Heras réussit son carve-out et sa transition vers le cloud

Entreprise paneuropéenne réputée, Heras est spécialisée dans les solutions de protection périmétrique. Sa maison mère l’a cédée pour devenir une entreprise indépendante en 2019. Toutes ses applications métiers, utilisées par plus de 1 100 collaborateurs dans huit pays, ont dû être séparées de son ancienne maison mère, et l’entreprise a dû définir sa propre feuille de route et bâtir sa propre infrastructure informatique. Diana Stan, responsable de la transformation numérique de Heras, a été chargée de gérer cette opération de séparation aux côtés de HSO. Diana et Paul Vos, directeur de la transformation cloud de HSO, décrivent le projet, ses enjeux et ses réussites.

Lors de la cession de Heras, il est clairement apparu que la séparation des systèmes et de l’infrastructure IT constituerait un véritable défi. Bâti sur une période de 25 ans, l’ensemble de l’environnement informatique a dû être démêlé, migré et transformé en un temps très court, y compris les applications critiques, comme SAP et NAV. Heras et HSO ont relevé le défi ensemble.

Paul Vos : « Mais au lieu d’une approche traditionnelle de type "lift & shift", qui consiste à faire migrer les applications existantes dans le cloud, nous avons identifié des pistes pour réellement transformer plusieurs applications en les remplaçant par de meilleures solutions. »

Diana Stan : « Nous avons vu dans cette opération de cession une occasion de transformer et de moderniser notre environnement et notre plateforme applicative. Aux côtés de HSO, nous avons conçu une nouvelle architecture basée sur le cloud, comprenant un poste de travail moderne. Nous avons déterminé quatre éléments importants : 1. Remplacer le réseau, le matériel et l’infrastructure. 2. Migrer tous les utilisateurs vers Office 365. 3. Transférer la totalité de nos données et de nos fichiers de nos anciens partages de fichiers vers Teams dans le cloud. 4. Transférer toutes les applications métiers dans le cloud. »

Le COVID-19, accélérateur du projet

Par pure coïncidence, le projet de scission a eu lieu pendant une année difficile et a été considéré comme une opportunité. L’équipe a pu passer en télétravail, et, en définitive, la pandémie a été une sorte d’accélérateur du projet. Diana Stan : « La réalisation du projet s’est effectuée en plein milieu de la pandémie de COVID-19. Ce qui s’est avéré être à notre avantage. Comme tout le monde devait travailler à distance, l’accès en ligne aux données et aux applications, et les outils de collaboration conviviaux sont devenus indispensables. Avant la séparation, tous les services possédaient leurs propres systèmes et tâches quotidiennes, en moins efficaces, surtout lorsque tout le monde se mettait à télétravailler. La pandémie de COVID-19 a indéniablement facilité et accéléré l’adoption d’Office 365, de Microsoft Teams et des outils Microsoft Modern Workplace. »

Heras a saisi l’occasion de cette scission pour moderniser l’ensemble de sa plateforme applicative, notamment son environnement de travail. La création d’un espace de travail moderne reposant sur le cloud pour tous les employés est une première étape de sa transformation numérique. Mais l’entreprise s’est vite rendu compte de l’importance d’établir une stratégie de gestion du changement pour tirer parti des possibilités offertes par un poste de travail moderne.

Diana Stan : « En définitive, la mise en place d’un nouvel environnement de travail a pour objectif de faire gagner les salariés en efficacité et de leur donner plus de responsabilités dans l’organisation de leurs activités. Mais pour y parvenir, nous devons les guider. Maintenant que la cession est achevée, nous devons veiller à ne pas perdre notre élan et à prendre les utilisateurs par la main. C’est pourquoi la communication est essentielle, et une stratégie de conduite du changement indispensable au succès de cette transition. Nous avons opté pour une approche de type « champion » et avons désigné des utilisateurs référents (nos champions) dans chaque équipe, afin qu’ils constituent le premier niveau d’assistance aux autres utilisateurs. Ils pourraient également servir de filtre pour les éventuels problèmes, interrogations et récriminations de leurs collègues. »

Gestion et alignement de tous les partenaires impliqués

Diana Stan : « Bien sûr, nous avons aussi rencontré des obstacles en cours de route. Il n’a pas été facile d’obtenir l’adhésion de toute l’entreprise. La migration de nos anciennes applications métiers a également été plus difficile que ce que nous pensions. Nous devions être sûrs que cela s’opère en toute sécurité. »

Paul Vos ajoute : « La migration de toutes les intégrations et applications critiques dans le cloud, comme SAP sur Azure, nous a obligés à impliquer et à aligner tous les partenaires de Heras. Une partie essentielle de notre travail a consisté à gérer et à coordonner les partenaires intégrateurs. Nous avons réalisé environ huit de ces migrations d’applications métiers assez complexes, pour lesquelles il nous a fallu aligner et faire collaborer tous les partenaires. Cela a nécessité beaucoup de préparation, de tableaux de bord, de scénarios, de tests, etc. Nous sommes fiers du bon déroulement de cette collaboration et d’avoir pu réaliser cette opération de carve-out en tenant le calendrier. »

Ce projet a été très exigeant, non seulement en raison des délais impartis, mais aussi à cause des risques liés aux anciennes applications critiques. HSO était plus qu’heureux de relever le défi. Diana Stan : « Nous avons choisi de travailler avec HSO, car ses équipes se sont distinguées par leur volonté de sortir des sentiers battus. HSO partageait également notre ambition de livrer dans un délai court et avec la meilleure qualité. Pendant la phase de vente et de démarrage et tout au long du projet, la flexibilité de ses équipes a été un facteur de réussite important. »

« HSO a veillé à mettre à notre disposition un chef de projet aguerri, transparent et communicant, une nécessité absolue en raison de nos délais serrés. La qualité des ingénieurs détachés par HSO a incontestablement été déterminante. Pour moi, il était essentiel de disposer de l’assistance technique idoine pour pouvoir prendre les bonnes décisions. Cela a été formidable de voir comment les différents intervenants de Heras et de HSO ont travaillé main dans la main comme s’ils ne formaient qu’une seule et même équipe. »

« Après cette scission, je me consacre désormais au suivi et à l’optimisation des applications, ainsi qu’à l’adoption et à la formation. Je suis impatiente de poursuivre notre partenariat avec HSO ! »