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HSO im Bildungswesen
Potenzial freigesetzt: Facility-Management an der Lincoln University
Mit der Unterstützung der Aware Group und ihrer Lösung Aware AI for Facilities Utilisation hat die Lincoln University die Personenzählung automatisiert und die Nutzung ihrer Einrichtungen optimiert. Das Ergebnis: faktenbasierte Entscheidungen, die Betriebskosten senken und die Campusnutzung effizienter gestalten.
Welchen Herausforderungen sich die Universität gegenübersah und wie sie diese gemeistert hat, erfahren Sie hier.
Herausforderung: Verlässliche Daten für eine effiziente Campusnutzung
Hochschulen weltweit stehen vor der Herausforderung, verlässliche Daten über die Auslastung ihrer Campus zu erheben – ein essenzieller Schritt für einen effizienten Betrieb und strategische Planung. Vor dieser Herausforderung stand auch die neuseeländische Lincoln University, die sich daraufhin an die Aware Group (ein Unternehmen von HSO) wandte. Das Ziel: die Raumnutzung durch eine automatisierte Datenerfassung und -analyse verbessern.
Das Ausmaß der Transformation
Der tertiäre Bildungssektor Neuseelands befindet sich inmitten eines tiefgreifenden Wandels. Neben der Entwicklung eines neuen Modells für die berufliche Ausbildung hat Covid-19 die Einführung innovativer Technologien für den Bildungsbereich beschleunigt. Gleichzeitig hat die Pandemie die Bedeutung physischer Lernräume hervorgehoben, die Verbindungen schaffen und die soziale Interaktion fördern.
Heute entwickeln sich tertiäre Campus zunehmend zu lebendigen sozialen Zentren. Sie erfüllen eine Vielzahl von Bedürfnissen der Studierenden, die über die Zeit in der Vorlesung hinausgehen. Zudem laden sie auch die breitere Gemeinschaft ein, die Einrichtungen in gemeinsam genutzten Räumen zu nutzen. Doch um diese Entwicklung gezielt zu steuern und die richtigen Ressourcen bereitzustellen, benötigen Universitäten zuverlässige Daten.
Universitäten berichten regelmäßig über die Nutzung ihrer Einrichtungen an die Tertiary Education Facilities Management Association (TEFMA). Dies ermöglicht es Organisationen im Bildungssektor, voneinander zu lernen und die Effektivität ihrer Einrichtungen kontinuierlich zu verbessern. Bis 2020 war dieser Berichtserstellungsprozess jedoch sehr arbeitsintensiv. Ein Mitarbeitender musste durch die verschiedenen Räume des Campus gehen, manuell zählen, wie viele Personen sich darin befanden, und diese Daten anschließend zusammenführen und berichten.
Ein modernes System für genaue Daten
Dieser manuelle Ansatz war nicht nur zeitaufwendig und teuer, sondern konnte auch regelmäßige (und teils drastische) Schwankungen während eines Semesters oder Jahres nicht erfassen. Doch ohne zuverlässige Daten war es schwierig, den tatsächlichen Raumbedarf zu analysieren.
Im Zuge der Planung eines Bau- und Modernisierungsprogramms suchte die Lincoln University nach einer präziseren Methode, um die Nutzung ihrer Räumlichkeiten zu erfassen. Ziel war es, ein genaues Bild der Raumnutzung zu erstellen, um sicherzustellen, dass die Einrichtungen genau den Bedürfnissen von Studierenden und Mitarbeitenden entsprechen.
Um diese Herausforderung zu meistern, wandte sich die Universität an die Aware Group. Gemeinsam entwickelten sie ein modernes System, das die Ausgaben optimiert, die manuelle Zählung ersetzt und fundierte Entscheidungen ermöglicht. So sollte die Erfahrung für Mitarbeitende und Studierende verbessert werden.
„Wir haben genug getan, um unsere Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Doch darüber hinaus hatten die Daten wenig Nutzen. Es war sehr schwierig, die Raumbelegung vorherzusagen und Vorlesungspläne auf eine effiziente Art und Weise zu erstellen.“
Jeder Raum zählt
Die Lösung, die die Aware Group für die Lincoln University entwickelte, nutzt Kameras in den Hörsälen, die alle fünf Minuten Schnappschüsse der Räume erstellen. Das „People Counting“-Modul der Lösung verwendet ein benutzerdefiniertes maschinelles Lernsystem. Es zählt Personen im Raum und analysiert sogar deren Bewegungen. So wird sichtbar, welche Bereiche besonders intensiv genutzt werden.
Der Datenschutz hatte dabei oberste Priorität. Die Studierenden wurden umfassend über die Neuerungen informiert, und die Aware Group stellte sicher, dass ihre Privatsphäre jederzeit geschützt bleibt. Die erhobenen Daten dürfen ausschließlich für die Personenzählung verwendet werden.
