Een implementatie van een nieuw ERP-systeem is een complex en tijdrovend proces. Al helemaal als je het combineert met een nieuw Warehouse Management Systeem (WMS). De Polvo-groep voltooide dat proces succesvol in een vijftal projecten. Samen met HSO.

Eén centraal magazijn, en bundeling van eigenlijk alle niet-commerciële activiteiten in Moerdijk, dat waren de plannen van de Polvo-groep in 2009. En daarvoor was het nodig om de vijf bestaande ERP-systemen te combineren in één nieuw systeem”, meldt financieel directeur Jeroen Vermeer. Hij was de leider van het project waarin de ERP-systemen van Leys, Kruyt, Lekkerkerker, Holtgrefe en Van der Stad geïntegreerd werden in één nieuw systeem, samen met uiteindelijk het warehouse management systeem voor een nieuw magazijn.

Maatgesneden pakket

Vermeer: “De keuze voor het pakket was de basis. We wilden bij voorkeur een systeem waarin ERP en WMS gecombineerd waren in één database. Een pakket dat gebruiksvriendelijk, innovatief, schaalbaar op onze groeiplannen en waar goed maatwerk op mogelijk was en dat om kon gaan met intercompany leveringen en onze verschillende verkooplabels.”

Ook moest het systeem om kunnen gaan met het doordachte logistieke plaatje van Polvo’s nieuwe magazijn waarin alles gescand wordt, een rollerbaan dienst doet, legborden en pallets gescheiden zijn, een ABC-verdeling geldt en replenishment van bulk naar pickvoorraden belangrijk is. Vermeer: “Nu hebben we alles zo ingericht dat er in ons magazijn verschillende dozen de band af rollen voor Kruyt, Lekkerkerker, Holtgrefe, Leys en Van der Stad. Desnoods om en om, dat maakt het systeem allemaal niet uit. En de klant krijgt op zijn doos een sticker en pakbon met de naam van het label waar hij koopt.”

Dag en nacht samen werken

Maar voor het zover was, doorliep Polvo dus een complexe implementatie. Samen met HSO, als dienstverlener. Vermeer: “Nadat we gekozen hadden voor Microsoft, kozen we HSO als partner. Vooral vanwege hun sterke referenties. Ze werkten bijvoorbeeld al bij ons zusterbedrijf Buva en bij branchegenoot Destil en kenden dus de eigenaardigheden van onze business. Bovendien hadden we een persoonlijke en culturele klik.” Ook de continuïteit van HSO sprak Polvo aan in vergelijking met die van een paar kleinere dienstverleners.

Samen met HSO klaarde Polvo dus een dijk van een project. Een project waarin duidelijkheid troef was. Zo snel er een probleempje was van technische aard of op persoonlijk vlak, werd dat meteen aangepakt en uit de weg geruimd. Vermeer: “Dat is echt heel belangrijk als je zo lang en zo intensief gaat samenwerken. We deden het echt allemaal samen. In die pieken werkten ook de consultants van HSO dag en nacht en in de weekenden. Ze waren er altijd.”

Op de groei

Vermeer: “Als we een bedrijf overnemen wordt het leuk, deze integraties doen we praktisch zelfstandig. Daarvoor is het pakket bedoeld, om te zorgen dat we de groei zelf de baas kunnen.” Voor de conversie van Dubson worden straks eerst de artikelen en klanten gematcht, worden klanten in kortingsgroepen ingedeeld en worden users getraind. Daarna kunnen ze draaien.”

Van alle users hoeven trouwens alleen de commerciële gebruikers te worden getraind. De rest zit in Moerdijk en kan al overweg met het systeem. “Dat is het voordeel van onze organisatie”, zegt Vermeer. “We hebben alles opgetuigd voor de schaal die we nu hebben, maar kunnen makkelijk groeien zonder daar al te veel voor te hoeven investeren in de organisatie.” Zo kan Polvo met een team van 70 mensen in de logistiek, administratie, marketing en financiën in Moerdijk toe op een totaal van ruim 230 commerciële collega’s op de vestigingen.

De afgelopen twee jaar heeft Polvo dus de eerste live-gang achter de rug en achtereenvolgens de conversie van Van der Stad, een BV-herstructurering met flinke impact, de aansluiting van Kruyt en Lekkerkerker en vervolgens de uitwerking van het logistieke systeem. “Normaal doe je één zo’n project per jaar. Maar wij deden er vijf in twee jaar. En ook nog vrijwel binnen de geplande tijd”, blikt Vermeer terug.

Voorraadbesparing van €4 miljoen

Met 6.500 orderregels per dag, 30.000 artikelen op voorraad voor 8 verschillende verkooplabels en een voorraadbesparing van € 4 miljoen was het volgens hem de moeite waard. Al is het nooit klaar. “Onze medewerkers blijven we trainen. En de optimalisaties die we de afgelopen twee jaar opspaarden, worden nu opgepakt. Eerst degene die de wensen van klanten vervullen, dan de opties die de logistiek verbeteren en dan de punten die de foutkans bij invoer verkleinen. Dus we zijn nog wel even bezig. Allemaal om de dienstverlening naar onze klanten verder te verbeteren en de foutkansen te minimaliseren.”

Alles over Dynamics 365