Datenschutzerklärung
1. Einleitung
1.1 Diese Datenschutzerklärung (nachfolgend die „Erklärung“) gilt für sämtliche personenbezogenen Daten (wie unten definiert), die wir von unseren Vertretern, Kunden, potenziellen Kunden, Partnern, Lieferanten, Website-Besuchern, Bewerbern sowie Teilnehmern von (Online-)Veranstaltungen verarbeiten.
1.2 Wir legen großen Wert auf einen sorgfältigen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. Diese Erklärung erläutert, nach welchen Grundsätzen HSO Ihre personenbezogenen Daten erhebt, nutzt, verarbeitet, speichert, offenlegt und übermittelt sowie welche Rechte Ihnen in diesem Zusammenhang zustehen.
2. Zwecke der Verarbeitung, Kategorien personenbezogener Daten und Rechtsgrundlagen
2.1 Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke und stets im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage mindestens einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
Einwilligung;
Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags;
Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung; oder
Berechtigtes Interesse.
2.2 Abhängig vom jeweiligen Zweck erheben und verarbeiten wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten. Hierzu können insbesondere gehören:
Name,
Postanschrift,
E-Mail-Adresse,
Telefonnummer,
Geburtsdatum,
Geschlecht,
Firmenname,
berufliche Position/Funktion,
Qualifikationen,
Berufserfahrung,
Angaben zu Ihrem Beschäftigungs- und Werdegang,
Kenntnisse und Fähigkeiten, die Sie uns mitteilen,
sowie gegebenenfalls Videoaufzeichnungen bzw. Videobilder, wenn Sie ein Videointerview nutzen.
2.3 Wenn Sie uns personenbezogene Daten über unsere Website zur Verfügung stellen, beachten Sie bitte auch unsere Cookie-Erklärung.
2.4 Soweit die Bereitstellung personenbezogener Daten für den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags mit uns oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, sind Sie verpflichtet, die entsprechenden personenbezogenen Daten bereitzustellen. Falls Sie die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten verweigern oder unterlassen, kann dies dazu führen, dass wir Sie nicht informieren oder die vertragliche Beziehung mit Ihnen nicht ordnungsgemäß verwalten können.
3. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
3.1 Für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke können wir HSO-Gesellschaften, externe Dienstleister oder Geschäftspartner einsetzen.
3.2 Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Mitarbeiter von HSO-Gesellschaften, externe Dienstleister oder Geschäftspartner weiter, die:
zur Entgegennahme und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berechtigt sind,
ein berechtigtes Erfordernis für den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben haben,
angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten umgesetzt haben,
Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und nur soweit erforderlich verarbeiten, und
sämtliche Anforderungen der jeweils geltenden gesetzlichen Datenschutzvorschriften erfüllen.
4. Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in Drittländer
4.1 Personenbezogene Daten von Personen mit Wohnsitz in der Europäischen Union können von HSO-Gesellschaften, externen Dienstleistern oder Geschäftspartnern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet oder eingesehen werden. Soweit in diesen Ländern kein dem EWR entsprechendes Datenschutzniveau besteht, stellen wir zusätzlich zu den vorstehend beschriebenen Maßnahmen sicher, dass die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten auf geeigneten Garantien gemäß Artikel 46 DSGVO beruht, insbesondere durch den Abschluss der von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln (SCCs) für Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter.
5. Datensicherheit
5.1 Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um Ihre personenbezogenen Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff sowie vor sonstigen Formen der rechtswidrigen Verarbeitung zu schützen. Darüber hinaus verpflichten wir unsere Auftragsverarbeiter zur Umsetzung entsprechender technischer und organisatorischer Maßnahmen.
6. Speicherdauer
6.1 Ihre personenbezogenen Daten werden nicht länger gespeichert, als es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten etwas anderes vorsehen. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit einem Vertrag zwischen Ihnen und uns verarbeitet werden, speichern wir mindestens bis zur Beendigung des jeweiligen Vertragsverhältnisses.
7. Ihre Rechte
7.1 Sie können sich jederzeit über die unten angegebenen Kontaktdaten an uns wenden, wenn Sie:
Auskunft darüber erhalten möchten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten;
die Berichtigung Ihrer Daten verlangen möchten;
die Löschung Ihrer Daten verlangen möchten;
die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen möchten;
die Übertragung Ihrer Daten an eine andere Organisation verlangen möchten;
der Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses widersprechen möchten; und/oder
eine erteilte Einwilligung widerrufen möchten.