Um dies zu gewährleisten, wurden mehrere Maßnahmen ergriffen: Die Kameras sind fest mit dem Netzwerk verbunden und unterliegen denselben Sicherheitsvorkehrungen wie das bestehende CCTV-System der Universität. Die aufgenommenen Bilder werden nur wenige Tage in der Azure-Umgebung gespeichert und dann gelöscht. Jeder Zugriff auf das Archiv ist streng geregelt und dient ausschließlich dazu, die Genauigkeit zu überprüfen oder das Modell in Ausnahmefällen nachträglich zu trainieren.
2019 wurde die Lösung zunächst als Machbarkeitsstudie in drei Hörsälen getestet. Nach der erfolgreichen Pilotphase wurde sie auf 30 Räume am Te Waihora Campus ausgeweitet. Tests zeigten, dass die Genauigkeit der Lösung mit der manuellen Zählung vergleichbar ist – mit dem Unterschied, dass die Erfassung nun 24.000-mal häufiger erfolgt.
„Unsere Lösung zur Personenzählung ist in nahezu jeder Hinsicht eine Verbesserung gegenüber dem manuellen Prozess“, erklärt Jeff Brown, Data Architect bei der Aware Group. „Sie ist kostengünstiger, viel häufiger einsetzbar und genauso genau.“
Das Ergebnis:
- Die Lincoln University erhält nun ein extrem detailliertes Bild der Campusnutzung.
- Die zeitaufwendige manuelle Arbeit zur Erfüllung der TEFMA-Anforderungen entfällt vollständig.
- Das Team kann aggregierte Daten nahezu in Echtzeit einsehen. Ein Dashboard in Power BI visualisiert die Auslastung der Räume und zeigt Trends im Zeitverlauf.
Die Zukunft des Facility-Managements
Die Einführung des Systems hat der Lincoln University neue Möglichkeiten eröffnet, mit ihren Daten zu arbeiten. In Zusammenarbeit mit der Aware Group wird derzeit ein Reporting-System entwickelt, um die gewonnenen Informationen optimal zu nutzen. Der nächste Schritt besteht darin, diese Daten in das System zur Vorlesungsplanung zu integrieren.
Bisher beruhte die Raumzuweisung auf Annahmen. Indem künftig die Personenzähldaten in das Planungssystem einfließen, können die Mitarbeitenden der Universität jedoch mit weit größerer Sicherheit dafür sorgen, dass Kurse zur richtigen Zeit am richtigen Ort stattfinden.
„Neue Technologien verändern Universitäten grundlegend“, erklärt Dimitri Mardas, Higher Education Industry Executive bei Microsoft Neuseeland. „Wir sind begeistert, dass die Möglichkeiten von Azure genutzt werden, um die Vorlesungsplanung und das Facility-Management der Lincoln University zu modernisieren. Dieses Projekt dient als Vorbild für alle tertiären Organisationen in Aotearoa Neuseeland. Es hat das Potenzial, nicht nur die Ressourcenzuweisung deutlich effizienter zu gestalten, sondern auch eine präzisere Planung und eine bessere Erfahrung für alle auf dem Campus zu ermöglichen.“
Auch für Gesundheits- und Sicherheitszwecke sind die anonymisierten Daten wertvoll. Zu wissen, wie viele Personen sich in einem Raum aufhalten, ist besonders in Notfällen von Vorteil – ein Punkt, der in einer Region, die vor zehn Jahren von verheerenden Erdbeben erschüttert wurde, große Bedeutung hat.
Die gewonnenen Daten fließen zudem in Lincolns 10-Jahres-Plan zur Erneuerung der Einrichtungen ein, der 2019 gestartet wurde. Auf Grundlage solider Daten können neue oder renovierte Gebäude die Bedürfnisse der Studierenden optimal erfüllen, ohne dass Räume über- oder unterbelegt werden.
„Wir haben die Vermutung, dass uns Räume für 50–70 Personen fehlen“, sagt Fiona Taylor. „Doch bislang wir das nie endgültig beweisen. Mit diesen Daten wissen wir es jetzt mit Sicherheit.“
Zukünftige Einrichtungen werden die tatsächliche Nutzung des Campus widerspiegeln. Anstatt Vermutungen darüber anzustellen, was Studierende wollen, kann Lincoln Räume schaffen, die den tatsächlichen Interaktionen der Studierenden mit ihrer Umgebung entsprechen. Das Zählen von Personen mag wie eine Kleinigkeit erscheinen, doch genau solche Details machen einen großen Unterschied, wenn alle Daten zusammengeführt werden. Bildung findet nicht nur im Hörsaal statt – heute kann auch ein Hörsaal selbst wertvolle Lektionen erteilen.
„Neue Technologien verändern Universitäten grundlegend. Wir sind begeistert, dass die Möglichkeiten von Azure genutzt werden, um die Vorlesungsplanung und das Facility-Management der Lincoln University zu modernisieren.“
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