1. Geltungsbereich und Gegenstand der Datenschutzerklärung

Gegenstand dieser Datenschutzerklärung ist die Information darüber, welche personenbezogenen Daten wir über unsere Website erheben und zu welchem Zweck wir diese verarbeiten. Soweit auf andere Seiten verlinkt wird, haben wir weder Einfluss noch Kontrolle auf die verlinkten Inhalte und die dortigen Datenschutzbestimmungen. Wir empfehlen, die Datenschutzerklärungen auf den verlinkten Webseiten zu prüfen, um feststellen zu können, ob und in welchem Umfang personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet, genutzt oder Dritten zugänglich gemacht werden.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die differenzierte Verwendung verschiedener Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter männlich/weiblich/divers.
Datenschutzhinweise bei der Teilnahme an Kampagnen finden Sie gesondert über: „Datenschutzhinweise für Kampagnen“.

2. Wichtige Definitionen und Begriffe

Vorab erhalten Sie eine Auswahl einiger gesetzlicher Definitionen, die für das Verständnis der Datenschutzerklärung u.U. hilfreich für Sie sind. Der vollständige Text der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einschließlich der weiteren Definitionen und Begriffsbestimmungen, ist unter folgendem Link abrufbar.

Personenbezogene Daten:  Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind;

Verarbeitung: Jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;

Verantwortlicher: Bezeichnet die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so können der Verantwortliche beziehungsweise die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden;

Empfänger: Bezeichnet eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, denen personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung;

Dritter: Dies ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten;

3. Kontaktdaten des Verantwortlichen

HSO Enterprise Solutions GmbH
Elsenheimerstraße 47a
80687 München

4. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

daten@hso.com

5. Logfiles

Wir erheben beim Aufruf unserer Website sog. Zugriffsdaten und speichern diese in einer Protokolldatei (sog. Logdatei). Zu dies en Zugriffsdaten zählt auch die IP-Adresse. Daneben werden in der Logdatei der Name der abgerufenen Webseite, die aufgerufene Datei, das Datum und die Uhrzeit des Abrufs, die übertragene Datenmenge und Meldung über den erfolgreichen Abruf, der Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem, die sog. Referrer URL (die zuvor besuchte Seite) sowie der anfragende Provider gespeichert.

Personenbezogene Daten: IP-Adresse;

Zweck der Datenverarbeitung: Die Logdatei-Daten, einschließlich der IP-Adresse, erheben wir, um einen reibungslosen Verbindungsaufbau der Website zu gewährleisten und eine komfortable Nutzung unserer Website durch die Nutzer zu ermöglichen. Zudem dient die Logdatei der Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu administrativen Zwecken.

Interesse an der Datenverarbeitung: Die Logdatei-Daten, einschließlich der IP-Adresse, dienen lediglich der technischen und gestalterischen Optimierung der Website und der Sicherung unserer Systeme (z. B. im Rahmen eines Angriffs auf unsere IT oder eines Sicherheitsvorfalls). Aus den Daten der Logdatei, einschließlich der IP-Adresse, ist für uns im Falle des Aufrufs unserer Website kein Personenbezug herstellbar. Dies kann nur dann der Fall sein, wenn Sie sich gleichzeitig in unserem Kundenportal anmelden. In diesem Fall können wir die IP-Adresse Ihnen direkt zuordnen.

Anbieter:  BIT BV
Zweck der Datenverarbeitung: Hosting und Backup für die Website
Details/Informationen zum Datenschutz:  Data centers, network, managed hosting and cloud – BIT

Dauer der Datenspeicherung: Die Logfiles, mithin die darin enthaltene IP-Adresse, werden sieben Tage nach Erhebung automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich: Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne die IP-Adresse der Dienst und die Funktionsfähigkeit der Website nicht gewährleistet oder eingeschränkt.

6. Kontaktformular

Personenbezogene Daten: Name, E-Mail-Adresse und die entsprechende Nachricht

Zweck der Datenverarbeitung: Wir nutzen auf unserer Website ein Kontaktformular, um uns mit unseren Kunden und Interessenten auszutauschen und um ihre Anliegen und Anfragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang an uns gerichteten Anfragen und Informationen verarbeiten wir ausschließlich zur Bearbeitung ihrer Anfrage und zur Kontaktaufnahme mit ihnen.

Dauer der Datenspeicherung: Dauer der Bearbeitung und Abwicklung der Anfrage oder bis wir zur Löschung aufgefordert werden.

