VMI Group zocht een CRM-systeem voor de verkoop- en de inkooporganisatie. De keuze viel op Dynamics 365 (CRM) van Microsoft vanwege de flexibiliteit en toegankelijkheid voor de gebruikers. Inmiddels gebruiken meer dan honderd medewerkers het systeem dagelijks om klanten beter te bedienen en optimaal samen te werken met leveranciers. 

VMI Group ontwikkelt en bouwt productiemachines voor autobanden, rubber producten en drankenblikjes. Het onderdeel dat de machines bouwt voor de productie van personenauto- en truckbanden is het grootst en hierin is VMI wereldmarktleider. Bij VMI Group werken wereldwijd zo’n 1.400 medewerkers, van wie 800 op de hoofdvestiging in Epe.

Danny Severijns is Manager Project Department bij VMI Group en geeft leiding aan het team van project managers dat verantwoordelijk is voor de technische kant bij het verkoopproces. Vanuit deze rol werkt hij dagelijks met CRM. Danny: “Aanleiding voor de aanschaf van een CRM-systeem was de behoorlijk snelle groei van onze organisatie. Met steeds meer projecten en klanten konden we niet meer zonder goede, actuele klantendatabase. We hebben nu op elk moment inzicht in de status van al onze accounts en een up-todate overzicht van contactpersonen, gemaakte afspraken, de status van offertes enzovoort. Voorheen zat veel kennis in de hoofden van de commerciële collega’s en projectmanagers.

Dat werd uiteraard een steeds groter risico.” Naast CRM voerde VMI Group SRM, Supplier Relationship Management, gebaseerd op CRM, in voor de inkooporganisatie. Het sourcing team is de schakel tussen de R&D engineers, die de machines ontwerpen en nieuwe functionaliteit ontwikkelen en de leveranciers van alle benodigde onderdelen en technologie. Wilko Vaandrager, Global Sourcing Buyer: “We zochten een  relatiemanagementsysteem dat de functionaliteit van de tot dan gebruikte excelsheets kon vervangen. Deze excelsheets stonden lokaal opgeslagen, bevatten niet altijd uniforme informatie en waren tijdens leveranciersbezoeken niet decentraal te bewerken.”

Betere prognose en planning dankzij CRM

Danny: “Met CRM kunnen we onze klanten beter bedienen, alleen al omdat we alle, actuele informatie bij elkaar hebben staan en iedereen met dezelfde informatie werkt. Kortom, we hebben goed inzicht in alle actieve klanten en de betrokken teams bij VMI. Maar CRM geeft ons ook inzicht in alle lopende opportunities en offertetrajecten. Hiermee kunnen we uitstekende verkoopprognoses maken. Ik gebruik de dashboards in CRM dagelijks. De rapportages geven direct inzicht in aanvragen, werkverdeling en beschikbaarheid van medewerkers. We gebruiken deze prognoses ook om met het engineering team en productie te kunnen delen. Vanuit het ERP-systeem hadden we dit inzicht nooit zo snel en up to date.”

Wilko en zijn collega’s gebruiken SRM intensief in hun dagelijks contact met leveranciers. In het systeem zijn ook bepaalde workflows ingericht, bijvoorbeeld bij het registreren van nieuwe leveranciers en het opslaan van specifieke contractstukken. Bij bijvoorbeeld het invoeren van bank- en betaalgegevens, hanteert VMI Group een vier-ogen-principe. Het proces van goedkeuring hiervan is in SRM geautomatiseerd.

Bij de selectie van de implementatiepartner viel HSO op door de deskundigheid op het gebied van CRM en de integratie met de andere bedrijfsapplicaties. Danny: “HSO bouwt nog een koppeling tussen CRM en ons Infor-systeem. Zodra een order rond is, wordt deze gecontroleerd daarna doorgezet naar Infor.” Wilko: “De leveranciersgegevens uit ons SRM-systeem, zoals contactpersonen en contractnummers, worden direct gesynchroniseerd met ERP. Zodat we in beide systemen met de juiste data werken.”

Maak kennis met Dynamics 365