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Non-Profit-Erfolg: Wie Children International mit Microsoft Dynamics 365 und HSO globale Prozesse und die Nachvollziehbarkeit von Spenden modernisiert
Eine weltweit tätige Non-Profit-Organisation, die Kindern dabei hilft, der Armut zu entkommen, arbeitet mit HSO und Microsoft zusammen, um eine einheitliche, datenbasierte Grundlage für mehr Wirkung und Transparenz zu schaffen.
Über Children International
Children International wurde 1936 gegründet und hat bereits mehr als eine Million Kindern und Jugendlichen dabei geholfen, ein selbstbestimmtes und produktives Leben zu führen. Die Organisation setzt auf Programme in den Bereichen Gesundheitsförderung, Bildung, Lebenskompetenzen und Beschäftigung.
Die Non-Profit-Organisation ist in Ländern mit erheblichen wirtschaftlichen Herausforderungen tätig, darunter Kolumbien, die Dominikanische Republik, Ecuador, Guatemala, Honduras, Indien, Mexiko, die Philippinen, Sambia sowie in einer Gemeinde in den USA. Ziel ist es, den Kreislauf generationenübergreifender Armut nachhaltig zu durchbrechen.
Die Herausforderung
Children International arbeitet weltweit mit Dutzenden Partnerorganisationen zusammen, um Hilfsprogramme umzusetzen.
„Alles, wofür Children International steht, geschieht bei unseren Partnerorganisationen. Sie sind diejenigen vor Ort, die unsere Mission tatsächlich umsetzen und die Kinder und Gemeinden unterstützen, denen wir helfen“, erklärt Juliana Garcia, Director Global Finance bei Children International.
Jede dieser Organisationen nutzte jedoch historisch gewachsene Prozesse und unterschiedliche, häufig veraltete Systeme. Das führte zu Datensilos, ineffizienten Abläufen und technischer Altlast.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen und den langfristigen Erfolg der globalen Programme sicherzustellen, benötigte Children International eine moderne, zentrale ERP-Lösung.
Allerdings hat jede dieser Organisationen in der Vergangenheit unterschiedliche Prozesse und uneinheitliche, oft veraltete Systeme verwendet, was zu Datensilos, Ineffizienzen und technischer Verschuldung führte. Um diese Probleme anzugehen und den anhaltenden Erfolg der globalen Programme sicherzustellen, musste Children International auf eine einzige, moderne ERP-Lösung umstellen.
Die Lösung
Children International entschied sich bewusst dafür, seine Technologieplattform zu modernisieren, um die eigene Wirkung zu steigern. „Um wirksamer zu werden, haben wir Technologie als strategische Säule definiert und uns zum Ziel gesetzt, eine datengetriebene Organisation zu werden“, sagt Bill Brewster, COO von Children International.
Gleichzeitig traf die Organisation die Entscheidung, vollständig auf Microsoft-Technologien zu setzen.
Tim Bachta, Vice President Global Information Technology, erklärt: „Wir haben uns für Microsoft entschieden, weil das Unternehmen gezielt in Technologien für den Non-Profit-Sektor investiert.“
Anschließend wurde ein Microsoft-Partner gesucht, der die ERP-Transformation begleiten konnte. Aufgrund seiner ausgezeichneten Referenzen im Non-Profit-Bereich und seiner umfassenden ERP-Erfahrung wurde HSO empfohlen.
Bill Brewster erinnert sich: HSO verfügte von Anfang an über eine hervorragende Methodik für die Umsetzung eines Projekts dieser Größenordnung. Der Fokus lag auf Risikominimierung, Umsetzung, Kommunikation, Change Management und allen Faktoren, die für ein erfolgreiches Projekt entscheidend sind.“
Nach einer umfassenden Analyse entwickelte HSO eine Roadmap auf Basis von:
Microsoft Dynamics 365 Finance
Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
Zusätzlich kam die Lösung Finance and Procurement for Public Sector zum Einsatz. Diese erweitert Dynamics 365 um Funktionen für die effiziente und regelkonforme Verwaltung von Lieferanten, Verträgen und Beschaffungsprozessen.
Unterstützung einer globalen Organisation
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die Unterstützung mehrerer Sprachen und Regionen. Danielle Mitchell, Controller of Finance bei Children International, erklärt: „Wir führen diese Lösung in Organisationen auf der ganzen Welt ein. Deshalb benötigen wir zweisprachige Schulungsunterlagen und ein mehrsprachiges System. Es war wichtig, einen Partner zu finden, der sowohl die Möglichkeiten der Plattform als auch die Anforderungen von Children International und seinen internationalen Partnern versteht.“
Durch die Integration der nativen Funktionen von Microsoft Dynamics 365 konnte die gesamte Wertschöpfungskette der Spendengelder transparent abgebildet werden. Der erste Schritt bestand in der Konsolidierung von mehr als zehn isolierten Finanzsystemen in einer globalen Dynamics-365-Instanz. Dadurch wurde eines der wichtigsten Ziele jeder Non-Profit-Organisation erreicht: maximale Transparenz gegenüber Spendern.
„Eines der wichtigsten Ergebnisse dieses Projekts ist der Nachweis gegenüber unseren Spendern, wie ihre Mittel eingesetzt werden“, sagt Danielle Mitchell.
