Die Umsatzrealisierung für Subscription Billing ist ein komplexes Thema. Die entsprechenden Prozesse entwickeln sich mit der wachsenden Zahl von SaaS-Unternehmen ständig weiter. Dies hat bei einigen Unternehmen zu einem Ringen um die Etablierung von Best Practices geführt.

Trotz ihrer Komplexität können diese weniger traditionellen Abrechnungsmodelle für Unternehmen von Vorteil sein, die ihren Umsatz steigern und neue Märkte erschließen möchten. Zu verstehen, wie Umsätze erfasst und dargestellt werden, ist eine Voraussetzung für den Erfolg neuer Abrechnungsmodelle, und dieses Verständnis fließt in sämtliche Aspekte der finanziellen Lage eines Unternehmens ein.

In diesem Blog erfahren Sie mehr über die Umsatzrealisierung und erhalten Zugriff auf nützliche Ressourcen. Wir gehen auf die damit verbundene Komplexität im Zusammenhang mit wiederkehrenden Abrechnungen und auf die zu erfüllenden Rechnungslegungsstandards (ASC 606 und IFRS 15) ein.

Was ist unter Umsatzrealisierung zu verstehen?

Sie beruht auf dem Generally Accepted Accounting Principle (GAAP): Unabhängig davon, wann Geld auf einem Konto eingeht, zählen die Einnahmen erst dann, wenn die betreffenden Produkte oder Services bereitgestellt und abgenommen wurden. Durch Umsatzrealisierung können Unternehmen leichter erkennen, bei welchen Einnahmen es sich tatsächlich um Erträge in der laufenden Periode handelt – im Gegensatz zu solchen, die abgegrenzt werden müssen. Bei traditionelleren Geschäftsmodellen ist der Unterschied bei Geldeinzug und Einnahmenerfassung oft geringfügig – die Bereitstellung des Produkts erfolgt zum Zeitpunkt der Transaktion. Im Falle von SaaS-Unternehmen ist das etwas komplizierter. Einnahmen müssen so verbucht werden, wie sie im Laufe der Zeit anfallen. Sie sollten ausschließlich dann Einnahmen erfassen, wenn der gesamte einnahmengenerierende Prozess abgeschlossen ist. Sie dürfen Einnahmen also erst dann erfassen, wenn die vertragliche Leistungsverpflichtung erfüllt und abgenommen worden ist.

Warum ist die Umsatzrealisierung so wichtig für das Subscription Billing?

Ihr Verständnis der Umsatzrealisierung fließt in sämtliche Ihrer Geschäftsbereiche ein. So erlangen Sie einen umfassenden Einblick in Ihre Finanzen. Die Verbuchung von Einnahmen vor deren Eingang könnte Sie zu der Annahme verleiten, dass Ihnen mehr Mittel zur Investition zur Verfügung stehen, als es tatsächlich der Fall ist. Andererseits kann die Nichterfassung von Einnahmen bedeuten, dass Sie Ihre Ressourcen zu gering einschätzen und Chancen verpassen, in Wachstum zu investieren.

Ähnliches gilt, wenn Sie auf dem Weg an die Börse sind, Investoren gewinnen möchten oder sich Geschäftskredite sichern wollen. Auch dann müssen Sie müssen die Einnahmen in Ihren Jahresabschlüssen korrekt erfassen und abgrenzen. Wenn Sie sich nicht über die Auswirkungen einer präzisen Einnahmenerfassung auf Ihre geschäftlichen Entscheidungen im Klaren sind, hat dies negative Konsequenzen für Ihr Unternehmen.

Die Erfassung von Einnahmen spielt zudem eine entscheidende Rolle bei der Berechnung der Körperschaftssteuer sowie bei der Compliance. Die neuen Rechnungslegungsstandards ASC 606 und IFRS 15 helfen SaaS-Unternehmen dabei, besser zu verstehen, wie die Umsatzrealisierung funktioniert und was sie tun müssen, um die Compliance sicherzustellen.

Rechnungsabgrenzung beim Subscription Billing: eine entscheidende Komponente für die korrekte finanzielle Darstellung eines Unternehmens

An jedem Tag, an dem Sie einen Service erbringen, verdienen Sie Einnahmen dafür. Wenn Sie noch nicht verdiente Einkünfte beanspruchen, kann Ihnen dies Probleme bereiten, falls Kunden reklamieren, Aufträge stornieren oder Rückerstattungen verlangen. Durch eine entsprechende Abgrenzung von Einnahmen werden diese zu Forderungen und Ihr Cashflow wird geschützt. Auf diese Weise verhindern Sie, mehr zu investieren, als Sie einnehmen.

