Big Data

In modernen und erfolgreichen Unternehmen gewinnt das Stichwort Big Data zunehmends an Bedeutung. Nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, dass durch die Vielzahl an Daten wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden. Doch was ist mit “Big Data” eigentlich gemeint? Und wie kann es genutzt werden?

Sieht man sich den Begriff “Big Data” genauer an, stellt man schnell fest, dass es sich dabei um die gezielte Einholung und Auswertung grosser Datenmengen handelt. Diese Daten werden verwendet, um unterschiedliche Sachverhalte zu verbinden und entsprechende Erkenntnisse zu erlangen. Durch die intelligente Verknüpfung der Daten -auch Business Intelligence genannt- werden die Daten so verknüpft, dass diese Erkenntnisse entsprechend brauchbar sind. Folglich kann der Prozess der Datennutzung unterteilt werden in

  1. Sammlung der Daten
  2. Verknüpfung der Daten
  3. Auswertung der Daten
  4. Darstellung der Daten

Wirtschaftsunternehmen erhalten durch die Verwendung der Daten zuverlässige Informationen zu Umsätzen, Margen, Nutzerverhalten, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Produktverkäufen uvm. Die Daten können dabei sekundengenau übertragen werden und stehen in der Cloud überall zur Verfügung. Vor allem informationsbedingte Entscheidungen können durch die Datenauswertung schnell und sicher getroffen werden. Dadurch werden Risiken minimiert und die Zielerreichung durch flexible Interaktion verbessert.

Microsoft Dynamics 365 und Power BI

Hat man Microsoft Dynamics365 als ERP Software für die Datensammlung im Einsatz, kann die Software ohne grosse Umstände mit Microsoft Power BI verknüpft werden. Anschliessend werden die Daten durch Power BI ausgewertet und dargestellt. Mithilfe einer Cloudplattform können die Daten überall und in Echtzeit abgegriffen werden.

Wie das im Grundlegenden funktioniert, zeige ich Ihnen anhand der nachfolgenden Schritte. Hierbei gilt es zu erwähnen, dass nur die Systemstandards verwendet werden und keine zusätzlichen Features betrachtet werden. Es handelt sich um ein Beispiel, dass die Funktionen zwischen den Programmen darstellt. Zur Darstellung wird Power BI Desktop verwendet. Wenn Sie Power BI über die Cloud verwenden, kann die Darstellung des Menüs abweichen. Die Beschreibung geht von sauberen Daten im Standard ohne besondere Anforderungen aus. Dies kann in der Praxis abweichen.

Einrichtung von Power BI

Der Einrichtungsprozess von Power BI und MS Dynamics365 wird definiert durch

  1. Datenverbindung herstellen
  2. Datenverknüpfung herstellen
  3. Datenmodellierung vornehmen
  4. Datenauswertung vornehmen

  1. Datenverbindung herstellen
  • Öffnen Sie Power BI Desktop
  • Klicken Sie auf Get Data
  • Wählen Sie ODATA Feed

  • Kopieren Sie den Link von D365 in den ODATA Feed
  • Hängen Sie am Ende der URL /data an
  • Der Link sollte nun der Ihrer Dynamics URL sein mit der Endung >>.dynamics.com/data<<
  • Bestätigen Sie die Eingabe
  • Wählen Sie die Verbindungsmethode und Bestätigen Sie diese

2. Datenverknüpfung herstellen

  • Wählen Sie im Navigator alle Tabellen aus, die Sie benötigen
  • In den einzelnen Tabellen befinden sich die “gesammelten” Daten, welche später verknüpft, ausgewertet und dargestellt werden
  • Bestätigen Sie die Eingabe
  • Die Tabellen können auch später editiert und hinzugefügt werden

3. Datenmodellierung vornehmen

  • Nach Auswahl der Daten, können Beziehungen zwischen den einzelnen Tabellen hergestellt werden
  • Gehen Sie dazu auf Datenmodellierung >> Manage Relationships
  • Fügen Sie Beziehungen hinzu und bearbeiten Sie diese bei Bedarf
  • Wechseln Sie zurück ins Hauptmenü
  • Die Daten sind jetzt im Programm vollständig verknüpft und können verwendet werden

Die Bereiche in Power BI:

In Power BI Desktop haben Sie verschiedene Optionen, um Befehle auszuführen. Welche Bereiche es in Power BI gibt, umschreibe ich Ihnen nachfolgend.