7.2 Wir prüfen Ihr Anliegen entsprechend den geltenden gesetzlichen Vorschriften.
7.3 Gegebenenfalls können wir zusätzliche Informationen anfordern, um Ihre Identität zu überprüfen. Falls erforderlich, informieren wir Sie unverzüglich über die weiteren Maßnahmen.
7.4 Sie haben das Recht, bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn wir nicht fristgerecht reagieren oder aus sonstigen Gründen Anlass zur Beschwerde besteht.
8. Kontakt
8.1 Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist grundsätzlich die jeweils mit Ihnen in Vertragsbeziehung stehende oder die jeweilige Verarbeitung veranlassende HSO-Gesellschaft. Für bestimmte unternehmensübergreifende Verarbeitungstätigkeiten kann die HSO Group B.V., Newtonstraat 27, 3902 HP Veenendaal, Niederlande, allein oder gemeinsam mit der jeweiligen HSO-Gesellschaft Verantwortlicher sein. Die für die jeweilige Verarbeitung verantwortliche Gesellschaft wird Ihnen im Zusammenhang mit der konkreten Verarbeitung mitgeteilt.
8.2 Wenn Sie Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden zu dieser Erklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte unter:
legal@hso.com.
Für Anfragen, die speziell deutsche Gesellschaften betreffen, erreichenbetreffend, können Sie den zuständigendortigen Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse erreichen:
daten@hso.com.
9. Geltungsbereich
9.1 Diese Erklärung gilt für sämtliche Dritte, die HSO personenbezogene Daten bereitstellen.
9.2 Im Falle eines Widerspruchs zwischen dieser Erklärung und einem zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrag hat der jeweilige Vertrag Vorrang.
10. Sonstiges
10.1 Änderungen. Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung jederzeit nach eigenem Ermessen zu ändern oder aufzuheben. Die jeweils aktuelle Version wird auf Anfrage sowie über unsere Website hso.com zur Verfügung gestellt.
10.2 Salvatorische Klausel. Sollte eine Bestimmung dieser Erklärung ganz oder teilweise unwirksam oder nicht durchsetzbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Wir werden uns bemühen, die unwirksame oder nicht durchsetzbare Bestimmung durch eine rechtlich zulässige Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung möglichst nahekommt.
11. Definitionen und Auslegung
11.1 „HSO“ (auch „wir“, „uns“ oder „unser“) bezeichnet je nach Zusammenhang eine einzelne HSO-Gesellschaft, die HSO Group B.V., eine Kombination hiervon oder sämtliche HSO-Gesellschaften einschließlich der HSO Group B.V.
11.2 „HSO Group B.V.“ ist eine nach niederländischem Recht gegründete Gesellschaft mit Sitz in Utrecht und Geschäftsanschrift Newtonstraat 27, 3902 HP Veenendaal, Niederlande. Sie ist die oberste Muttergesellschaft der HSO-Unternehmensgruppe.
11.3 „HSO-Gesellschaft“ bezeichnet jede Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft, jedes Joint Venture oder jede sonstige Organisationseinheit, die direkt oder indirekt von der HSO Group B.V. kontrolliert wird. „Kontrolle“ bedeutet den direkten oder indirekten Besitz der Befugnis, die Geschäftsführung und Unternehmenspolitik zu bestimmen oder maßgeblich zu beeinflussen, sei es durch Stimmrechte, vertragliche Vereinbarungen oder auf andere Weise.
11.4 „Personenbezogene Daten“ bezeichnet alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar gilt eine natürliche Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten, einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind.
11.5 „Verarbeitung“ bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen oder Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
11.6 „Sie“ oder „Ihr/Ihre“ bezeichnet sämtliche Dritte, die HSO personenbezogene Daten bereitstellen, einschließlich Vertreter, Kunden, potenzieller Kunden, Partner, Lieferanten, Website-Besucher, Bewerber und Teilnehmer von (Online-)Veranstaltungen.
Versionshistorie
Aktuelle Version: 1.0 (10. September 2026)