Erfolgreiche Power Apps, built by HSO #3
Komplexe Projektangebote kalkulieren
Die Microsoft Power Platform ermöglicht es Unternehmen, ihre digitalen Herausforderungen mit Low-Code-Anwendungen zügig und pragmatisch zu lösen. Doch wie sieht das konkret aus?
In unserer Artikelreihe „Erfolgreiche Power Apps, built by HSO“ stellen wir Lösungen vor, die wir gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt haben und die diesen dabei helfen, operative Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.
Nach den ersten beiden Beispielen aus dem Einkauf – der automatisierten Verarbeitung von E-Mail-Bestellungen und der Digitalisierung papierbasierter Bestellanforderungen – widmen wir uns diesmal einem Use Case aus dem Vertrieb: Komplexe Projektangebote effizient kalkulieren.
Die Ausgangssituation
Projektkalkulation im Grenzbereich des Standards
Unser Kunde ist im Projektgeschäft tätig und erstellt Angebote, die schnell deutlich über tausend Positionen umfassen können. Dabei müssen neben Produkten und Materialien auch Dienstleistungen, Fremdleistungen und Zuschläge berücksichtigt werden. Für derartige Engineer-to-Order-Szenarien, wie sie in Elektrotechnik, Anlagenbau oder anderen Großprojekten üblich sind, ist der Microsoft Dynamics 365 Standard nicht passgenau.
Die Herausforderung:
- Flache Listenansicht in Microsoft Dynamics 365: Angebotspositionen erscheinen ohne Hierarchie und sind dadurch unübersichtlich und schwer navigierbar. Außerdem ist die Bearbeitung mühsam, weil Datensätze dazu einzeln in einem neuen Fenster geöffnet werden müssen.
- Hoher Zeitaufwand: Jede einzelne Position muss manuell angelegt und gepflegt werden.
- Fehleranfälligkeit: Bei großen Angebotsumfängen steigt das Risiko für falsche Preise, Mengen oder fehlende Berechnungen.
- Geringe Flexibilität: Unterschiedliche Szenarien – etwa steigende Metallpreise oder variierende Gewinnzuschläge – lassen sich nur mit erheblichem Zusatzaufwand abbilden.
Die Lösung: Embedded Power App für Projektkalkulation
Um diese Lücke im Standard zu schließen, hat HSO unter anderem eine eingebettete Canvas App in Microsoft Dynamics 365 Sales entwickelt. Die App ersetzt die starre Standarddarstellung durch eine flexiblere Baumstruktur und erweitert den Angebotsprozess um wichtige Funktionen, die speziell für komplexe Projektkalkulationen benötigt werden.
Die wichtigsten Features im Überblick:
Navigierbare Baumstruktur
Angebotspositionen erscheinen nicht länger in einer langen Liste, sondern in einer gegliederten Hierarchie. Anwender bewegen sich auf einer übergeordneten Ebene und sehen dabei alle relevanten Details ohne mühsames Durchklicken einzelner Positionen.
Schnelles Anlegen & Verschieben von Positionen
Auch das Anlegen neuer Positionen wird erheblich vereinfacht: Innerhalb der Angebotskalkulation können verschiedene Positionstypen direkt im Baum hinzugefügt werden – etwa Knotenpunkte, Artikelstämme, Projektartikel, Projekt- und Produktionsstunden, Fremdleistungen oder Projektausgaben. Neue Elemente lassen sich am Ende der Struktur oder gezielt innerhalb eines bestehenden Knotens einfügen, sodass sich ganze Teilstrukturen flexibel aufbauen und anpassen lassen.
Ein besonderer Vorteil ist der sogenannte „Staging“-Ansatz: Mehrere neue Positionen können zunächst gesammelt und anschließend in einem Schritt übernommen werden. Das reduziert Ladezeiten und macht die Arbeit spürbar performanter.
Vorlagen-Import & Kopierfunktionen
Wiederkehrende Angebotsstrukturen lassen sich per Vorlage einfügen oder kopieren. So können Anwender zum Beispiel eine bestehende Steuerungsvorlage importieren, mit wenigen Klicks an der passenden Stelle im Angebotsbaum einfügen und anpassen.
