Erfolgreiche Power Apps, built by HSO #1
Automatisierte Bestellverarbeitung
Kunde von HSO automatisiert E-Mail-Bestellungen und spart wertvolle Stunden mit Microsoft Power Apps
Die Microsoft Power Platform bietet die Möglichkeit, Herausforderungen bei der digitalen Transformation schnell und skalierbar zu bewältigen – mit Low-Code-Technologie, die sowohl IT- als auch Fachabteilungen nutzen können.
Doch was bedeutet das in der Praxis? In unserer Artikelreihe „Erfolgreiche Power Apps, built by HSO“ präsentieren wir Anwendungen, die unseren Kunden geholfen haben, operative Herausforderungen unkompliziert und schnell zu meistern. In diesem ersten Artikel stellen wir einen Anwendungsfall vor, bei dem es einem unserer Kunden mit wenig Aufwand gelungen ist, seine Bestellverarbeitungsprozesse zu automatisieren und den manuellen Aufwand deutlich zu reduzieren – mit Microsoft Power Apps built by HSO. Das Ergebnis: schnellere Abläufe, geringere Fehlerquote und mehr Effizienz im Tagesgeschäft.
Die Ausgangssituation
Manuelle Verarbeitung von Bestellungen
Unser Kunde erhält Bestellungen von Handelsvertretern oder Kunden per E-Mail – oft als PDF-Anhang. Diese Bestellungen enthalten Informationen wie Kundennummern, Artikelnummern, Mengen und Preise. Doch anstatt diese Daten automatisch ins ERP-System zu übernehmen, mussten Mitarbeiter im Service-Team die PDFs bisher manuell prüfen, die Bestellungen ins System übertragen und gegebenenfalls Rückfragen klären.
Die Herausforderungen des manuellen Prozesses liegen auf der Hand:
- Hoher Zeitaufwand, weil jede eingehende Bestellung von Hand geöffnet, gelesen und ins System eingegeben werden musste.
- Fehleranfällige Dateneingabe, die durch Zahlendreher, vergessene Positionen oder falsche Preise zu Problemen bei der Abwicklung führen konnte.
- Langsame Bearbeitungszeiten, wenn Rabatte oder individuelle Kundenkonditionen aus separaten Systemen nachgeschlagen werden mussten.
- Und schließlich unzufriedene Kunden und frustrierte Mitarbeiter, die ihre Zeit besser für wertschöpfende Aufgaben nutzen könnten.
Um diese Probleme zu lösen, haben wir bei HSO eine Power App für den Kunden entwickelt, die den gesamten Prozess automatisiert – von der Erfassung der Bestellung bis zur Verarbeitung im ERP-System.
Power Automate: Automatisierung des Workflows
Sobald eine Bestellung per E-Mail in einer Shared Mailbox eingeht, wird sie automatisch durch Power Automate verarbeitet. Der Flow startet den gesamten Prozess und sorgt dafür, dass jede eingehende PDF-Bestellung direkt analysiert wird.
KI-gestützte Dokumentenerkennung mit Microsoft Document Intelligence
Die angehängten PDF-Dokumente werden an ein trainiertes KI-Modell für Dokumentenerkennung übergeben – andere Dokumententypen werden nicht beachtet. Das KI-Modell extrahiert alle relevanten Daten, darunter:
- Kundennummer
- Artikelnummern und Mengen
- Lieferadresse & Lieferdatum
- Preis- und Rabattinformationen
Das Modell erkennt die Struktur der Bestellung und konvertiert die enthaltenen Informationen in ein nutzbares Datenformat. Falls das Modell keine verwertbaren Daten erkennt, wird eine Benachrichtigung an das Service-Team gesendet.
Datenabgleich mit Dynamics 365
Nachdem die Bestellinformationen extrahiert wurden, prüft das System automatisch die Kundendaten in Dynamics 365:
- Existiert der Kunde bereits? Falls nicht, wird er angelegt.
- Gibt es kundenspezifische Preislisten oder Rabatte? Diese werden direkt angewendet.
- Sind die bestellten Produkte verfügbar? Die Bestände werden in Echtzeit geprüft.
