Schon gewusst?
Wussten Sie, dass ein AI Agent Ihre Bestellungen automatisch verarbeiten kann?
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Täglich erreichen Sie hunderte Bestellungen per E-Mail. Mal als sauber formatierte PDF, mal als schwer lesbarer Scan und hin und wieder sogar als Foto einer handgeschriebenen Notiz. Und doch tippt niemand diese Aufträge mehr von Hand ab. Klingt nach Utopie? Keineswegs. Das passiert längst – und zwar jetzt schon.
Hier erfahren Sie, wie ein AI Agent Ihre Auftragsabwicklung revolutioniert und Ihrem Team den Weg zu mehr Effizienz ebnet.
Manuelle Auftragsbearbeitung? Das geht heute viel smarter!
In vielen Unternehmen sieht der Alltag noch so aus: Ein Backoffice-Team tippt eingehende Bestellungen mühsam aus E-Mails ins ERP-System. Langsam, fehleranfällig ... und mittlerweile völlig überflüssig.
Lernen Sie den Mail-to-Order AI Agent kennen
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen digitalen Kollegen, der eingehende Bestellungen selbstständig verarbeitet. Kein Copy-Paste, kein Hin und Her mit Excel-Tabellen, keine unleserlichen Anhänge. Stattdessen übernimmt der AI Agent Bestellungen automatisch – egal ob sie als E-Mail-Text, PDF, Word- oder Excel-Anhang eintreffen. Anschließend wandelt er sie sofort in einen korrekten Auftrag in Dynamics 365 Finance & Operations um.
Dabei handelt es sich nicht um einen starren Roboter, sondern um einen flexiblen Assistenten. Er liest, versteht und übersetzt die eingehenden Informationen in konkrete Auftragszeilen – inklusive Kundendaten, Artikelnummern und Mengen.
Manuelle Auftragsbearbeitung in Zahlen
80 %
aller Fehler in Verkaufsaufträgen entstehen durch manuelle Eingaben.
4 von 5
Unternehmen erleben Fehler in der Auftragserfassung, mit Fehlerraten zwischen 4 % und 7 %.
1%
gilt als akzeptierte Fehlerquote bei manuellen Dateneingaben.
„Der Agent lernt ständig dazu. Je mehr Beispiele er sieht, desto smarter wird er.“
Wie der AI Agent funktioniert
Er wirkt simpel, steckt aber voller Raffinesse: Der AI Agent arbeitet in drei Phasen:
1. Auslöser - Der Agent überwacht ein Postfach (z. B. sales@company.com). Sobald dort eine E-Mail eingeht, startet er automatisch einen definierten Prozess. Alternativ lässt sich der Vorgang auch manuell per Button oder nach einem Zeitplan starten.
2. Verarbeitung - Azure OpenAI scannt den Inhalt (Text oder Anhang). Die KI erkennt das Format und extrahiert die richtigen Daten. Mithilfe intelligenter Validierung prüft der Agent, ob Kunden- und Artikeldaten korrekt sind. Falls etwas unklar bleibt, markiert er Entsprechendes sauber zur manuellen Prüfung.
3. Ausgabe - Der Agent trägt die Daten automatisch in D365 F&O ein. Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung, und das Vertriebsteam sieht den Auftrag in Echtzeit im System.
Unübersichtliche Eingaben? Kein Problem.
Hier spielt die KI ihre wahre Stärke aus: Flexibilität. Denn während klassische Automatisierungen bei Abweichungen schnell an ihre Grenzen stoßen, macht der AI Agent einfach weiter.
Er verarbeitet zum Beispiel:
- PDFs in unterschiedlichen Formaten oder mit fehlenden Daten
- Texte, die nur Maße oder Mengen enthalten
- Scans handschriftlicher Formulare
- Excel-Dateien ohne feste Struktur
- Fotos von Bestelllisten oder markierten Produkten in einer Broschüre
Das alles geschieht, ohne dass Sie feste Vorlagen einrichten müssen.
„Ob E-Mail, PDF, Scan oder Foto – der AI Agent weiß damit umzugehen.“
So profitieren Sie vom AI Agent
Mit dem AI Agent sparen Sie jede Menge Zeit. Wenn ein Mitarbeitender 30 % seiner Arbeitszeit für die Auftragserfassung nutzt, gewinnen Sie mit dem Agenten schon rund 550 Stunden pro Jahr zurück.
