Wie Prominent mithilfe von Power Platform erfolgreich Prozesse automatisiert
Als Prominent beschloss, seine Automatisierungslösungen selbst zu entwickeln, stellte HSO dem Unternehmen Microsoft Power Platform vor – und traf damit voll den Geschmack des niederländischen Unternehmens.
Nachdem Prominent mithilfe von HSO „Microsoft Power Platform“ integrierte, konnte es in nur fünf Tagen zwei Anwendungen entwickeln. Als führender Hersteller hochwertiger Sitzmöbel in den Niederlanden mit mehr als zwanzig Jahren Erfahrung verfügt Prominent nun über die Fähigkeit, eigenständig Lösungen zu entwickeln. Laurens Piekaar (Prominent), Menno Venema (Prominent) und Tim van de Molengraft (HSO) berichten über ihre Erfolgsgeschichte.
Tut, was es soll
Die Wahl für Microsoft Power Platform war für Venema eine logische Entscheidung: „Eine Standardanwendung funktioniert in der Regel für 99 Prozent der Benutzer. Mit Power Platform kann man jedoch eine maßgeschneiderte Anwendung speziell für das restliche ein Prozent entwickeln, anstatt sich einen anderen Softwareanbieter suchen zu müssen.“
Van de Molengraft fügt hinzu: „Genau das ist die Stärke dieser Plattform. Indem man eine Anwendung als Nischenlösung konzipiert, kann man die Benutzerfreundlichkeit erheblich steigern. Man muss Microsoft Power Platform lediglich vorgeben, welche Funktionen dem Endbenutzer in der zu entwickelnden Anwendung angezeigt werden sollen, und schon hat man eine App mit einer hohen Benutzerakzeptanz. Der Grund: Die Benutzer verstehen, was sie tun müssen, ohne von unnötigen Funktionen abgelenkt und überfordert zu werden.“
Eine Plattform mit unendlich vielen Möglichkeiten
Durchstöbern Sie die Power Platform und wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihnen passt. Sie haben bestimmte Präferenzen wie die Anzahl der Abteilungen, für die Ihre Wunschlösung funktionieren soll? Kein Problem. Teilen Sie diese der Plattform einfach mit, um eine für Sie maßgeschneiderte Anwendung zu erhalten.
Vorteil Nr. 1: Anwendungen können betriebsintern entwickelt werden
Prominent hat sich bewusst dafür entschieden, seine Automatisierungslösungen selbst zu entwickeln. Piekaar erklärt diesen Schritt: „Man kann solche Prozesse zwar auslagern, doch das würde unsere Flexibilität und Geschwindigkeit einschränken. Wir ziehen es vor, kleine Anpassungen sofort selbst vorzunehmen. Wenn man dafür ständig auf seinen Partner warten muss, kann das zwei bis drei Monate dauern. Außerdem gehen mit jeder Anwendungsentwicklung Kosten einher – würden wir diesen Prozess also auslagern, würden unsere Kosten steigen.“
Vorteil Nr. 2: Hilfe ist stets zur Stelle, wenn man sie braucht
Prominent wollte seine Lösungen selbst entwickeln, erkannte aber den Bedarf an Unterstützung. „Kleinere Anwendungen können wir selbst entwickeln, aber für die größeren, geschäftskritischen Prozesse brauchen wir einen Experten an unserer Seite. Zudem hatten wir in der Vergangenheit auch immer wieder technische Fragen, bei denen wir Unterstützung benötigten. Daher suchten wir nach einem Partner mit dem richtigen Fachwissen, der unsere Prozesse versteht und geeignete Lösungen finden kann“, so Venema.
