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Effizienz neu gedacht: Wie KI-gestützte Automatisierung das Dokumentenmanagement einer führenden Kanzlei transformierte
Erfahren Sie, wie eine renommierte Kanzlei mithilfe künstlicher Intelligenz ihr Dokumentenmanagement revolutionierte, Prozesse beschleunigte und ihren Teams Freiraum für strategische Mandatsarbeit schuf.
Über die Kanzlei
Unser Kunde, eine international tätige Kanzlei, zählt zu den führenden Anbietern integrierter Rechtsdienstleistungen. Sie ist spezialisiert auf komplexe Streitfälle im Bereich Personenschäden, Wertpapierbetrug und Umweltrecht. Dabei verarbeitet sie täglich eine große Menge anspruchsvoller juristischer Dokumente – oft mit komplexen medizinischen Begriffen. Um diesen Aufwand effizient zu bewältigen und Informationen besser nutzbar zu machen, suchte die Kanzlei nach einer leistungsfähigen Lösung für intelligentes Dokumentenmanagement.
Die Herausforderung
Das Team stand vor der Herausforderung, eine enorme Menge an juristischen Dokumenten zu sichten und zu bearbeiten. Der manuelle Aufwand beim Prüfen, Verarbeiten und Klassifizieren von Inhalten war hoch – insbesondere bei Fachbegriffen aus dem medizinischen Bereich. Die Folge: Wertvolle Zeit floss in wiederkehrende Aufgaben, während für strategisch wichtigere Tätigkeiten kaum Ressourcen blieben.
Die Kanzlei suchte deshalb nach einer Lösung, die Dokumente automatisiert verarbeiten kann, dabei zuverlässig arbeitet und möglichst wenig manuelle Eingriffe erfordert. Gleichzeitig musste das System skalierbar und anpassungsfähig sein, um mit dem zukünftigen Wachstum Schritt zu halten.
Die Lösung
HSO setzte gemeinsam mit der Kanzlei eine leistungsstarke, KI-gestützte Lösung auf, um das Dokumentenmanagement zu automatisieren und zu optimieren. Grundlage war Microsoft Azure mit modernsten KI- und Automatisierungstechnologien. Die Lösung analysiert große Mengen juristischer Dokumente, kategorisiert sie intelligent und hält gleichzeitig regulatorische Vorgaben ein.
Indem die KI automatisch zentrale medizinische und juristische Begriffe extrahiert, ersetzt sie zeitintensive manuelle Prüfungen. Die skalierbare, nachrichtenbasierte Architektur ließ sich reibungslos in die bestehende Systemlandschaft integrieren und kann jederzeit problemlos erweitert werden. Damit passt sich die Lösung flexibel an das digitale Wachstum der Kanzlei an.
Dank dieser neuen Infrastruktur konzentriert sich das Team wieder stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten wie die Mandatsentwicklung, Fallanalyse und Mandantenkommunikation. Die Transformation verbesserte die Abläufe in mehreren Abteilungen und unterstützte die Digitalisierungsstrategie der Kanzlei in vollem Umfang.
Zentrale Komponenten der Lösung
Automatisierte Erkennung medizinischer Begriffe: Mithilfe künstlicher Intelligenz identifiziert die Lösung relevante ICD-10-Codes aus einem Glossar des CDC. Es liest alle gängigen Dateiformate, darunter PDF, Bilder und Word-Dokumente.
Individuell trainierte KI-Funktionen: Moderne Algorithmen erkennen und verarbeiten wichtige medizinische Fachbegriffe innerhalb kürzester Zeit.
Flexible Architektur: Eine auf Azure Service Bus basierende Struktur sorgt für eine nahtlose Systemintegration und bietet eine zukunftssichere Basis für weitere Anwendungen und Upgrades.
Durch die neue Lösung gewinnen unsere Teams deutlich mehr Zeit für strategische Aufgaben. Dazu gehören profunde Fallanalysen, bessere Recherchen und der intensive Mandantenkontakt.
Die Vorteile auf einen Blick
- Rechtsabteilung: Durch die Automatisierung entfällt ein Großteil der manuellen Dokumentenbearbeitung. So bleibt mehr Zeit für die Fallvorbereitung und andere strategische Aufgaben, während die Datenhaltung weiterhin sicher und rechtskonform bleibt.
- Compliance & Analyse: ICD-10-Begriffe werden in Echtzeit erkannt. Das vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und senkt die Fehlerquote bei der Berichterstattung.
- Forschung & Fallentwicklung: Die schnelle Erkennung medizinischer Begriffe beschleunigt Recherchen und verbessert die Analyse komplexer Sachverhalte.
- IT & Softwareentwicklung: Die Architektur lässt sich problemlos mit bestehenden Systemen verbinden und schafft eine zukunftsfähige Grundlage für neue Anwendungen.
- Dokumentenmanagement: Die automatische Verschlagwortung und Klassifizierung in SharePoint erleichtern die Verwaltung und verbessern die Auffindbarkeit von Informationen erheblich.
Geschäftlicher Nutzen
Nach der Einführung der automatisierten Lösung stieg die Effizienz im Unternehmen spürbar. Dokumente ließen sich deutlich schneller prüfen, was die juristischen Teams entlastete und Ressourcen für komplexere Aufgaben freisetzte. Die skalierbare Architektur bereitet die Kanzlei optimal auf kommende Entwicklungen vor – von der Modernisierung der Fallbearbeitung bis hin zu neuen Technologien.
Schon jetzt öffnet die Lösung die Tür für weitere KI-gestützte Funktionen, etwa durch Azure OpenAI für die Sprachverarbeitung oder Microsoft Copilot zur automatischen Dokumentenzusammenfassung. So stärkt die Kanzlei nicht nur ihre heutige Wettbewerbsfähigkeit, sondern schafft auch ein solides Fundament für künftiges Wachstum.
Fragen? Kontaktieren Sie uns
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie KI-gestützte Lösungen Ihre Kanzlei effizienter machen können. Sprechen Sie mit unseren Experten – wir freuen uns auf den Austausch.