„Mit einem zentralen System, einem einheitlichen Kontenrahmen und konsistentem Reporting können wir Spenden vom Eingang in unserer Zentrale in Kansas City bis zur tatsächlichen Wirkung bei Kindern in Indien, auf den Philippinen oder in Afrika nachvollziehen.“
Auch Darwin Villavicencio N., Regional Controller Lateinamerika, sieht darin einen entscheidenden Vorteil: „Ich freue mich besonders über die Konsolidierung der Informationen und die Möglichkeiten, die Dynamics 365 für unser Reporting gegenüber Spendern eröffnet. Früher war das nur ein Traum, heute ist es Realität.“
„Mit einem zentralen System können wir Spendenwege nachvollziehen, die Mittel effizienter einsetzen und die tatsächlich verfügbaren Ressourcen für unsere Programme transparent messen.“
Ausbau der Microsoft-Plattform für Kommunikation und zukünftige Innovationen
Die ERP-Transformation war nur der Anfang.
Im Zuge der Modernisierung überprüfte Children International weitere Systeme und Prozesse, um Zusammenarbeit, Transparenz und Interaktion mit Agenturen, Partnern, Spendern und internen Teams zu verbessern. Nach den positiven Erfahrungen mit HSO bei der ERP-Einführung entschied sich die Organisation, ihre Microsoft-Strategie auszubauen und zusätzlich Microsoft Dynamics 365 Customer Insights – Journeys einzuführen. Ziel war es, keine isolierten Einzellösungen zu schaffen, sondern eine einheitliche Microsoft-Plattform aufzubauen, die zukünftiges Wachstum unterstützt und gleichzeitig die Komplexität reduziert. Da Children International weltweit tätig ist, standen Skalierbarkeit und Zugänglichkeit weiterhin im Fokus. Unterschiedliche Sprachen, regionale Prozesse und verschiedene Digitalisierungsgrade erforderten ein strukturiertes Rollout-Konzept.
Gemeinsam mit HSO wurden unter anderem umgesetzt:
Regionale Ansprechpartner
Definierte Eskalationsprozesse
Zweisprachige Schulungen
Train-the-Trainer-Programme
Remote- und Präsenzschulungen
Lokale Unterstützung auf Agenturebene
Der schrittweise Rollout ermöglichte es den Teams, neue Funktionen kontrolliert einzuführen und nachhaltig zu etablieren
Verbesserte Transparenz, Verantwortung und Entscheidungsfindung
Durch die kontinuierliche Investition in ein vernetztes Microsoft-Ökosystem schafft Children International eine integrierte Umgebung, die Innovation, Transparenz, Wachstum und Wirkung unterstützt.
Die Kombination aus:
Dynamics 365 Finance
Dynamics 365 Supply Chain Management
Dynamics 365 Customer Insights – Journeys
hat die organisatorische Grundlage weltweit vereinheitlicht.
Heute profitiert die Organisation von:
Höherer Transparenz über globale Prozesse
Standardisierten Geschäftsprozessen
Einheitlicher Beschaffung und Finanzsteuerung
Besserem Reporting
Schnelleren und fundierteren Entscheidungen
Verbesserter Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Regionen
Besonders wichtig ist die höhere Nachvollziehbarkeit der Spendengelder. Mit einem globalen System und konsistenten Reporting-Strukturen kann Children International deutlich transparenter darstellen, wie Mittel eingesetzt werden und welche Wirkung sie erzielen.
Gleichzeitig wurden Governance, Freigabeprozesse und Ressourcenzuweisung verbessert.
Für Children International war diese Transformation weit mehr als eine Technologieeinführung. Sie schuf eine moderne Betriebsplattform, die langfristiges Wachstum, stärkere Zusammenarbeit und größere Wirkung ermöglicht.
Die digitale Transformationsgeschichte von Children International
Im Kampf gegen generationenübergreifende Armut setzt Children International gemeinsam mit Microsoft und HSO auf digitale Transformation, um seine globale Wirkung zu verstärken. Die Initiative zeigt, wie moderne Technologien nachhaltige Entwicklung und Selbstbestimmung in benachteiligten Gemeinschaften fördern können.
Wie geht es weiter? Eine langfristige Partnerschaft für kontinuierliche Innovation
Die bisher erreichten Ergebnisse markieren erst den Anfang der Transformationsreise.
Children International untersucht weiterhin Möglichkeiten:
Reporting und Analysen auszubauen
Operative Transparenz zu erhöhen
Zusammenarbeit weiter zu verbessern
Systeme und Prozesse stärker zu automatisieren
Altsysteme weiter zu konsolidieren
Darüber hinaus bewertet die Organisation die Potenziale neuer KI-Funktionen innerhalb der Microsoft-Plattform, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Teams weltweit noch effektiver zu unterstützen.
Parallel entwickelt sich auch die Partnerschaft mit HSO kontinuierlich weiter.
„Die Partnerschaft mit HSO ist für uns das Wichtigste. HSO ist kein Anbieter, sondern ein echter Partner“, sagt Tim Bachta.
„Durch die Kombination aus Microsoft-Technologien und der Zusammenarbeit mit HSO können wir optimal auf unser gemeinsames Ziel hinarbeiten: Armut dauerhaft zu beenden.“
„HSO ist für uns kein Lieferant, sondern ein Partner. Gemeinsam mit Microsoft unterstützt uns HSO dabei, unsere Vision zu verwirklichen und Armut nachhaltig zu bekämpfen.“
