Bytes: digitale werkplek
Technologie verbindt. Het brengt ons in contact met mensen overal ter wereld. Met familieleden die in een andere stad wonen. En met collega’s die thuiswerken.
De ‘bytes’ is de digitale bouwsteen die ons nog verder verbindt. Dat kan heel simpel zijn, zoals Teams-vergaderingen. Tot aan meetings met hologrammen.
Werken in de cloud
Voor veel mensen vanzelfsprekend, maar lang nog niet alle bedrijven zijn overgestapt op de cloud. De cloud is een soort basisvoorwaarde. Het is een vereiste als je wil dat medewerkers op verschillende locaties kunnen samenwerken. Een eenvoudige manier om daarmee te starten, is om documenten centraal te bewaren.
De volgende stap is echt samenwerken in documenten. Iedereen werkt dan realtime in bijvoorbeeld dezelfde Excelsheet, levert input en zien elkaars opmerkingen. Dit bespaart veel tijd, voorkomt meerdere rond-zwervende versies en heen en weer ge-email.
Kennisdeling
Binnen organisaties zit een heleboel kennis verscholen. Dat wil je zichtbaar maken en het liefst voor iedereen. Om kennis te verspreiden, moet informatie worden gedeeld en eenvoudig terug te vinden zijn. Bij dat laatste punt gaat het vaak mis. Per dag zijn werknemers maar liefst 1,8 uur informatie aan het doorzoeken en verzamelen, blijkt uit onderzoek van McKinsey.
Om die tijd drastisch te verkorten, zijn er diverse digitale mogelijkheden. In plaats van alles te mailen stappen steeds meer bedrijven over op Slack of Teams, zodat je één plek hebt waar alle communicatie, documenten en meetings plaatsvinden. Zo behoud je het overzicht.
Altijd informatie
Omdat we steeds minder fysiek bij elkaar zitten is de overdracht van ‘impliciete’ kennis ook veel lager. Je hoort collega’s immers niet meer praten over een bepaald project om vervolgens in te haken om er meer over te weten te komen. We missen dus veel informatie waarvan je niet weet dat je het nodig hebt.
Niet vreemd dus dat kennismanagement een steeds belangrijker topic wordt. De soft-ware groeit daarin mee en wordt om dit te ondersteunen steeds slimmer. Zo worden medewerkers met behulp van artificial intelligence actief begeleid bij het vinden van ‘kennis’. Dit is een van de mogelijkheden van Viva Topics. Het systeem werkt met ‘tags’ en weet op die manier waar informatie over gaat en wie je benadert om daar meer informatie over te krijgen.
Werkplek app
Steeds meer kantoren openen de deuren, maar hoe zorg je ervoor dat niet iedereen tegelijk weer naar kantoor komt? En hoe ben je in staat bij oplopende besmettingen de capaciteit weer naar beneden bij te stellen? Met zogenaamde ‘return to work’ apps kun je dit proces digitaliseren en eenvoudig op- en afschalen als dat nodig is.
Hybride vergaderen
Jij en drie collega’s zijn vandaag naar het kantoor gekomen voor een vergadering. Er sluiten nog twee collega's aan, maar die zitten thuis. Met Microsoft Teams Rooms is dat geen nadeel. De software zoomt in op degene die aan het woord zijn, toont ondertiteling wanneer er anderstaligen aanwezig zijn en biedt de optie om samen te brainstormen met een digitaal whiteboard. Zo sla je op een eenvoudige manier de brug tussen werken op het kantoor en thuis.
Vergaderen met hologrammen
Jij en collega’s nemen gewoon plaats aan de tafel in de vergader-ruimte. Frank en Marieke verschijnen vijf minuten later ook, als hologram vanuit hun thuiswerkplek. Je ziet hun gezichtsuitdrukking en lichaamshouding alsof ze echt in de ruimte zitten. De vergadering kan beginnen.
Dit noemen we mixed reality. Een ver-van-je-bed-show? Niet echt. De technologie is er al en grootmachten als Microsoft zijn er al volop mee aan het experimenteren. Mixed reality biedt mooie kansen als het gaat om de brug slaan tussen werken op het kantoor en thuis. Het zorgt ervoor dat alle deelnemers volwaardig aanwezig zijn.
Hoe ziet de digitale experience eruit?
- Overstappen naar de cloud
- Documenten verzamelen op één punt, zoals Teams en Slack
- Starten met het verbeteren van kennismanagement
- Werkplek-app inrichten voor het managen van de kantoorcapaciteit
- Starten met interactief vergaderen