Rechtsgrundlage: Grundsätzlich benötigen wir für die Beantwortung der Anfragen keine personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Falls Sie bereits Kunde oder Vertragspartner sind, basiert die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

7. Newsletter

Personenbezogene Daten: E-Mail-Adresse, Vorname, Name, Titel

Zweck der Datenverarbeitung: Wenn Sie sich zu für einen oder mehrere E-Mail-Newsletter von uns anmelden, übersenden wir Ihnen regelmäßig Informationen zu unseren Dienstleistungen oder Neuigkeiten, rund um unsere Produkte. Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist Ihre E-Mail-Adresse. Für den Versand des Newsletters verwenden wir das sog. Double-Opt-in-Verfahren. Dies bedeutet, dass wir Ihnen erst dann einen E-Mail-Newsletter übermitteln, wenn Sie uns ausdrücklich bestätigt haben, dass Sie in den Versand vom Newsletter einwilligen. Wir schicken Ihnen dazu eine Bestätigungs-E-Mail, mit der Sie gebeten werden, durch Anklicken eines entsprechenden Links zu bestätigen, dass Sie künftig Newsletter erhalten wollen. Erst mit der Aktivierung des Bestätigungslinks erteilen Sie uns Ihre Einwilligung für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten.

Beim Versand des Newsletters werten wir dabei zudem automatisiert Ihr Nutzerverhalten aus. Für diese Auswertung beinhalten die versendeten Newsletter sogenannte Web-Beacons, bzw. Tracking-Pixel, mit deren Hilfe wir feststellen können, dass Sie den Newsletter erhalten, bzw. geöffnet oder ob Sie in dem Newsletter hinterlegte Links angeklickt haben. Mit den so gewonnenen Daten erstellen wir ein Nutzerprofil, um Ihnen den Newsletter auf Ihre individuellen Interessen zuzuschneiden. Diese Daten verknüpfen wir mittels Tracking u. U. mit von Ihnen auf unserer Website getätigten Handlungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Insoweit sehen wir keinen erheblichen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte unserer Kunden, zumal ein Widerspruch jederzeit möglich ist und die Analyse sich stets auf die Nutzung unserer Produkte und der entsprechenden Komponenten bezieht.

Dauer der Datenspeicherung: Sie können jederzeit dem Erhalt von Newslettern und damit der Verarbeitung Ihrer vorgenannten Daten zum Zwecke der E-Mail-Werbung (Marketing) widersprechen. Sollten Sie keine E-Mails mehr wünschen, können Sie uns unter daten@hso.com. Hierfür entstehen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung bis zu Ihrem Widerruf bleibt unberührt. Sollten Sie zudem keine automatisierte Auswertung und Analyse Ihres Nutzerverhaltens im Zusammenhang mit dem Newsletter wünschen, müssen Sie sich vom Newsletter-Dienst leider abmelden. Bis dahin werden die Daten solange gespeichert, wie Sie den Newsletter abonniert haben.

Empfänger: Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Im Bereich des Newsletters arbeiten wir allerdings mit professionellen Dienstleistern zusammen. Grundlage dieses Vertragsverhältnisses ist u. a. die Verpflichtung der Anbieter, besondere Vorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten getroffen zu haben und sämtliche personenbezogene Daten nur gemäß unseren Weisungen zu verarbeiten. Für die entsprechende Übermittlung wurden alle erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge abgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich: Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne die Angabe eine Zusendung des Newsletters nicht möglich.

8. Plugins und eingebettete Funktionen

Wir binden in unser Onlineangebot Funktions- und Inhaltselemente ein, die von den Servern ihrer jeweiligen Anbieter (nachfolgend bezeichnet als „Drittanbieter”) bezogen werden. Dabei kann es sich zum Beispiel um Grafiken, Videos oder Social-Media-Schaltflächen sowie Beiträge handeln (nachfolgend einheitlich bezeichnet als „Inhalte”).
Die Einbindung setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte die IP-Adresse der Nutzer verarbeiten, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte oder Funktionen erforderlich. Wir bemühen uns, nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Drittanbieter können ferner sogenannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als „Web Beacons“ bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die „Pixel-Tags“ können Informationen, wie der Besucherverkehr auf den Seiten dieser Webseite, ausgewertet werden. Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer gespeichert werden und unter anderem technische Informationen zum Browser und zum Betriebssystem, zu verweisenden Webseiten, zur Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten als auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden.

Anbieter Dienst Information
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Google Fonts
Wir binden die Schriftarten des Anbieters Google ein, wobei die Daten der Nutzer allein zu Zwecken der Darstellung der Schriftarten im Browser der Nutzer verwendet werden. Die Einbindung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer technisch sicheren, wartungsfreien und effizienten Nutzung von Schriftarten, deren einheitlicher Darstellung
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Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland
YouTube
Wir binden auf unserer Website Videos der Plattform YouTube des Anbieters Google ein. Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere IP-Adressen und Standortdaten der Nutzer gehören, die jedoch nicht ohne deren Einwilligung erhoben werden.
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Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland
ReCaptcha
Wir binden die Funktion „ReCaptcha“ zur Erkennung von Bots, z. B. bei Eingaben in Onlineformularen, ein. Die Verhaltensangaben der Nutzer (z. B. Mausbewegungen oder Abfragen) werden ausgewertet, um Menschen von Bots unterscheiden zu können.
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Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland
Google Maps
Wir binden die Landkarten des Dienstes “Google Maps” des Anbieters Google ein. Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere IP-Adressen und Standortdaten der Nutzer gehören, die jedoch nicht ohne deren Einwilligung (im Regelfall im Rahmen der Einstellungen ihrer Mobilgeräte vollzogen), erhoben werden.
https://policies.google.com/privacy/

