Samenwerking en kennisdeling
Samenwerking en kennisdeling staan centraal bij de moderne werkplek. Deze onderdelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. En hun effectiviteit wordt versterkt door de juiste inzet van moderne technologieën.
Bij samenwerking gaat het niet alleen om het werken aan gezamenlijke projecten, maar ook om het vinden van de juiste mensen en bronnen. Naarmate organisaties groter worden, wordt het steeds lastiger om die te vinden. Een medewerker is gemiddeld tot wel 3,6 uur per dag bezig met het verzamelen van informatie. Je kunt je voorstellen wat voor een impact dit heeft op de productiviteit van een organisatie.
Een ander essentieel onderdeel van de moderne werkplek is kennisdeling. Je wilt waardevolle informatie vastleggen en delen. Dan blijft dit niet alleen beperkt tot de bron, maar kan de hele organisatie deze kennis benutten. Daarom is een documentmanagementsysteem (DMS) onmisbaar voor professionele dienstverleners.
Snel het juiste bestand vinden met SharePoint
Een voorbeeld van een DMS is SharePoint. SharePoint is onderdeel van Microsoft 365 en biedt de mogelijkheid om nieuws te delen, snel informatie te vinden en effectief samen te werken. Via de online medewerkersprofielen met informatie over wie ze zijn en aan welke projecten ze werken, wordt het mogelijk om snel de juiste expertise te vinden. En met metadata maak je documenten makkelijker vindbaar. Team-sites zorgen dat het samenwerken gemakkelijker gaat en met versiebeheer is direct duidelijk wat de laatste versie van een document is en wie deze het laatste heeft bewerkt. Zo is SharePoint een handige tool voor professionele dienstverleners waarbij kennisdelen en samenwerken vooropstaat.
HSO Consulting Source
HSO is ook een professionele dienstverlener en wij maken gebruik van SharePoint voor document- en kennismanagement. We noemen dit HSO Consulting Source. Twee belangrijke bronnen die bijdragen aan het delen van kennis, zijn:
- Onze consultants. Zij voeren interessante projecten bij klanten uit. Die unieke ervaringen, inzichten en opgedane kennis delen ze weer op HSO Consulting Source. Zo kunnen collega's van elkaar leren en deze inzichten weer meenemen in hun eigen projecten.
- Specifieke kennisdomeinen. Zelf vinden we de ontwikkeling van onze kennis en expertise belangrijk. Daarom hebben we hiervoor specifieke domeinen opgezet. Hierin delen we bijvoorbeeld workshop-templates en werkprocessen.
De voordelen van kennisdeling
De inzet van het platform HSO Consulting Source levert ons aanzienlijke voordelen op. Allereerst, efficiëntie. In plaats van steeds opnieuw het wiel te moeten uitvinden, hebben onze medewerkers direct toegang tot eerder ontwikkelde templates en zijn ze minder tijd kwijt aan het zoeken naar informatie.
Wanneer collega’s met een nieuw project starten, kunnen ze zich snel de benodigde materie eigen maken door relevante workshops, documenten en andere voorbereidende materialen te raadplegen via het platform. Dit is vooral waardevol voor trainees, nieuwe collega’s, en medewerkers die vanuit andere domeinen komen. Consulting Source helpt hen om snel up-to-speed te komen met de huidige projecten en werkmethodes.
Daarnaast kunnen we veel beter onze internationale teams op elkaar afstemmen. Wanneer onze collega’s in Canada te maken krijgen met een nog voor hen onbekend gebied, dan kunnen bijvoorbeeld Nederlandse collega’s gemakkelijk bijspringen met hun ervaring en kennis. Op deze manier versterkt Consulting Source de kennisdeling en samenwerking binnen HSO en kunnen we de collectieve intelligentie van onze organisatie optimaal benutten.
In 5 stappen naar effectief kennismanagement
Wil je ook aan de slag met het delen van kennis om efficiënt te kunnen samenwerken? Dan is onder andere SharePoint een aanrader. De implementatie hiervan vereist een gestructureerde aanpak. Dit zijn vijf belangrijke stappen die we hebben toegepast bij de implementatie van HSO Consulting Source:
- Zorg voor draagvlak bij het management. Hun steun en betrokkenheid zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat het initiatief wordt gezien als een prioriteit binnen de organisatie en de nodige middelen krijgt.
- Vorm een team van keyusers. Zij helpen bij het vaststellen en opstellen van de systeemstructuur, het definiëren van kennisdomeinen, en het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden.
- Wijs ‘eigenaren’ aan voor elk kennisdomein. Deze leads zijn verantwoordelijk voor het beheren van hun specifieke kennisdomein. Daarnaast moeten teams worden samengesteld die het kennismanagementsysteem gaan bouwen en onderhouden.
- Ontwikkeling van het systeem. Bouw het DMS in agile sprints. Zo komt het systeem op een iteratieve en flexibele manier tot stand.
- Informeer alle medewerkers over het nieuwe systeem. Organiseer meerdere sessies om iedereen te informeren over het nieuwe systeem, hoe het werkt, en hoe het hen kan helpen in hun dagelijkse werk. Dit draagt bij aan de gebruikersadoptie.
In alle stappen is communicatie met de betrokkenen zeer belangrijk. Voor iedereen moet het helder zijn waarom jullie aan de slag gaan met een DMS, wat het DMS precies is, hoe ze ermee kunnen werken en wat ze nog meer kunnen verwachten.