Hotmobil Deutschland GmbH verplaatst energie. De specialist voor mobiele verwarmings-, koel- en stoomcentrales verhuurt zijn systemen in heel Duitsland met een 24-uurs service, 365 dagen per jaar. Het voormalige ERP-systeem van Hotmobil had zijn grenzen bereikt, dankzij forse groei van het aantal apparaten en uitbreiding van de dienstverlening. Het bedrijf koos voor Dynamics 365 en Microsoft Azure met als resultaat een consistente en geïntegreerde oplossing voor alle kernbedrijfsprocessen.

De Hotmobil uitdaging: IT-migratie tussen de zomer en de winter in

Wanneer het te koud of te warm is, biedt Hotmobil de oplossing. Het bedrijf heeft acht vestigingen in Duitsland en verhuurt mobiele verwarmings-, koel- en stoomregelinstallaties. Of het nu gaat om de verwarming van gebouwen, stadsverwarming, airconditioning of het overbruggen van een verwarmingsstoring: Hotmobil heeft de juiste oplossing in het juiste formaat, voor verwarming of juist koeling, van eengezinswoningen tot grote bouwplaatsen.

“Snelheid en flexibiliteit betekenen alles voor onze klanten,” zegt Rainer Notter, Co-Managing Director van Hotmobil. “In de helft van de gevallen is het een noodgeval, bijvoorbeeld als de verwarmings- of airconditioningsinstallatie is uitgevallen. Ons doel is om elk issue in heel Duitsland binnen enkele uren te verhelpen.”

Toekomstbestendige ERP-oplossing nodig

Hotmobil heeft de afgelopen jaren haar activiteiten sterk uitgebreid. De toepassingsgebieden voor mobiele verwarmingssystemen variëren van het drogen van de dekvloer en de warmwatervoorziening tot aan procesenergie in fabrieken en het verwarmen van tenten bij evenementen. De veelheid aan producten en diensten stelt hoge eisen aan Enterprise Resource Planning.

“Onze vorige ERP-software was niet in staat om al onze business units te integreren,” vervolgt Notter. “Toen we nog verder wilden groeien, was het duidelijk dat we een moderne, toekomstbestendige ERP-oplossing nodig hadden, die alle kernbedrijfsprocessen integreert en ondersteunt en alle relevante subsystemen met elkaar verbindt. En bovendien een modern controlesysteem voor de best mogelijke transparantie met betrekking tot hoeveelheden en kosten van stroom.”

Hotmobil werkte al samen met Microsoft-partner HSO. Het team van HSO adviseerde de cloud-based software Microsoft Dynamics 365 voor Finance & Operations. De grootste uitdaging voor het projectmanagement bleken de extreme seizoensgebonden schommelingen in de business van de onderneming. Zo zijn de mobiele cv-installaties vooral in de periode van september tot maart in trek en in de zomer gaan de koelsystemen hard. Daarom is Dynamics 365 gefaseerd ingevoerd.

Cloud-based voorraadbeheer voor service en magazijn Hotmobil

Als eerste werden de twee kernactiviteiten verhuur en verkoop gemigreerd naar de Microsoft Azure Cloud. De migratie verliep soepel. Financiële administratie, inkoop, logistiek en productie volgden. De directie was enthousiast: “De snelheid waarmee we nu gegevens over de hele linie kunnen evalueren is enorm. Met Dynamics 365 is alles van offerte tot factuur in één oogopslag beschikbaar en we hebben meer mogelijkheden voor tracking en evaluatie. Het geïntegreerde systeem brengt de bedrijfsprocessen van A tot Z in kaart en geeft ons een 360-graden overzicht in onze klantinformatie.”

De 85 medewerkers van Hotmobil GmbH beheren in totaal 1.000 verhuureenheden, variërend van de omvang van een wasmachine tot die van een scheepscontainer. Ze beheren een veelvoud aan complexe taken waarvoor ze nu worden ondersteund door Dynamics 365 F&O. De magazijn- en serviceafdelingen maken gebruik van een uniforme interface op hun mobiele telefoons, tablets en computers die toegang biedt tot alle benodigde informatie. Als een servicemedewerker bijvoorbeeld naar een klant rijdt, geeft hij via de app aan welke onderdelen hij uit de voorraad haalt of later terugbrengt naar het magazijn als deze niet nodig zijn. Voorheen gebeurde dit handmatig, een tijdrovend proces. Het systeem kan nu op elk moment worden gebruikt om de beschikbaarheid van installaties in heel Duitsland te controleren. Voorheen moesten de verschillende locaties individueel worden gecontacteerd.

Maximale flexibiliteit en snelheid met Dynamics 365

Klanten profiteren van een aanzienlijk snellere service en medewerkers hoeven niet langer handmatig gegevens bij te houden. Ze kunnen vooruit plannen en hebben altijd de actuele voorraad bij de hand. “We kunnen beter voor onze klanten zorgen en beter inspelen op hun behoeftes,” vat Rainer Notter samen. “Dynamics 365 stelt ons in staat om onze processen aan te passen aan de bedrijfsbehoeftes – en niet andersom.”

Hotmobil blijft groeien en Dynamics 365 biedt hiervoor maximale flexibiliteit en snelheid voor alle bedrijfsapplicaties. Er is geen nieuwe IT-infrastructuur nodig bij het aannemen van nieuwe medewerkers of het openen van nieuwe locaties. Bovendien is de oplossing van Microsoft toekomstbestendig: of het nu gaat om voorspellend onderhoud, een transparante servicehistorie over de gehele levenscyclus van apparaten of nieuwe prijsmodellen gebaseerd op de evaluatie van verbruiksgegevens.

Dynamics 365 datawarehouse - ga je kiezen B