9. Online Services

Personenbezogene Daten: [My HSO] Benutzername, Passwort [Workshops] Name, Vorname, Firma, E-Mail-Adresse, Telefon, Anmerkungen

Zweck der Datenverarbeitung: Über unsere Online-Serviceformulare können Sie eine Vielzahl von Anträgen und Meldungen online auf unserer Website einreichen. Die Art und der Umfang der jeweils erhobenen Daten hängt jeweils von Ihrem konkreten Anliegen ab (Anmeldung/Ummeldung/Jahresablesung). Die Daten verarbeiten wir ausschließlich, um die jeweiligen Dienste gegenüber Ihnen zu erbringen.

Dauer der Datenspeicherung: Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der Vertragsbeziehung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b, c) DS-GVO

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich: Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne die Angabe die Nutzung des Online Service nicht möglich.

10. Soziale Netzwerke

HSO betreibt Auftritte auf mehreren Onlineplattformen und sozialen Netzwerken, um mit potentiellen oder bestehenden Kunden zu interagieren, sich mit Interessenten und Nutzern auszutauschen, oder Angebote und Leistungen zu bewerben.
Unsere Auftritte betreiben wir in sog. gemeinsamer (datenschutzrechtlicher) Verantwortung mit den Anbietern. Daten, die Sie über die Onlineplattformen und Netzwerke unmittelbar teilen oder veröffentlichen (z. B. über Kommentar- und Chatfunktionen) verarbeiten wir als Verantwortliche, um ggf. mit Ihnen dahingehend zu interagieren oder um sich mit Ihnen auszutauschen. Im Rahmen dieser Interaktion erhalten wir von den Plattformbetreibern zudem ggf. Statistikdaten zur Nutzung unserer „Kanäle und Fanpages“. Hierzu zählen z. B. Angaben über Interaktionen, Likes, Kommentare oder zusammengefasste Informationen und Statistiken (z. B. IP-Adresse; Herkunft der Follower), die uns helfen, etwas über die Interaktionen mit unserer Seite zu erfahren. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung in unserem Verantwortungsbereich ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.
Die genannten Anbieter verarbeiten jedoch auch Daten in eigener Verantwortlichkeit. Auf Daten, die durch den Anbieter dabei in eigener Verantwortung nach den eigenen Nutzungs- und Datenschutzbedingungen verarbeitet werden, haben wir keinen Einfluss. Wir weisen darauf hin, dass beim Aufruf der vorgenannten Anbieter u. U. weitergehende Daten (z. B. von Ihrem Nutzungs- und „Surfverhalten“) erhoben und ggf. an den Anbieter übermittelt werden. Bitte beachten Sie zudem, dass im Falle der Interaktion über die vorgenannten Medien, Daten auch außerhalb des Raumes der Europäischen Union verarbeitet werden können. Ferner werden die Daten der Nutzer im Regelfall für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet. So können z. B. aus dem Nutzungsverhalten und sich daraus ergebenden Interessen der Nutzer, Nutzungsprofile erstellt werden. Die Nutzungsprofile können wiederum verwendet werden, um z. B. Werbeanzeigen innerhalb und außerhalb der Plattformen zu schalten, die mutmaßlich den Interessen der Nutzer entsprechen. Nähere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter. Soweit uns im Zusammenhang mit der Nutzung der Onlineplattformen und Netzwerke personenbezogene Daten von Ihnen vorliegen, richten Sie bitte ihre Anliegen an uns. Sollten Sie darüber hinaus Rechte gegenüber einem bestimmten Anbieter geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an den jeweils Anbieter.

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11. Datensicherheit

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit, insbesondere zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor Gefahren bei Datenübertragungen sowie vor Kenntniserlangung durch Dritte. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechend fortlaufend angepasst und überprüft. Zur Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität, der von Ihnen auf unserer Website angegebenen Daten werden, diese Daten via „https“ und Transport Layer Security (TLS) übertragen.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, jederzeit von uns eine Bestätigung zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten und das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Daneben haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung zu fordern.
Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen, Widerrufe oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an daten@hso.com. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

13. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die u. a. aufgrund von Art.6 Abs. 1 lit. a) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einzulegen. Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an daten@hso.com.