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Sparck Technologies geht innerhalb von 6 Monaten mit Dynamics 365 ERP live
Dank eines einzigartigen Ansatzes, klarer Rahmenbedingungen und einer Prise „friesischem“ gesunden Menschenverstands haben Sparck Technologies und HSO ein voll funktionsfähiges ERP-System auf Basis von Dynamics 365 deutlich vor dem festgelegten Termin realisiert.
Eine Dynamics 365 ERP-Implementierung in 6 Monaten? HSO nimmt die Herausforderung an
Eine ERP-Implementierung bei einem Hightech-Fertigungsunternehmen innerhalb von 6 Monaten realisieren? Unmöglich, lautete die erste Reaktion von HSO, als wir diese ungewöhnliche Anfrage erhielten. Das Gegenteil stellte sich jedoch als wahr heraus. Dank eines einzigartigen Ansatzes, klarer Rahmenbedingungen und einer Prise „friesischem“ gesunden Menschenverstands realisierten Sparck Technologies und HSO ein voll funktionsfähiges ERP-System auf Basis von Dynamics 365 deutlich vor Ablauf der gesetzten Frist.
Kees Oosting, CEO bei Sparck Technologies, sowie die HSO-Kollegen Otto Buurman, Enterprise Solution Architect, und Erik Joosen, Lead SCM Consultant, blicken auf dieses besondere Projekt zurück.
Eine vollständige Ausgliederung
Sparck gehörte jahrzehntelang zum französischen börsennotierten Unternehmen Quadient, doch im Jahr 2021 wurden die Verpackungsaktivitäten innerhalb von Quadient verkauft, wodurch Sparck wieder zu einem unabhängigen Mittelstandsunternehmen wurde. Kees: „Infolge der Ausgliederung musste das Unternehmen neue IT-Systeme einführen, darunter CRM und ERP. Für CRM nutzten wir Salesforce und für die Produktionsumgebung SAP. Natürlich haben wir verschiedene Anwendungen geprüft. Wollen wir bei SAP bleiben, entscheiden wir uns für Infor oder Microsoft Dynamics?
SAP schied aus, weil die Berater ständig die Tür für Anpassungen, Modifikationen und Sonderwünsche offenhielten. Aber genau das wollten wir nicht. Unser Team war schnell von Dynamics 365 begeistert, sodass es nun darum ging, den richtigen Partner zu finden.
In jedem Fall wollten wir einen Implementierungspartner mit internationaler Erfahrung und Ausstrahlung, der tatsächlich international präsent ist. Hier passte HSO sehr gut ins Bild. Letztendlich waren es jedoch die Mitarbeiter von HSO, die für uns den Ausschlag gaben. Die Berater zeigten, dass sie unsere Prozesse verstehen und wissen, wie ein produzierendes Unternehmen funktioniert und wie die Logistik abläuft.“
Ein Hightech-Start-up mit einer langen Geschichte
Sparck Technologies wurde 1924 in Drachten gegründet und entwickelte und fertigte die weltweit erste Maschine zur Herstellung von Clogs. Fast ein Jahrhundert später konzentriert sich Sparck nach wie vor auf Automatisierungsinnovationen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Abläufe zu optimieren. Mit dem Aufkommen des E-Commerce begann Sparck, maßgeschneiderte automatisierte Verpackungssysteme für Online-Händler zu entwickeln und herzustellen.
Mithilfe von 3D-Scantechnologie stellen diese maßgeschneiderten automatisierten Verpackungslösungen in nur wenigen Sekunden einen perfekt passenden Versandkarton für jede einzelne Bestellung her, verschließen ihn und etikettieren ihn. Die Verpackungssysteme von Sparck sind in der Lage, bis zu 1.100 maßgeschneiderte Pakete pro Stunde zu produzieren.
Eine gemeinsame Vision und Herangehensweise
Kees fährt fort: „HSO hat sehr gut verstanden, was wir brauchten, ging aber zunächst davon aus, dass sie das Projekt innerhalb der sehr begrenzten Zeit nicht umsetzen könnten. Ich war überzeugt, dass es machbar war, aber nur mit einer sehr klaren Vision und unter ganz bestimmten Voraussetzungen.
Zum Beispiel wollten wir keinen einzigen Euro für Anpassungen ausgeben. Die Implementierung besteht zu 100 % aus Standardfunktionalität, und in dieser Hinsicht ist Dynamics 365 bereits eine sehr umfangreiche Lösung. Ein zweiter wichtiger Faktor war das Team. Ich stellte die 100-prozentige Verfügbarkeit von vier Schlüsselanwendern sicher und übertrug ihnen die Verantwortung, dieses Projekt zum Erfolg zu führen.
Kurz gesagt: Nachdem wir klare Vereinbarungen über den Umfang getroffen hatten, machten wir uns an die Arbeit. Am Ende wurde sogar mehr umgesetzt, als wir ursprünglich geplant hatten. Wir haben unser Zeitziel mit großem Spielraum erreicht, ohne dass die Mitarbeiter am Wochenende arbeiten mussten, und wir sind deutlich innerhalb unseres Budgets geblieben.“
„Ein ERP-Projekt ist wie der Kauf eines neuen Autos“
Kees: „Ein wichtiger Erfolgsfaktor für dieses Projekt war definitiv das Engagement sowohl unsererseits als auch seitens HSO. Wir haben ein sehr gutes Team zusammengestellt, das unter dem Motto ‚Eine Abmachung ist eine Abmachung‘ zusammenarbeiten kann.