Auch einzelne Positionen oder ganze Knotenpunkte können kopiert und an anderer Stelle wieder eingefügt werden. Statt hunderte Positionen manuell zu duplizieren, reicht ein Kopiervorgang, um Blöcke in einer neuen Angebotsvariante weiterzuverwenden.
Mehrere Kalkulationsversionen
In komplexen Projektgeschäften ändern sich Rahmenbedingungen schnell. Um darauf flexibel reagieren zu können, unterstützt die Angebotskalkulation verschiedene Kalkulationsversionen für ein Angebot. Diese Funktionalität liegt nicht in der Canvas App selbst, sondern im zugrunde liegenden Datenmodell, ist aber ein zentraler Bestandteil des Gesamtprozesses.
So können Vertriebsteams etwa eine Version mit aktuellen Metallpreisen erstellen und parallel eine weitere, in der steigende Aluminium- oder Stahlpreise bereits berücksichtigt sind. Ebenso lassen sich Gemeinkosten oder Gewinnzuschläge variieren, ohne die ursprüngliche Kalkulation zu überschreiben.
Ein Rabatt im Verhandlungsprozess oder eine Anpassung der Zuschlagsgruppen wirkt sich unmittelbar auf die gesamte Kalkulation aus. Jede Version bildet dadurch einen Snapshot, der mit anderen verglichen werden kann – eine entscheidende Grundlage für transparente, fundierte Angebotsentscheidungen.
Die Ergebnisse: Mehr Tempo, bessere Übersicht, höhere Flexibilität
Mit der neuen Embedded Power App kann der Kunde Projektangebote deutlich schneller und transparenter kalkulieren. Selbst Angebote mit mehreren tausend Positionen lassen sich so strukturieren und in unterschiedlichen Versionen durchrechnen, etwa mit variierenden Metallpreisen oder unterschiedlichen Gewinnzuschlägen.
Mehr Klarheit in der Kalkulation
- Dank der Baumstruktur behalten Anwender auch in großen Angebotsstrukturen den Überblick.
- Positionen lassen sich direkt hinzufügen, verschieben oder kopieren, ganz ohne aufwendige Navigation.
- Die automatische Zuschlags- und Margenkalkulation sorgt dafür, dass Preise und Gesamtsummen nachvollziehbar und konsistent bleiben.
Flexible Berechnungslogik
- Neben der klassischen Zuschlagskalkulation auf Positionsebene kann auch mit fixen Angebotspreisen gearbeitet werden, je nach Projektanforderung.
- Die App unterstützt sowohl eine Bottom-up-Kalkulation, bei der Einzelpositionen automatisch aggregiert werden, als auch eine Top-down-Kalkulation, bei der ein Zielpreis definiert und anteilig verteilt wird.
Nahtlos integriert in Microsoft Dynamics 365
Die Lösung ist nahtlos in Microsoft Dynamics 365 eingebettet. Damit endet der Workflow nicht beim Angebot, sondern führt direkt weiter in Projektplanung, Materialdisposition und Produktion. So entsteht ein echter End-to-End-Prozess, der den Vertrieb entlastet und die Wettbewerbsfähigkeit stärkt.
Fazit: Low-Code-Apps im Rahmen größerer Projekte
Meist entstehen Low-Code-Apps nicht als isolierte Einzellösungen, sondern im Rahmen größerer Digitalisierungsinitiativen. So auch hier: Die App fügt sich bei unserem Kunden in eine bestehende ETO-Landschaft ein, die Prozesse von Sales über Projektplanung bis hin zur Produktion optimiert. Damit ist die App ein wichtiges Puzzlestück in einem End-to-End-Szenario, das den gesamten Angebots- und Abwicklungsprozess abdeckt.
Gerade hier zeigt sich die Stärke von Microsoft Power Apps: Sie schließen Lücken, die der Standard nicht abdeckt, und schaffen so in kurzer Zeit spürbaren Mehrwert und Erfolgsmomente für alle Beteiligten.
Auch in Ihrem Unternehmen gibt es vermutlich kleine oder große Mankos, die durch Low-Code-Lösungen gelöst werden können. Haben Sie schon einen konkreten Anwendungsfall im Kopf? Sprechen Sie uns an. Wir entwickeln Ihre Microsoft Power App gemeinsam.
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