So hat WE Communications seine Finanzplattform mit Dynamics 365 und agency360 modernisiert

HSO ProServ wurde von WE beauftragt, das Unternehmen bei seiner nahtlosen Migration zu Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations als neue cloudbasierte ERP-Plattform zu unterstützen. Wie erfolgreich unsere Zusammenarbeit verlief, erfahren Sie in diesem Referenzbericht.

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WE Communications im Überblick

Als eine der weltweit größten unabhängigen Agenturen für Kommunikation und integriertes Marketing weiß WE um die Macht der Sprache. Das Unternehmen bietet ein umfassendes Portfolio an Marketing-Kommunikationsdienstleistungen, um Kunden dabei zu helfen, ihre Akzeptanz zu steigern und ihren Ruf sowie ihre Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Mittlerweile ist WE Communications auf über 1.000 Experten in den Bereichen Technologie, Gesundheit und Konsumgüter angewachsen und kann auf eine Reihe erstklassiger Kunden verweisen, darunter Microsoft, McDonald’s, Volvo und Safeway.

Die Herausforderung: Ein solides, aber alterndes Fundament

WE hatte sein operatives Geschäft seit 2012 auf der ERP-Plattform Microsoft Dynamics AX betrieben. Zwar erfüllte Dynamics AX die Anforderungen des Unternehmens, allerdings war die Technologie veraltet, wodurch das Benutzererlebnis nicht mehr zeitgemäß war und WE beim Zugriff auf das zentralisierte System von den weltweiten Niederlassungen aus mit Verzögerungen zu kämpfen hatte.

„Unser System funktionierte zwar, allerdings war niemand wirklich glücklich damit“, erklärt Liz McCue, Principal ERP Architect bei WE. „Die meisten unserer Mitarbeiter befassen sich im System mit der Zeit- und Kostenerfassung. Da die Lösung etwas veraltet war, war der Zugriff darauf umständlich und das Benutzererlebnis einfach nicht mehr gut.“

Die Lösung: Die Transformation der Cloud

Nach Prüfung der wichtigsten Geschäftsprozesse, stellte WE fest, dass der Zeitpunkt für die Modernisierung der ERP-Plattform gekommen war. „Wir wollten mit der neuesten Technologie Schritt halten und auf eine moderne Cloud-Anwendung umsteigen, auf die wir von unseren Büros auf der ganzen Welt aus leichter zugreifen können“, so McCue weiter. WE entschied sich, auf Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations als neue, cloudbasierte ERP-Plattform zu migrieren, und wandte sich dafür an den Branchenspezialisten HSO ProServ, der sie bei dieser Transformation unterstützte.

Im Zuge ihrer Zusammenarbeit implementierten WE und HSO ProServ eine umfassende Palette von Finanzmanagement-Funktionen in Dynamics 365 sowie die Projektmanagement- und Buchhaltungslösung von Dynamics 365 für die Verwaltung des gesamten Projektlebenszyklus von WE. Außerdem hat WE die Branchenlösung agency360 von HSO ProServ implementiert, die wichtige Funktionen für Werbe- und Marketingagenturen bietet.

WE und HSO ProServ starteten ihr Migrationsprojekt im Dezember 2018, bevor WE mit seiner neuen Lösung wie geplant am 1. Oktober 2019 live ging. „Unsere Erfahrungen mit dem Team von HSO ProServ waren fabelhaft“, beschreibt McCue ihre Eindrücke der Zusammenarbeit. „Sie verfügten über ein umfassendes Wissen über Dynamics 365 und waren stets zur Stelle, wenn wir Hilfe brauchten. Die Implementierung verlief reibungslos. Zudem blieben wir nicht nur im Zeitplan, sondern wir haben unser Budget noch nicht einmal voll ausgeschöpft, was bei dieser Art von Projekten wirklich selten ist.“

Das Ergebnis: Ein besseres Benutzererlebnis und deutlich bessere Reaktionszeiten

WE hat seit der Implementierung von Dynamics 365 erhebliche Vorteile festgestellt. „Als native Cloud-Anwendung bietet Dynamics 365 ein modernes Benutzererlebnis“, erklärt McCue. „Unsere Mitarbeiter können über einen Webbrowser ganz einfach auf das System zugreifen, um Zeiten und Kosten zu erfassen. Zudem reagiert unser neues System bei allen Benutzern weltweit viel schneller und wir haben Verbesserungen bei der Funktionsweise der lokalen Buchhaltungsfunktionen für unsere globalen Betriebsabläufe festgestellt.“

Einige der bedeutendsten Verbesserungen konnte WE bei den Reporting- und Analysefunktionen von Power BI sowie der agency360 BI-Lösung von HSO ProServ feststellen. „Wir haben unseren Power-Usern im Finanzbereich eine Self-Service-Lösung fürs Reporting und für Datenanalysen bereitgestellt“, so McCue. „Sie sind begeistert davon, mithilfe von Power BI eigenständig Reports und Dashboards erstellen zu können, ohne Ihre IT-Abteilung um Hilfe bitten zu müssen.“

„Es ist großartig, dank regelmäßiger Cloud-Updates immer auf dem neuesten Stand der Technik zu sein.“

Liz McCue Principal ERP Architect bei WE

Ein Blick in die Zukunft

Im Hinblick auf die Zukunft beabsichtigt WE, weitere Funktionen von Dynamics 365 zu implementieren, um seinen Mitarbeitern zusätzliche Vorteile zu bieten. „Wir planen derzeit die Implementierung des Beschaffungsmoduls und der Azure Mobile Apps und für Schlüsselprozesse, die uns bei der Planung und Terminierung von Ressourcen für unsere Projekte helfen sollen“, so McCue. „Außerdem werden wir die Einführung von Power BI im gesamten Unternehmen fortsetzen, um Dashboards und Workspaces für das Reporting bereitzustellen, damit jeder Zugang zu wichtigen Projekt- und Nutzungsdaten hat.“

Ebenso wichtig ist die Möglichkeit, dank regelmäßiger Cloud-Updates stets auf dem Laufenden zu bleiben. „Es ist großartig, dank regelmäßiger Cloud-Updates immer auf dem neuesten Stand der Technik zu sein“, erklärt McCue. „Dadurch können wir auch in Zukunft neue Funktionen einführen, die für uns wertvoll sind. Die Möglichkeiten mit Dynamics 365 sind quasi endlos.“

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