De transformatie van het IT-platform van Intergamma, de organisatie achter doe-het-zelf-formules Gamma en Karwei, is in volle gang. De HSO Discovery aanpak bleek een uitstekend vervolg te zijn op dit complexe meerjarentraject dat Intergamma enige tijd geleden startte. Na een doorlooptijd van ongeveer drie maanden had Intergamma een uitgebreider inzicht in hun digitale roadmap, inclusief de gewenste architectuur, een fit/gap analyse van de oude en nieuwe situatie, risico’s en een helder stappenplan, verwachte business impact en kosten. Ruud Bronswijk, Manager IT Operations, is enthousiast over de aanpak van HSO en vertelt over zijn ervaringen.

Ruud Bronswijk startte meer dan 20 jaar geleden als trainee op de IT-afdeling bij Intergamma en voelde zich direct thuis in de retailbranche. Hij begon als informatieanalist en werkte vervolgens als projectleider. Na een tussenstap als regiomanager van een twintigtal bouwmarkten werd Ruud Manager bouwmarkt automatisering. In deze rol stond Ruud mede aan de wieg van de e-commerce strategie van Intergamma.

Van de kelder naar een plek aan de directietafel

De invoering van e-commerce was destijds een behoorlijke uitdaging. Ruud: “De koppeling van de webshops met de back-end systemen betekende bijvoorbeeld dat de omzet direct in alle managementinformatiesystemen moest staan, de juiste order- en bezorginformatie moest bij de klant terechtkomen, de koppeling met fulfillment moest gemaakt, kortom, alle systemen moesten volledig worden geïntegreerd. De komst van e-commerce betekende daarmee een kantelpunt voor de rol van IT. De IT-afdeling kreeg steeds meer een bepalende rol doordat Intergamma met automatisering en service het verschil kon maken. Dit belang werd en wordt alleen maar groter. Immers, alle afdelingen zijn erbij betrokken en hebben er belang bij, zoals de financiële teams, de accountants, compliancy en security. Dat maakt het erg leuk en uitdagend want er wordt veel in geïnvesteerd. Waar de IT-afdeling voorheen bij wijze van spreken in de kelder zat, heeft IT nu een plek aan tafel in de directie gekregen.”

ERP Modernization Cloud

Behoefte aan IT-architectuur groeide bij Intergamma

Ruud: “De toegenomen complexiteit betekent dat er behoefte kwam aan architectuur en het vastleggen van de principes van onze architectuur. Daarmee bedoelen we bijvoorbeeld dat we een modern IT-landschap willen. Twee belangrijke maatwerkapplicaties, voor factureren en betalingen, voldoen daar niet aan. Net als de standaard applicatie Microsoft Dynamics AX die we gebruiken voor een aantal bedrijfsonderdelen, zoals sourcing.

Van AX wisten we dat we het op termijn moesten vervangen door Dynamics 365. We wisten ook dat we met de maatwerkapplicaties niet veel langer door kunnen; er is steeds minder expertise in huis om de applicaties te onderhouden, terwijl de integratie en behoeften vanuit de business steeds complexer worden.

In 2018 zijn we daarom gestart met het onderzoeken of en hoe we onze maatwerkapplicaties kunnen vervangen. Een flinke en hete aardappel, want wie wil zijn vingers branden aan deze extreem belangrijke systemen? Je weet van te voren dat het complex en kostbaar wordt en dat we alle processen onder de loep moeten nemen. Toch wilden we hiermee starten, juist omdat we wisten dat we die hete aardappel niet voor altijd voor ons uit konden schuiven.”

Dynamics 365 sluit aan op eisen Intergamma

Omdat Intergamma niet over één nacht ijs wilde gaan, heeft de organisatie de tijd genomen voor het verkennen van de mogelijkheden van Dynamics 365, voor het zoeken van de juiste partner. Ruud: “Uit ons onderzoek bleek dat Dynamics 365 mogelijk aan onze functionele eisen en architectuur principes voldeed. Maar, hoe dan verder? We nodigden onze huidige AX partner en HSO uit voor een pitch en HSO stak er met kop en schouders bovenuit. We zochten namelijk niet alleen een bedrijf met kennis van Dynamics 365, maar ook een partner die onze retailprocessen begrijpt. HSO liet deskundigheid op het gebied van Dynamics 365 en retail zien en toonde aan hoe we mogelijke problemen kunnen oplossen.”

Intergamma start met HSO Discovery aanpak

Gezien de complexiteit van het IT-landschap en de applicaties en bedrijfsprocessen die bij de transformatie naar het Microsoft platform betrokken zijn, adviseerde HSO om te starten met de Discovery aanpak. Deze methode zorgt ervoor een bedrijf grip krijgt op hun digitale meerjarenstrategie. Waarbij niet de technische vraag of de verouderde applicaties het uitgangspunt zijn, maar de strategische doelstellingen van de organisatie. Het resultaat van de Discovery aanpak is een roadmap die inzicht geeft in de voordelen, risico’s en benodigde investeringen, met daarbij een haalbare planning

Ruud: “Het theoretisch kader dat HSO schetste was duidelijk, helder en concreet. We hebben een aantal werksessies gehouden om te komen tot een fit/gap analyse tussen de huidige en de nieuwe software, een plan van aanpak en een begroting. De Discovery aanpak heeft Intergamma inzicht gegeven waar in het huidige IT-landschap de knelpunten zitten en wat nodig is om deze op te lossen. Zo ontwerpen we een ideale applicatie-architectuur, waarbij we rekening houden met bijvoorbeeld integratievraagstukken en datamanagement.

Dit traject duurde ongeveer drie maanden. Het resultaat dat werd gepresenteerd gaf compleet inzicht in de oplossingsrichting en de architectuurplaat die we zochten. Het uiteindelijke stappenplan dat HSO voorstelde sluit goed aan bij onze behoeftes. Juist het voorstellen van kleine stappen om zoveel mogelijk risico’s te beperken gaf ons veel vertrouwen. Zo gaan we in de eerste fase Dynamics 365 vooral leren kennen en gaan we nog niet tornen aan de bedrijfskritische processen. Pas als we met de applicaties vertrouwd zijn gaan we aan we het maatwerk vervangen.”

Karwei

Van Discovery aanpak naar uitvoering

Ruud: “De volgende uitdaging was voor ons om de business mee te krijgen om het plan voor de ontworpen architectuur uit te voeren. Dit vraagt om een flinke investering, dus was het van groot belang om de toegevoegde waarde zo goed mogelijk naar voren te brengen. Want zonder steun en inzet van de business kan een project als dit niet slagen. Uiteindelijk heeft de directie akkoord gegeven en gaan we in 2020 aan de slag.

We hebben veel vertrouwen in de projectmatige aanpak van HSO. Eerst gaan we aan de slag met de processen, die we volledig in kaart brengen, en daarna doen we de configuratie, met een meer agile aanpak. De Discovery aanpak was voor Intergamma een goede start en het resultaat, een duidelijke roadmap voor de komende jaren, is een uitstekende basis voor de komende projecten. We hebben ervaren dat HSO goed sturing geeft aan de processen en er bijvoorbeeld voor zorgt dat de juiste mensen op het juiste moment aan tafel zitten en dat alle benodigde data en informatie beschikbaar zijn. Met deze roadmap kijken we met vertrouwen naar de toekomst.”

ERP Modernization Cloud