Traditionell mussten Unternehmen kaum Einnahmen abgrenzen. Waren wurden in der Regel am Ladentisch bezahlt und in Empfang genommen. Der Erwerb von Software gestaltete sich einfach und umfasste lediglich den Kauf einer CD-ROM und den anschließenden Download der Software auf die Festplatte. Das Produkt ging in das Eigentum des Kunden über, der sich theoretisch Jahre für die Aktualisierung der Technologie hätte Zeit lassen können.

Heute entwickelt sich die Technologie in einem rasanteren Tempo weiter. Software-Updates nehmen längst nicht mehr so viel Zeit in Anspruch, und durch das Hosting von Online-Services und den Verkauf von Abonnements bieten SaaS-Unternehmen ihren Kunden den unmittelbaren Zugriff auf die neuesten Updates und Konfigurationen.

Unternehmen ermöglichen wiederkehrende Abrechnungen in einer Form, die für Unternehmen und Kunden gleichermaßen von Vorteil ist. lhre Kunden zahlen möglicherweise im Voraus für Services oder Software, aber Sie können die Einnahmen erst dann erfassen, wenn die Services erbracht wurden. Wenn etwa ein Kunde ein Jahresabonnement erwirbt und im Voraus bezahlt, sind Sie verpflichtet, einen Großteil dieser Einnahmen abzugrenzen (da es sich um eine Forderung und nicht um einen Vermögenswert handelt) und die Einnahmen im Lauf des Jahres zu erfassen.
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Paketangebote: eine zusätzliche Herausforderung bei der Umsatzrealisierung für Subscription Billing

SaaS-Unternehmen haben oft Probleme, die Umsatzrealisierung für Services zu verstehen, die im Paket angeboten werden. Mitunter zahlt ein neuer Kunde gleich für mehrere Features. Üblicherweise umfasst der Erstkauf von Software Consulting-Services, Einrichtungsgebühren sowie Anpassungs- und Supportleistungen.

Einige dieser Services sind möglicherweise optional erhältlich (z. B. die Consulting-Services). Andere wiederum sind obligatorisch (z. B. die Einrichtungsgebühren). Die buchhalterische Abbildung richtet sich danach, ob es sich bei diesen Services um gesonderte Abrechnungseinheiten handelt.

Beispiel für die Umsatzrealisierung für gesonderte Abrechnungseinheiten in einem Paketangebot:

  • Die Software für eine Jahresgebühr von 5.000 €
  • Eine obligatorische Einrichtungsgebühr von 400 € für Anpassungen und Ratenzahlungen
  • 1.000 € für Consulting-Services über die ersten drei Monate nach Erwerb – diese sind optional erhältlich und können separat erworben werden

In diesem Fall sollten Sie die Einnahmen aus der Einrichtungsgebühr und der Jahresgebühr über das erste Jahr der Erbringung des Services erfassen. Auch wenn die Einrichtungsgebühr schon zu Vertragsbeginn anfällt, ist sie obligatorisch. Aus diesem Grund zählt sie zur selben Abrechnungseinheit wie die Abonnementgebühr.

Im Gegensatz dazu können die Consulting-Services separat erworben werden. Hierbei handelt es sich um eine gesonderte Abrechnungseinheit. Erfassen Sie die Einnahmen über die ersten drei Monate, wenn die Consulting-Services erbracht werden.

Einführung von ASC 606 und IFRS 15

Das wachsende Angebot an abonnementbasierten Services hat zur Einführung von IFRS 15 durch das Financial Accounting Standards Board (FASB) und das International Accounting Standards Board (IASB) geführt. Diese Standards helfen SaaS-Unternehmen dabei, die Verwaltung ihrer Einnahmenerfassung zu optimieren. Dies ermöglicht es ihnen, konsequent die Compliance zu gewährleisten. Die Boards haben einen fünfstufigen Ansatz entwickelt, der sich auf jede Subscription-Billing-Struktur anwenden lässt. Er zeigt auf, wie bei einem beliebigen Vertrag die Einnahmen korrekt erfasst werden.

Fünfstufiger Prozess zur Erfassung von Einnahmen für SaaS-Angebote

  1. Identifizieren Sie die mit einem Kunden abgeschlossenen Verträge.
  2. Identifizieren Sie die in den Verträgen festgelegten Leistungsverpflichtungen.
  3. Bestimmen Sie den Transaktionspreis.
  4. Ordnen Sie den Transaktionspreis den Vertragspflichten zu.
  5. Erfassen Sie die Einnahmen, sobald Sie die betreffenden Verpflichtungen erfüllt haben.

Bei jedem dieser Schritte gibt es zahlreiche Punkte zu beachten. Wir haben eine Broschüre erstellt, die Ihnen ein besseres Verständnis der einzelnen Phasen vermittelt und veranschaulicht, wie sie auf Ihr Unternehmen anzuwenden sind. Diese Broschüre können Sie im Folgenden kostenlos herunterladen:

Subscription Management mit Dynamics 365

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