Vorteil Nr. 3: Bereitstellung von Wissen und Ressourcen
Das Unternehmen entschied sich schließlich für HSO. Piekaar begründet die Wahl des Unternehmens wie folgt: „Die Mitarbeiter von HSO zeigten echtes Interesse an Prominent und wollten wissen, was wir verbessern möchten und was wir als nützlich erachten. Zudem verstanden sie unser Ziel: Wir wollten das Wissen und die Ressourcen erlangen, um nach unserer Zusammenarbeit unabhängig arbeiten zu können.“
„Wir suchten einen enthusiastischen Partner, der sein Geschäft versteht und weiß, was er tut. Mit HSO haben wir genau diesen Partner gefunden.“
Ein Partner, der die Bedürfnisse seiner Kunden versteht
„Vor unserer Zusammenarbeit mit HSO hatte unser Team an einem Workshop eines anderen Unternehmens teilgenommen, bei dem wir lernten, wie man an einem Tag eine App erstellt. Nur ein Kollege war begeistert von diesem Workshop und fing daraufhin an, eine App zu entwickeln. Nachdem wir dagegen einen Workshop mit HSO hatten, blieben all unsere Teilnehmer am Ball und entwickeln nun anhand ihrer Anleitung Anwendungen. Der Erfolg liegt in der Art und Weise, wie man einen Workshop durchführt und die verschiedenen Prozesse erklärt“, so Piekaar.
„Wir wollen unseren Kunden stets Mehrwert bieten, doch das ist nur möglich, wenn wir sie wirklich verstehen. Indem wir begriffen, mit welchen Herausforderungen Prominent zu kämpfen hatte, konnten wir ihnen ein Programm anbieten, das ihre Probleme löst. Wir führen keine standardisierten Workshops mit jedem unserer Partner durch, sondern packen gemeinsam echte Probleme an und entwickeln maßgeschneiderte Anwendungen für jeden einzelnen Kunden. Dadurch konnten wir Prominent dazu verhelfen, in Zukunft selbstständig zu arbeiten“, so van de Molengraft.
Mögliche Fallstricke
Die Begeisterung von Prominent für die Automatisierung von Prozessen mithilfe von Power Platform ist bemerkenswert, kann aber auch teuer werden. „Im Idealfall möchte man sich sofort in die Anwendung stürzen und mit der App-Entwicklung beginnen. HSO hat uns während der Einführungsphase jedoch erklärt, dass es entscheidend ist, jeden Prozess kritisch zu prüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass die entwickelte Anwendung einen echten Mehrwert für den Prozess darstellt“, betont Piekaar.
Zusammenarbeit am Reißbrett
Venema beschreibt den gemeinschaftlichen Prozess wie folgt: „Gemeinsam mit HSO, unseren IT-Spezialisten und den Endbenutzern haben wir den gesamten Prozess auf einem Whiteboard dokumentiert. Dabei fragten wir uns, was alles verbessert werden könne, und stellten bei vielen Prozessen Verbesserungspotenzial fest. Zum Beispiel mussten unsere Kundendiensttechniker die Teile, die sie aus dem Bestand nahmen, bisher immer manuell erfassen. Diesen Prozess haben wir automatisiert, was ihn für unsere Techniker einfacher, effizienter und genauer macht.“
Das Ergebnis
Das erste Ergebnis unserer Zusammenarbeit ist eine App für die Vertragsverwaltung. Prominent kann damit Verträge in sein System eingeben und erhält Benachrichtigungen, wenn sie erneuert werden müssen. Die App automatisiert auch den Unterschriftsprozess. Zudem hat das niederländische Unternehmen eine App zur Optimierung der Teileverwaltung entwickelt, die es Kundendiensttechnikern erleichtert, die von ihnen verwendeten Teile nachzuverfolgen.
„Darüber hinaus können wir die Anwendung in unser Inventarsystem integrieren, wodurch unsere Mitarbeiter im Einkauf wissen, wann neue Ware bestellt werden muss. Fortan ist es sogar möglich, eine Verknüpfung mit Lieferanten herzustellen. Dadurch erhalten diese etwa eine Benachrichtigung, wenn wir neue Schrauben benötigen. Das reduziert manuelle Aufgaben und spart Zeit. Auf diesen Erfolgen werden wir definitiv weiter aufbauen“, so Venema.
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