.”
Maak een afspraak
Ben je benieuwd of Wholesale360 ook iets is voor jou? Maak dan een afspraak met een van onze experts.