Meer lezen over SharePoint?
Blog serie
Effectief kennisdelen en samenwerken met externen? Dat doe je met SharePoint!
24 aug, 2022
Kennis is macht, maar kennisdelen is kracht. Veel bedrijven worstelen met verouderde systemen, en ongestructureerde en versnipperde informatie. Een grote belemmering bij het samenwerken. Niet alleen intern, maar ook met partijen buiten de organisatie. Maar hoe faciliteer je dit? SharePoint is een modern platform waarmee je bepaalde informatie toegankelijk maakt voor degenen met de juiste autorisatie. Daarbij maakt het niet uit of die persoon zich binnen of buiten de organisatie bevindt. In dit artikel vertellen we je meer over de toepassing van Artificial Intelligence (AI) en de kracht van templates.
Veilig kennisdelen via SharePoint
We krijgen best vaak de vraag of je SharePoint ook kunt inzetten als extranet, bijvoorbeeld voor het delen van instructies en handleidingen. Het antwoord is jazeker. Maar dan is het wel van belang om na te denken hoe je bestanden op een veilige manier gaat delen met externen, zoals klanten en leveranciers. Hoe regel je autorisaties in en hoe houd je hier grip op?
Natuurlijk is het een risico wanneer je externen uitnodigt om door je eigen documentmanagementsysteem te bladeren. Uiteraard mag multifactorauthenticatie (MFA) niet ontbreken voor een veilige toegang. Maar er zijn ook genoeg andere opties om de toegang goed te beveiligen. Dat kun je doen met dataclassificatie, welke documenten zijn bijvoorbeeld voor intern gebruik en welke niet? En Identity and Access Management helpt je bij het toekennen van de juiste rechten en rollen op basis van Active Directory. Wanneer onze klanten aan de slag willen met een intranet, helpen we ze altijd bij het inrichten van de technische controls, zodat ze compliant zijn aan bijvoorbeeld een ISO 270001.
Snel informatie vinden in SharePoint met AI
Heb je dan zo’n extranet ingericht voor je klanten of leveranciers, dan is het ook goed om na te denken over hoe je het hen zo eenvoudig mogelijk maakt om de juiste informatie te vinden. Metadata speelt hierbij een belangrijke rol. Door per document (geautomatiseerd) aan te geven welk product het betreft, in welke taal het document is, en om welke versie het gaat, gaat het vinden van de juiste informatie een stuk sneller.
Ook AI kan hierbij een rol spelen door content te clusteren op basis van onderwerp. Viva Topics maakt gebruik van AI door alle content te scannen en die samen te brengen op een aparte SharePoint site over dat betreffende onderwerp. En ga je bijvoorbeeld in Teams met je muis over een bepaald onderwerp, dan krijg je een themakaart te zien met meer informatie, gerelateerde documenten en een lijst met personen die hier veel van weten. Handig om snel informatie te vinden!
De kracht van templates in SharePoint
Om het samenwerken te structureren, bijvoorbeeld voor projecten, is het aan te raden om met templates te werken. We hebben bijvoorbeeld een template en bijbehorende workflow ingericht voor een klant voor hun New Product Development (NPD) proces. Dit proces is gericht op een nieuw product, innovaties aan een bestaand product of het introduceren van een bestaand product op een nieuwe markt. En als je in dit NPD proces niet gestructureerd samenwerkt, is de kans op een trade-off of een langere time-to-market groot. Terwijl het bij innovaties juist zo belangrijk is om snel te kunnen schakelen.
Hoe de template werkt? Er wordt een nieuw project aangemaakt in het ERP-systeem. Gelijktijdig wordt dan automatisch een SharePoint site volgens een vast template aangemaakt, rollen en rechten toegekend, mappen aangemaakt en een projectmanager aangewezen. Vervolgens volgt de workflow de volgende stappen in het NPD-proces: onderzoek, ontwerp, ontwikkeling en commercialisering. Natuurlijk kun je zelf een template ontwerpen gericht op jouw processen en die weer hergebruiken. Een template zorgt in ieder geval voor een efficiënte en kwalitatieve samenwerking.
Effectief kennisdelen en samenwerken met externen
Informatie gestructureerd wegzetten binnen je organisatie helpt om beter te kunnen samenwerken met externe partijen en kennis te delen. Met een extranet kunnen bijvoorbeeld klanten zichzelf bedienen van de informatie die ze nodig hebben. Uiteraard zorg je dat documenten gemakkelijk te vinden zijn en onderwerpen geclusterd worden weergegeven. En toegang is volledig veilig in te regelen. Wanneer je dan ook nog eens op basis van templates werkt, staat niets je meer in de weg om effectief kennis te delen en samen te werken met externe partijen.
Benieuwd naar wat SharePoint in combinatie met Teams, OneDrive en Viva voor jouw organisatie kan betekenen? Meld je dan nu aan voor onze Expert Advies sessie. In een uur laten we je zien hoe deze oplossingen jouw communicatie en samenwerking een boost geven. Meld je nu gratis aan: