Erfolgreiche Power Apps, built by HSO #2
Vollständig digitalisierte Bestellanforderungen
Kunde digitalisiert Bestellanforderungen im Einkauf und gewinnt Zeit & Transparenz
Die Microsoft Power Platform bietet die Möglichkeit, Herausforderungen bei der digitalen Transformation schnell und skalierbar zu bewältigen – mit Low-Code-Technologie, die sowohl IT- als auch Fachabteilungen nutzen können.
Doch was bedeutet das in der Praxis? In unserer Artikelreihe „Erfolgreiche Power Apps, built by HSO“ stellen wir Anwendungen vor, die unseren Kunden geholfen haben, operative Herausforderungen unkompliziert und schnell zu meistern. Nach dem ersten Artikel über die automatisierte Verarbeitung von E-Mail-Bestellungen widmen wir uns heute einer App, die Bestellanforderungen vollständig digitalisiert.
Was ist eine Bestellanforderung ?
Eine Bestellanforderung – auch Bedarfsmeldung oder Purchase Requisition genannt – ist der erste Schritt im internen Beschaffungsprozess eines Unternehmens. Mitarbeitende aus den Fachbereichen beantragen dabei Materialien, Dienstleistungen oder andere Ressourcen – zum Beispiel neues IT-Equipment, Verbrauchsmaterial oder externe Services.
Damit dieser Bedarf nicht einfach „ins Blaue“ bestellt wird, muss er über einen definierten Prozess intern beantragt und genehmigt werden. Diese Bestellanforderung wird typischerweise von Vorgesetzten oder dem Einkauf geprüft und freigegeben, bevor eine tatsächliche Bestellung ausgelöst wird. Ohne einen strukturierten und transparenten Ablauf kann es dabei schnell zu Verzögerungen, Fehlern oder Missverständnissen kommen.
In vielen Unternehmen laufen Bestellanforderungen noch analog ab: Die anfordernde Person füllt ein Formular von Hand oder in einer Word-Vorlage aus, druckt es aus und lässt es unterschreiben – häufig in mehreren Stufen. Anschließend wird das Dokument eingescannt, per E-Mail verschickt oder per Hauspost weitergeleitet. Am Ende landet es meist in einem physischen oder digitalen Ablageordner, ohne zentrale Nachverfolgbarkeit oder strukturierte Auswertungsmöglichkeiten. Medienbrüche, manuelle Übertragungsfehler und lange Durchlaufzeiten sind dabei fast unvermeidlich.
Die Ausgangssituation
Papiergetriebene Prozesse im Einkauf
Unser Kunde – ein international tätiger Hersteller aus der Lebensmittelbranche – nutzte bis vor Kurzem einen solchen vollständig analogen Prozess für die Bedarfsmeldung. Neue Anfragen wurden händisch auf Formularen ausgefüllt, zur Unterschrift weitergeleitet und schließlich abgeheftet. Das führte zu mehreren Herausforderungen:
- Intransparente Abläufe: Es war kaum nachvollziehbar, wo sich eine Anforderung im Freigabeprozess gerade befindet.
- Verzögerungen durch Medienbrüche: Dokumente mussten ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und weitergeleitet werden – das kostete Zeit.
- Keine ERP-Unterstützung: Der vorhandene ERP-Standard bot keine integrierte Lösung für diese Prozesse.
- Fehlende Nachvollziehbarkeit: Weder Anträge noch Freigaben waren digital dokumentiert oder suchbar.
Um diese Probleme zu lösen, hat HSO gemeinsam mit dem Kunden eine „Purchase Requisition App“ entwickelt. Die App basiert auf der Microsoft Power Platform und ersetzt den gesamten analogen Prozess durch einen digitalen Workflow.
Die Lösung
Digitale Bestellanforderungen mit einer Canvas Power App
Die Purchase Requisition App basiert auf dem Zusammenspiel von Microsoft-Technologien innerhalb der Power Platform. Im Zentrum steht eine benutzerfreundliche Canvas App, die es ermöglicht, Bedarfsmeldungen Schritt für Schritt zu erfassen – optimiert für die Nutzung am Desktop oder Tablet. Die zugrunde liegenden Daten werden in einer SharePoint-Liste gespeichert, die gleichzeitig als zentrales Archiv und als Grundlage für Auswertungen dient.
Für die automatisierte Steuerung des Genehmigungsprozesses kommt Power Automate zum Einsatz: Je nach Höhe und Art der Anforderung durchläuft jede Anfrage die passenden Freigabestufen, wobei zuständige Personen benachrichtigt und mit wenigen Klicks zur Entscheidung geführt werden.
Ergänzt wird die Lösung durch eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der direkt aus der App druckfähige Anforderungsdokumente zu erzeugt werden können. Darüber hinaus ist die App an ein Dokumentenmanagementsystem angebunden, sodass genehmigte Anfragen automatisch revisionssicher archiviert werden.
Schritt 1: Bedarf erfassen
- Mitarbeitende erstellen eine neue Anforderung direkt in der App.
- Felder wie Kostenstelle, Artikel, gewünschter Lieferzeitpunkt und Begründung sind klar strukturiert.
- Die App prüft auf Vollständigkeit und erzeugt ein PDF-Dokument der Anforderung (druckfähig für interne Zwecke).
Das Ergebnis: Mehr Tempo, weniger Fehler, volle Transparenz
Die Entwicklung und produktive Einführung der Purchase Requisition App wenige Personentagen in Anspruch genommen und die Beschaffungsprozesse des Kunden so zügig und unkompliziert modernisiert – mit messbarem Erfolg:
- Genehmigungen erfolgen digital in Minuten.
- Pflichtfelder und Validierungen sorgen für saubere, vollständige Anträge.
- Alle Anfragen sind zentral einsehbar, inklusive Historie, Status und Kommentaren.
Fazit
Low-Code-Lösungen mit großem Hebel
Auch wenn es sich auf den ersten Blick um einen kleinen Anwendungsfall handelt – die Wirkung ist groß: Wo vorher Papier, Medienbrüche und Intransparenz herrschten, sorgt jetzt eine schlanke Power App für effiziente Abläufe, zufriedene Mitarbeitende und bessere Entscheidungsgrundlagen.
In jedem Unternehmen gibt es solche Low Hanging Fruits: Prozesse, die mit wenig Aufwand digitalisiert und automatisiert werden können – und dadurch sofort Zeit und Kosten sparen. Vielleicht haben Sie direkt einen Anwendungsfall im Kopf, den Sie gern angehen würden? HSO unterstützt Sie dabei, diese Potenziale zu identifizieren und mit der Power Platform effizient zu heben – ganz ohne komplexe IT-Projekte.
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