Menüband mit Schnellzugriff. Oben links finden Sie alle Reiter des Menüs in Power BI, die Sie sicherlich auch aus Microsoft Word kennen. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann oben rechts über den kleinen Pfeil geöffnet werden

Tabellenblätter. Unten links finden Sie alle Tabellenblätter, die Sie sicherlich auch aus Excel kennen

Darstellungsoptionen. Oben links (seitlich) befinden sich ebenfalls die möglichen Darstellungsoptionen der Auswertungen. Hier kann zwischen Report, Tabelle und Beziehung gewählt werden

Auswertungsfunktionen. Auf der rechten Seite finden Sie alle Optionen zum Auswerten der Daten

4. Datenauswertung vornehmen

Nachdem nun alle Daten in Power BI vorhanden sind und Sie die grundlegenden Bereiche im Programm kennen gelernt haben, kann mit der Auswertung der Daten begonnen werden.

  • Wählen Sie im Bereich “Fields” durch setzen der Häckchen die Datenfelder aus, die in Abhängigkeit ausgewertet werden sollen
  • Anschliessend wird unter “Visualizations” die Darstellungsform markiert, in der die Daten erscheinen sollen
  • Im unten stehenden Beispiel werde ich eine Jahresselektion als Schieberegler einfügen
  • Des Weiteren werte ich den Umsatz pro Produktsegment (Revenue by Segment) aus und stelle Ihn als Kreisdiagramm dar

 

Erfahren Sie mehr über Power BI

 

  • Stück für Stück können Sie sich so in kurzer Zeit Ihr eigenes Dashboard in Power BI erstellen und Daten aus Dynamics365 einfach und in Echtzeit auswerten
  • Im folgenden habe ich das Beispiel komplettiert

Die unten stehende Grafik zeigt eine mögliche Performance Auswertung. Neben dem Umsatz pro Segment wird hier auf Lieferantendaten, Filialdaten, Geodaten und Monats- bzw. Jahresdaten zurückgegriffen.

Die Auswertung können Sie sich als Beispiel herunterladen und in Power BI testen. Sie brauchen dafür lediglich Zugriff auf Power BI. Da es sich um eine Testdatei handelt ist kein Zugriff auf D365 notwendig. Die Datei wird aufgrund der Datenübertragung als .7zip gespeichert. Diese entpacken Sie wie eine .zip Datei, um die Daten in Power BI verwenden zu können.

Power BI Testdatei

Natürlich gibt es in Power BI jede Menge Tipps und Tricks und unzählige weitere Anwendungsmöglichkeiten, um Daten gezielt auszuwerten. Im folgenden stelle ich Ihnen einige dieser Möglichkeiten vor:

  • Formelberechnungen: Es können Formeln in Power BI hinterlegt werden. Dies funktioniert über die DAX-Sprache (Bsp.: WENN-DANN Funktion)
  • Quick Measures: Voreingestellte Formeln in DAX Sprache sind bereits in Power BI hinterlegt und können sekundenschnell angewendet werden
  • Formatierungen: Durch Formate können Datenreihen oder Grafiken farblich nach Sachverhalt markiert werden.
  • Berichterstellung: Es können ganze Reports oder Formulare in Power BI erstellt werden
  • Entwicklungen: Mit Power BI können durch weitere Anbindungen und Entwicklungen eine Vielzahl an Analysen erstellt werden

Erfahren Sie mehr über Power BI

Wie Sie sehen, können Sie mit Microsoft Power BI und Microsoft Dynamics365 realtiv einfach und schnell Auswertungen, Reports oder ganze Berichte erstellen und analysieren. Durch die Vielzahl an Daten, sind die Möglichkeiten fast grenzenlos.

Sollten Sie Fragen zum Thema Power BI mit MS Dynamics365 haben oder sich für das Produkt interessieren, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen.

HSO – the results company

Author

Alexander Nassl
Alexander ist ERP Berater für Dynamics365 im Bereich Finanzen & Controlling. Neben akademischen know-how hat er einige Jahre praktische Erfahrung auf der Fläche und im ERP Geschäft und verhilft unseren Kunden so zu grösserem Unternehmenserfolg.