Außerdem sind Einfachheit und die Konzentration auf den Kernprozess entscheidend. Deshalb haben wir HSO gebeten, präskriptiv vorzugehen. Hier ziehe ich gerne den Vergleich mit Autos. Wenn ich ein neues Auto kaufe, muss man mir nicht den Zweck des Autos erklären, sondern lediglich, wie es funktioniert und wozu die Bedienelemente dienen. Die Hauptfunktion des Autos hat sich nicht geändert. Ebenso enthält der Kern jedes ERP-Systems nach wie vor die Prozesse meiner allerersten Implementierung. Unser SAP-Auto war in den Grundlagen sehr gut, aber 20 Jahre alt. Jetzt haben wir ein schickes neues Auto – und natürlich muss man die neuen Funktionen nutzen –, aber vor allem braucht man einen Partner, der sehr gut erklären kann, wie es funktioniert.“
„Sag, was du tust, und tu, was du sagst“
Kees ist sehr zufrieden mit HSO. „Das Engagement und die Tatsache, dass HSO die Herausforderung dieser ‚unmöglichen Aufgabe‘ angenommen hat, sind typisch für das Unternehmen. In dieser Hinsicht passt HSO gut zur Kultur von Sparck: Eine Abmachung ist eine Abmachung, und man sagt, was man tut, und tut, was man sagt.“
Das HSO-Team blickt zurück
Zum HSO-Projektteam gehörten Otto Buurman, Enterprise Solution Architect, und Erik Joosen als leitender SCM-Berater (Supply Chain Management). Beide blicken mit einem gewissen Stolz auf das Projekt zurück.
Otto: „Normalerweise benötigen wir für eine ERP-Implementierung bei einem Fertigungsunternehmen mindestens ein Jahr bis achtzehn Monate. Die Implementierung bei einem Fertigungsunternehmen in sechs Monaten schien daher eine unmögliche Aufgabe zu sein. Wir mussten uns darüber gründlich Gedanken machen.“
Otto erläutert die Vorgehensweise: „Damit das Projekt erfolgreich sein konnte, brauchten wir absolute Konzentration. Deshalb haben wir, insbesondere in der Anfangsphase, mit dem Team ausschließlich von unserem Teamraum in Veenendaal aus gearbeitet. Wir arbeiteten in dreiwöchigen Sprints, und in der vierten Woche kam das Team von Sparck zu uns, um zu testen und den nächsten Sprint vorzubereiten.“
Erik fügt hinzu: „Um die Kommunikation so effizient wie möglich zu gestalten, einigte sich das Team darauf, dass nur zwei Berater – einer für den Bereich Operations und einer für den Bereich Finanzen – als Ansprechpartner für das Sparck-Team und für die Leitung des HSO-Teams fungieren sollten. Das war zunächst etwas gewöhnungsbedürftig, reduzierte aber letztendlich Ablenkungen und Störgeräusche. So konnten wir Entscheidungen treffen und zügig vorankommen.“
„Wir wurden gebeten, absolut präskriptiv vorzugehen. Auf der Grundlage der Norm haben wir festgelegt, wie das Mindestsystem aussehen sollte.“
Starke Fokussierung und hervorragende Zusammenarbeit
Otto: „Nach der Einrichtung drohte die Datenmigration zu einem Engpass zu werden. Das Sparck-Team war für die Datenmigration, das Testen und die Schulungen verantwortlich. Wir haben dann der Datenmigration Priorität eingeräumt, und das hat sich als die richtige Entscheidung erwiesen. Letztendlich verlief die Inbetriebnahme bei Sparck sehr reibungslos. Die Nachbetreuung, die wir in Bereitschaft hatten, erwies sich als kaum notwendig.“
Erik: „Klare Voraussetzungen und Vereinbarungen haben sicherlich zum Erfolg des Projekts beigetragen. Diese sorgten für einen klaren Fokus und eine hervorragende Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Und natürlich Kees’ Vision: nichts als der Standard und keinerlei Spielraum für Anpassungen. Auch der Zeitdruck hat in gewisser Weise geholfen, denn alle wollten dieses Projekt zu einem Erfolg machen. Anfangs schien es eine unmögliche Aufgabe zu sein, aber nach gründlichen Diskussionen änderte sich die Lage und es wurde stattdessen zu einer Herausforderung.“
Otto: „Derzeit ist das ERP-System in Betrieb, es läuft gut, und inzwischen bereiten wir uns auf den Außendienst vor, den wir ebenfalls auf der Grundlage unserer Best Practices und der Standard-Software Dynamics 365 Service implementieren wollen.“
„Dieses Projekt zeigt, dass eine Standardimplementierung auf der Grundlage bewährter Verfahren sehr gut funktionieren kann. Schließlich wissen wir aus unserer Erfahrung, wie die Abläufe in einem Produktionsunternehmen funktionieren und wie die Software die Prozesse am besten unterstützen kann.“
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Kees Oosting, CEO von Sparck Technologies: „HSO ist ein Partner, der uns in die Zukunft begleiten kann“
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Über Ausgliederungen, Cloud-Strategie und Architektur
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HSO ist für die vollständige digitale Transformation von Sparck verantwortlich. Neben der Ausgliederung von Workstations, Outlook, Teams und SharePoint folgten CRM und ERP. Der nächste Schritt ist die Implementierung von Field Service, einschließlich (Daten-)Integrationen. Möchten Sie mehr über unsere Expertise im Bereich Ausgliederungen oder Best Practices in der Fertigung erfahren? Bitte kontaktieren Sie uns.
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