Expense Entry Agent von HSO
Smartere Spesenerfassung beginnt hier
Reduzieren Sie den Aufwand für die Spesenerfassung um bis zu 50 %, damit Ihr Team weniger Zeit mit Administration und mehr Zeit mit wertschöpfender Arbeit verbringen kann.
Automatisieren Sie die Erfassung und Einreichung von Spesen – direkt in Microsoft Teams
Manuelle Spesenabrechnungen sind zeitaufwändig, fehleranfällig und für Mitarbeitende oft frustrierend. Der Expense Entry Agent von HSO revolutioniert die Art und Weise, wie Mitarbeitende Spesen erfassen und einreichen – für einen schnelleren, intelligenteren und reibungsloseren Prozess.
Mitarbeitendenorientiert. Microsoft‑powered. Von HSO geliefert.
Für die meisten Unternehmen ist die Spesenerfassung eine wiederkehrende, stark störende Aufgabe. Die Mitarbeiter verbringen wertvolle Zeit damit, Belege zu fotografieren, sie per E-Mail an sich selbst zu schicken, Daten manuell einzugeben und sich durch browserbasierte Tools zu navigieren.
Häufige Frustrationen sind:
Ein durchschnittliches Unternehmen mit 3.000 Mitarbeitenden verarbeitet jährlich über 70.000 Spesen – das sind fast 300 Spesen pro Arbeitstag. Selbst kleine Effizienzgewinne können zu erheblichen Zeiteinsparungen im gesamten Unternehmen führen.
Schon eine Verbesserung von nur 10 % kann Hunderte von Stunden pro Monat einsparen.
Wie der Expense Entry Agent Zeit spart und Fehler reduziert
- Belege in Sekunden einreichen: Erfassen und laden Sie Belege sofort hoch – per Foto oder durch das direkte Hochladen einer Datei in den Agent in Microsoft Teams (mobil oder Desktop).
- KI übernimmt die Details: Dank Azure OpenAI werden Händler, Datum, Betrag und Währung automatisch extrahiert.
- Automatisierte Erstellung von Spesenzeilen: Belege werden in Spesenzeilen umgewandelt und direkt in Ihr bestehendes Timesheet‑System übernommen. Alles innerhalb von Teams – keine zusätzlichen Schritte erforderlich.
- Sicher & compliant bleiben: Verschlüsselte Daten, nachvollziehbare Zugriffe und integrierte Compliance‑Kontrollen sorgen für Vertrauen bei Finanzteams und der Geschäftsführung.
- Effizienz kontinuierlich steigern: Nutzung, Feedback und Kosten können nachverfolgt werden, um Leistung laufend zu optimieren und den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Warum es funktioniert
Der Agent liest, versteht und verarbeitet Belege – ganz ohne Vorlagen oder manuelle Zuordnungen.
Belege werden innerhalb von Microsoft Teams in Sekunden eingereicht, sodass sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren kann.
Durch den Abgleich mit der Nutzerhistorie und die KI‑gestützte Verarbeitung sind Einträge sauberer, konsistenter und zuverlässiger.
Von der mobilen Erfassung bis zur Timesheet‑Integration fügt sich der Agent nahtlos in Ihren bestehenden Workflow ein.
Erleben Sie die Leistungsfähigkeit von HSOs
Expense Entry Agent
Sehen Sie, wie der Expense Entry Agent von HSO Ihre Spesen‑Workflows optimiert und vereinfacht.
Was könnte Ihr Team erreichen – mit mehr Genauigkeit und weniger administrativem Aufwand?
Expense Entry Agent:
Täglich im Einsatz bei HSO‑Teams auf der ganzen Welt
Wir bei HSO haben den Expense Entry Agent nicht nur entwickelt – wir nutzen ihn heute täglich in unseren globalen Teams.
Mit Services in über 60 Ländern und mehr als 3.000 Mitarbeitenden reisen unsere Teams regelmäßig, um Kund:innen und Microsoft‑Partner zu treffen. Dadurch müssen Mitarbeitende und Verwaltungsteams eine hohe Anzahl an Spesen über mehrere Länder, Währungen und Sprachen hinweg verwalten – oft mit komplexen Erstattungsregeln und Projektzuordnungen.
Der Expense Entry Agent meistert diese Komplexität mühelos. Er lernt aus vorherigen Einreichungen, merkt sich Projektzuordnungen und schlägt automatisch den richtigen Kontext für jede Ausgabe vor.
Früher habe ich mir nach jeder Dienstreise mindestens eine Stunde Zeit genommen, um Spesen zu bearbeiten. Jetzt mache ich einfach vor Ort ein Foto, verbringe zwei Minuten in Teams und bin fertig. Kein Stress – und kein Stapel Belege, den ich am Flughafen verlieren könnte.
Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie, wie unser Expense Entry Agent Zeit spart und die Genauigkeit steigert.
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