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Change Management
Die digitale Transformation von Rijk Zwaan
Geschäftsprozesse mit innovativer Technologie zu optimieren, ist das eine. Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden auf die damit verbundenen Veränderungen vorbereitet sind? Das Gemüsezüchtungsunternehmen Rijk Zwaan aus dem Westland verfolgt hierzu einen umfassenden Ansatz: Neben dem Implementierungsteam gibt es ein eigenes Business Change Team.
„Wenn Mitarbeitende nicht bereit sind, scheitert die Implementierung. So einfach ist das.“
Von individuellen Lösungen zu standardisierten Prozessen
Rijk Zwaan ist weltweit in der Züchtung und im Vertrieb von Gemüsesaatgut tätig. Die bisherige IT-Landschaft war stark durch individuelle Anpassungen geprägt und vollständig um bestehende Prozesse herum aufgebaut. Das war komfortabel, entwickelte sich jedoch zunehmend zu einem Wachstumshemmnis.
„Dieses System sitzt wie ein maßgeschneiderter Anzug um uns herum – es passt genau“, sagt Yvette de Zoete, Programmmanagerin bei Rijk Zwaan. „Gleichzeitig hält es alte Denkweisen aufrecht, die nicht mehr immer zu einer zukunftsfähigen Arbeitsweise passen.“
Rijk Zwaan bereitet sich auf steigende Marktnachfrage und zunehmende Komplexität vor. Durch die Einführung von Standardanwendungen und Best Practices der Branche stellt das Unternehmen sicher, Kundinnen und Kunden weltweit weiterhin zeitnah mit hochwertigem Saatgut versorgen zu können.
Viele Anwendungen werden modernisiert, darunter das ERP-System, das Warehouse Management System sowie das System für die Saatgutproduktion. Die neuen Anwendungen und Systeme wurden sowohl auf Basis ihrer Funktionalität als auch nach Best-Practice-Kriterien ausgewählt. Das bedeutet zugleich, dass sich viele Abläufe im Tagesgeschäft verändern.
Es geht nicht um Systeme, sondern um Menschen
Veränderungen erzeugen häufig Begeisterung – aber auch Widerstand.
„Wenn Sie Prozesse verändern wollen, müssen Sie das gut erklären. Und Vertrauen schaffen.“
Yvette erkannte früh, dass dieser menschliche Aspekt von Veränderungen besondere Aufmerksamkeit benötigt. Er ist kein nachgelagerter Schritt, sondern eine Voraussetzung für den Erfolg.
„Deshalb haben wir gemeinsam mit HSO ein Business Change Team aufgebaut, das unabhängig von den Projektteams arbeitet. Die wichtigste Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden auf die veränderten Prozesse vorbereitet sind.“
Akzeptanz schafft man nicht allein
Das Business Change Team besteht aus Mitarbeitenden aus allen Bereichen des Unternehmens – von Supply bis Distribution. Unterstützt wird es von einem internen und einem externen Projektmanager.
Ein Change-Management-Experte von HSO ist als fester Sparringspartner und Berater eingebunden.
„Gemeinsam folgen wir einem klaren Ansatz. So führen wir beispielsweise monatliche Sessions mit Mitarbeitenden aus dem Supply-Team durch. Was wird sich für euch ändern? Worauf müsst ihr achten? Wie bereiten wir euch optimal vor?“
Das Change-Management-Modell misst kontinuierlich, wie weit die Mitarbeitenden im Veränderungsprozess fortgeschritten sind.
„Anhand von Bewertungen sehen wir, wo Mitarbeitende im Veränderungsprozess stehen. Sind sie auf das Kommende vorbereitet oder nicht? Und wenn es Widerstände gibt, erkennen wir diese frühzeitig.“
„Gemeinsam folgen wir einem klaren Ansatz. So führen wir beispielsweise monatliche Sessions mit Mitarbeitenden aus dem Supply-Team durch. Was wird sich für euch ändern? Worauf müsst ihr achten? Wie bereiten wir euch optimal vor?“
Eine Strategie – angepasst an die Zielgruppe
Der Ansatz wird zentral gesteuert, ist jedoch auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten. Nicht jeder muss zur gleichen Zeit alle Informationen erhalten.
„Unsere Kolleginnen und Kollegen in der Produktion informieren wir erst 2026 detailliert über die Veränderungen. Das Supply-Team muss jedoch bereits heute wissen, was sich ändern wird. Deshalb beginnen wir dort früher.“
Jetzt handeln
Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die Verantwortung, die die Mitglieder des Change Teams übernehmen.
„Jeder weiß: Wenn ich jetzt nichts tue, werde ich später zurückfallen. Wir halten uns gegenseitig auf Kurs.“
Diese Eigenverantwortung wird durch Change-Management-Schulungen unterstützt.
„Damit bauen wir gleichzeitig Veränderungskompetenz für die Zukunft auf“, sagt Yvette. „So müssen wir beim nächsten Projekt nicht wieder bei null anfangen.“
Blick in die Zukunft
Die kommenden Jahre stehen bei Rijk Zwaan im Zeichen sorgfältiger Vorbereitung und einer schrittweisen Einführung.
Yvette erklärt: „Wir arbeiten auf den Go-live in den Niederlanden Anfang 2027 hin. Anschließend folgt schrittweise der internationale Rollout in rund dreißig Ländern. Für jedes Land passen wir den Change-Ansatz an die lokale Praxis und Kultur an. Das Programm läuft bis Ende 2027.“
In der Zwischenzeit misst, schult und optimiert das Change Team kontinuierlich weiter, damit die Teams auf neue Prozesse und Systeme vorbereitet sind. Genau deshalb ist Change Management so wichtig.
Yvette bringt es auf den Punkt: „Ganz gleich, wie gut Ihr IT-System ist: Wenn Mitarbeitende nicht bereit sind, damit zu arbeiten, scheitert die Implementierung.“
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