Als een systeem veroudert, traag en aan vervanging toe is, dan is het tijd voor iets nieuws. Maar als een nieuw systeem zijn intrede doet, vraagt dat meestal om interne omschakeling. Om een nieuwe manier van werken. Hoe voorkom je dat een overstap té groot wordt voor je business?  

Vegro vond het antwoord met HSO en het Microsoft Power Platform. Zo bleef de technische transformatie beperkt voor de IT-afdeling. Maar maakte het een wereld van verschil voor de gebruiker. Erik Verheijen en Rob Molenaar, medewerkers applicatiebeheer bij Vegro vertellen over de samenwerking met HSO.

De mensen bij HSO zijn toegankelijk en de sfeer is goed. Ze konden zich meteen inleven in de complexe zorgmiddelenbranche. Wij waren dik tevreden over de samenwerking.” – Erik Verheijen

Van Microsoft InfoPath naar Power Apps

Zorgverzekeraars stellen eisen aan hun klanten voor het gebruik van medische middelen, waaronder die van Vegro. De opdracht om te controleren of iemand daaraan voldoet, ligt in handen van de leveranciers. Vegro dus. De medewerkers trekken hun conclusies aan de hand van vragen en antwoorden die binnenkomen in een digitaal indicatieformulier. Een onmisbaar hulpmiddel.

Zo’n belangrijk systeem hoort goed te functioneren. Dat deed het voor lange tijd ook via Microsoft InfoPath, een applicatie voor het maken van invoerformulieren. Maar omdat Microsoft deze oplossing niet meer ondersteunt, zijn er al enige tijd geen updates meer. Het systeem was verouderd en aan vervanging toe.  .

Het oude systeem was tijdrovend. Een medewerker zag een scherm met veel vragen. Soms wel dertig stuks, wat onoverzichtelijk is.” – Rob Molenaar

De voordelen voor Vegro

HSO bouwde de nieuwe applicatie met Microsoft Power Apps. De Power applicatie werd tegen het huidige ERP-systeem aangebouwd, oftewel Microsoft Business Central. Power Apps is perfect voor integraties tussen verschillende Microsoft-applicaties. Zo bleven bedrijfskritische processen intact voor Vegro.

Rob: “De gebruikswijze is eenvoudig en grotendeels hetzelfde, ondanks de complexe achterkant. Een medewerker start nu als voorheen op. Maar een gebruiker ziet één knop in zijn dashboard waarmee deze op de startpagina van de Power App belandt. De adoptie verliep daardoor vlekkeloos. Het adoptieproces was ten opzichte van andere apps veel beter. Mensen snappen het snel.”

Microsoft Power Apps heeft grote draagkracht

De applicatie heeft 200 gebruikers die meer dan 100.000 indicaties per jaar verwerken. “Onze nieuwe Microsoft Power App heeft dus grote draagkracht,” stelt Rob. In vergelijking met de oude applicatie is het systeem een stuk overzichtelijker. De vragen ingeperkt en de inrichting van de nieuwe applicatie helder.

Naast een applicatie aan de gebruikerskant is er ook een applicatie aan de beheerderskant. Daarmee beheert Vegro veelal zelf het systeem. Rob: “Hier kunnen we indicaties inzien en op basis hiervan rapportages maken.”

Een applicatie moet zich continu aanpassen aan een organisatie. Het kan immers altijd sneller of efficiënter. Deze optimalisatieslagen maken HSO en Vegro samen. “Er vonden al verschillende updates plaats. De laadtijd bij het opstarten van het systeem is inmiddels nóg korter. Dat hebben we samen met HSO bereikt,” vertelt Erik.

Lees meer over Power Apps