Automatische Bestellungserstellung & Speicherung
Auf Basis der extrahierten Daten wird in Dynamics 365 eine Bestellung als Entwurf angelegt, inklusive Bestellkopf mit Kundeninformationen, Bestellpositionen mit Mengen, Preisen und Rabatten sowie spezielle Liefer- oder Kommissionshinweise.
Optional kann die Bestellung zusätzlich in SharePoint archiviert werden, um die Nachverfolgbarkeit zu verbessern.
Automatische Kundenkommunikation
Sobald die Bestellung erfasst ist, wird eine automatische Bestellbestätigung per E-Mail an den Kunden gesendet – ohne manuellen Eingriff. Falls Unstimmigkeiten auftreten (z. B. fehlende Artikelnummern), wird das Service-Team benachrichtigt.
Das Ergebnis
Ein schlanker, effizienter & fehlerfreier Bestellprozess
Durch die automatisierte Bestellverarbeitung mit der Power Platform profitiert das Unternehmen gleich mehrfach: Es spart Zeit, reduziert Fehler und steigert die Kundenzufriedenheit – ohne aufwendige IT-Transformation.
- Zeitersparnis: Bestellungen werden in Sekunden statt Stunden verarbeitet und Mitarbeiter im Service-Team müssen sich nicht mehr mit fehleranfälligen Copy-Paste-Arbeiten aufhalten.
- Fehlerreduktion: Die KI-gestützte Dokumentenerkennung sorgt für eine zuverlässige Extraktion der Bestelldaten ohne Zahlendreher und Rabatte werden automatisch angewendet. Dabei werden fehlerhafte Bestellungen oder unklare Angaben automatisch erkannt und zur manuellen Prüfung weitergeleitet.
- Geschwindigkeit und Kundenzufriedenheit: Auch für Kunden zahlt sich die Automatisierung aus. Bestellungen werden schneller bearbeitet, automatische Bestellbestätigungen sorgen für Transparenz, und durch die präzisere Preis- und Rabattberechnung gibt es weniger Rückfragen.
- Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit: Die Lösung ist flexibel skalierbar – egal, ob 100 oder 10.000 Bestellungen pro Tag eingehen. Gleichzeitig senkt die Automatisierung die operativen Kosten und bleibt erweiterbar: Neue Dokumententypen oder zusätzliche Prozessschritte lassen sich problemlos integrieren.
Fazit
Kleine Apps können viel bewirken
Mit der Microsoft Power Platform lassen sich tiefgreifende, geschäftskritische Lösungen realisieren. Doch oft sind es gerade die kleinen, gezielten Lösungen, die im Arbeitsalltag den größten Unterschied machen.
Die automatisierte Bestellverarbeitung ist ein perfektes Beispiel dafür: Ein manueller, fehleranfälliger Prozess wird durch eine Power App ersetzt, die in wenigen Sekunden erledigt, wofür vorher Stunden nötig waren. Keine komplizierte IT-Transformation, kein riesiges Projekt – sondern eine pragmatische Lösung mit direktem Nutzen.
In jedem Unternehmen gibt es solche Low Hanging Fruits: Prozesse, die mit wenig Aufwand digitalisiert und automatisiert werden können – und dadurch sofort Zeit und Kosten sparen. Vielleicht haben Sie direkt einen Anwendungsfall im Kopf, den Sie gern angehen würden? HSO unterstützt Sie dabei, maßgeschneiderte Low-Code-Lösungen zu entwickeln. Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns Ihre Prozesse gemeinsam smarter machen!
VON LEGACY ZU LEADING EDGE
Wie die Microsoft Power Platform auf bestehenden Systemen aufbaut
Veraltete Systeme können die Digitalisierung und Innovation erheblich bremsen, sind jedoch oft tief in den Geschäftsprozessen verankert und nicht einfach zu ersetzen. Genau hier kann die Microsoft Power Platform helfen: Ohne umfangreiche IT-Projekte können Unternehmen ihre Altsysteme erweitern, ohne umfangreiche IT-Projekte durchführen zu müssen. Die Kontinuität und Sicherheit Ihrer Geschäftsprozesse bleibet erhalten und Sie können Ihre digitale Transformation nahtlos gestalten.
In unserem Whitepaper finden Sie detaillierte Informationen und praxisnahe Beispiele, wie Unternehmen ihre Legacy-Systeme mit der Microsoft Power Platform modernisieren können.
