Adoptie & change is aandacht voor de mens achter de techniek

Maar liefst 60 procent van de IT-implementaties faalt. Waarom? De focus ligt te veel op de applicatie. Er is te weinig aandacht voor de verandering die het nieuwe systeem brengt: voor de organisatie, haar mensen en bedrijfsprocessen. De impact van een nieuwe applicatie serieus nemen en erop inspelen: dát is wat deze hoge score tegengaat, vindt Merel Hummelink, Senior Consultant bij HSO. Zij vertelt tegen welke uitdagingen veel organisaties oplopen.

Er zijn allerlei redenen voor het falen van een IT-implementatie. Eén ervan spant de kroon: te laat, geen of weinig aandacht voor adoption & change. Alleen maar aangeven dat het IT-systeem nodig is, bijvoorbeeld omdat het oorspronkelijke systeem verouderd is, motiveert medewerkers onvoldoende. Merel vertelt: ‘Dit soort benaderingen roept weerstand op bij een organisatie. De what’s in it for me ontbreekt. Hetzelfde geldt voor de timing van communicatie. Als er pas vlak voor de implementatie gecommuniceerd wordt over een nieuw systeem, voelen medewerkers zich sneller overrompeld. Je organisatie van begin tot eind meenemen in de change, maakt een wezenlijk verschil.’

‘Medewerkers van allerlei afdelingen, leeftijden en achtergronden moeten jouw systeem gebruiken. Iedereen maakt een andere transitie door: iemand van 20 adopteert een systeem anders dan iemand van 60. Door stil te staan bij het verandertraject van het individu, kun je de verandering van de hele organisatie beter begeleiden. Medewerkers voelen en zien dat er naar ze geluisterd wordt. Dat wil iedereen in een bedrijf.’

Hiervoor heeft HSO een aanpak voor adoption & change ontwikkeld. Die is gebaseerd op de PROSCI-methodiek, waarin het ADKAR-model centraal staat. ‘De adoptiebehoefte vraagt namelijk geen one-size-fits-all-methode, maar een aanpak die op microniveau is afgestemd, op het individu’, vertelt Merel.

HSO meet de behoeften van medewerkers via het ADKAR-model en brengt de wensen van key-users in kaart door middel van assessments en workshops. ‘Hieruit ontstaan inzichten die we samenvatten tot een doelgerichte aanpak, en vervolgens uitrollen tijdens de implementatie.

Door de maatwerk-assessments binnen de ADKAR-methode weten we welke reis het individu maakt. We kennen de barrièrepunten in verschillende veranderfases: preparing approach, manage change en sustain outcomes.