Und das ist noch nicht alles. Zusätzlich profitieren Sie von:
- weniger Korrekturarbeit dank geringerer Fehlerquote
- mehr Ruhe und Konzentration im Backoffice
- besserer Kundenerfahrung durch schnellere Bestätigung und Lieferung
- stärkerem End-to-End-Order-Management
Advanced Supply Chain Management von HSO
Ausgezeichnet und von Microsoft zertifiziert: Advanced Supply Chain Management von HSO ist weit mehr als ein Produkt – es verschafft Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil. Die integrierte Suite unterstützt Ihre Teams im operativen Geschäft, Finanzen und Kundenservice dabei, die realen Herausforderungen Ihrer Branche zu meistern. So treffen Sie klügere Entscheidungen, reagieren flexibler und liefern schneller messbaren Mehrwert.
Mit Advanced Order Management steigern Sie die Effizienz im Vertrieb und die Zufriedenheit Ihrer Kunden, indem Sie:
- die Auftragserfassung im Vertriebsinnendienst, an Verkaufstheken sowie für EDI- und Webshop-Bestellungen verbessern,
- den Kundenservice mit Echtzeit-Einblicken in Bestände über alle Standorte hinweg stärken,
- bestätigte Liefertermine überwachen und pünktliche, vollständige Lieferungen sicherstellen.
So starten Sie
Sie müssen nicht Ihren gesamten Auftragsprozess sofort umstellen. Starten Sie stattdessen smart, indem Sie zunächst die sauber ausgefüllten Aufträge automatisieren. Diese bringen schnell spürbare Ergebnisse. Danach weiten Sie die Automatisierung schrittweise auf komplexere, weniger standardisierte Szenarien aus. So behalten Sie die Kontrolle über die Umsetzung und Ergebnisse.
"Wir beginnen mit einem einfachen Szenario und bauen es Schritt für Schritt zu einer komplexen Automatisierung aus."
Der Einstieg könnte einfacher nicht sein: Der AI Agent läuft auf vertrauter Microsoft-Technologie wie Power Platform, Azure OpenAI, Copilot, Power Automate und AI Builder. Sie trainieren ihn selbst oder arbeiten gemeinsam mit unseren Beratern. So profitieren Sie von einem modularen System, das mit Ihrer Organisation wächst.
Warum HSO?
KI verändert die Arbeitswelt. Jeder Prozess, jede Position und jeder Mitarbeitende erlebt diesen Wandel. Doch wie sorgen Sie dafür, dass KI nicht nur ein Hype bleibt, sondern Ihr Unternehmen tatsächlich voranbringt?
KI, die Wirkung zeigt
Wir bei HSO sind überzeugt, dass KI die Produktivität und Effizienz steigert. Deshalb betrachten wir KI nicht als isoliertes Werkzeug, sondern als festen Bestandteil Ihrer Geschäftsstrategie. Damit Sie den größtmöglichen Nutzen erzielen, setzen wir auf ein klares Versprechen:
✔ Klarer Fokus auf Ihre Ziele - KI muss Ihr Unternehmen voranbringen.
✔ Von der Strategie in die Praxis: Wir übersetzen KI in Anwendungen mit direktem Mehrwert.
✔ Bewährte Technologie: Leistungsstarke Microsoft-Lösungen, die zuverlässig funktionieren.
✔ Tiefes Branchen-Know-how: Wir kennen und verstehen Ihre Herausforderungen.
Unsere Mission ist klar:
Wir unterstützen Unternehmen weltweit mit technologiegestützten Lösungen, die einen Unterschied machen. KI spielt dabei eine Schlüsselrolle.
Sie möchten wissen, wie KI Ihr Unternehmen nach vorn bringt? Kontaktieren Sie uns über das unten stehende Kontaktformular.
Mehr erfahren
Das sagt unser KI-Experte
Ich bin überzeugt, dass KI nur dann Wirkung entfaltet, wenn Unternehmen sie richtig einsetzen. Meine Leidenschaft liegt darin, die Lücke zwischen technischer Machbarkeit und praktischer Umsetzung zu schließen.
Die Basis dafür bilden Daten. Mit meinem Hintergrund im Data Engineering und Erfahrung mit Tools wie Microsoft Fabric, Azure Data Factory, Databricks, Copilot Studio und AI Foundry entwickle ich skalierbare, datengestützte KI-Lösungen, die echten Mehrwert liefern.
Sie möchten wissen, wie KI und Daten auch Ihr Unternehmen beschleunigen können? Lassen Sie uns gemeinsam darüber sprechen.
