Checklist des capacités de gestion intelligente des commandes

Voici une checklist des fonctionnalités qui devraient être présentes dans un système de gestion intelligente des commandes, conçu pour fournir une visibilité complète des activités dans la chaîne d’approvisionnement et émettre des alertes lorsque des événements inhabituels se produisent, afin que des mesures correctives puissent être prises le plus rapidement possible. Certaines entreprises parlent de « tour de contrôle de la chaîne d’approvisionnement.

1. Publiez les bons de commande sur le système de gestion intelligente des commandes (IOM) pour que les fabricants puissent les télécharger et les traiter en interne.

2. Mandatez les fournisseurs pour qu’ils affichent l’état d’avancement de la fabrication par rapport au calendrier de livraison, notamment les étapes clés, à savoir :

• Disponibilité de toutes les matières premières.
• Programmation de la capacité de production.
• Quantité en cours de traitement.
• Quantité de produits terminés.
• Quantité conditionnée prête à l’expédition.
• Quantité acheminée au point d’expédition.

3. Les fournisseurs peuvent facturer par l’intermédiaire du système de gestion intelligente des commandes et fournir des notes de crédit, le cas échéant.

4. Il convient également de préciser tout aspect de la commande qui ne peut être exécuté comme prévu, par exemple en raison d’une pénurie de matières premières ou de pannes, de conflits liés au travail, etc.

5. L’agent d’importation doit afficher lorsque le navire est réservé pour le chargement, confirmer que le chargement est en cours et envoyer une nouvelle confirmation lorsqu’il est terminé.

6. Étant donné que vos marchandises ne seront pas les seules pendant le transport, il doit également indiquer la dernière mise à jour de la date d’appareillage du navire.

7. Demandez également à l’agent d’importation de vous informer des conditions météorologiques défavorables prévues pendant le transport et qui pourraient provoquer des retards.

8. L’agent d’importation doit également indiquer quand le navire accoste réellement et quand il est censé être dédouané et prêt à être pris en charge.

9. Si possible, lorsque vous demandez pour la première fois à l’agent d’importation de gérer une expédition pour vous, vérifiez s’il est possible de dédouaner cet envoi à l’avance. Cela est parfois possible et permet à votre transitaire britannique de récupérer les marchandises un peu plus rapidement, réduisant ainsi le délai de mise en vente des marchandises dans vos magasins ou en ligne.

10. Sur la base des informations fournies par l’agent d’importation, réservez votre transitaire (ou parfois votre propre entreprise de transport) pour qu’il vienne récupérer les marchandises au meilleur moment. Tout retard dans la récupération des marchandises après l’application des frais de stockages doit être signalé dès sa survenue, afin que des dispositions d’urgence puissent être prises pour éviter les frais.

11. En cas de retard imprévu dans la mise à disposition des marchandises par les douanes, veillez à ce que votre agent d’importation vous avertisse via le système de gestion intelligente des commandes, pour que vous puissiez organiser la récupération au port en conséquence.

12. Pour suivi de la chaîne d’approvisionnement complet, le détaillant doit mettre à jour le système de gestion intelligente des commandes en indiquant la date et l’heure auxquelles les marchandises ont été reçues dans l’entrepôt de l’entreprise et en identifiant toute variation par rapport au bon de commande initial qui n’a pas été notifiée au préalable.

Avec un tel niveau de visibilité, vous pouvez par exemple décider d’accélérer la réception d’une première salve de stock ou d’un réapprovisionnement en recourant au fret aérien, plus coûteux mais moins sujet aux retards.  Il peut être moins cher que le coût des autorisations si les marchandises sont mises en vente trop tard pour vous permettre d’atteindre vos objectifs.