Door de groei van Hertek en de toename van het aantal klanten en personeelsleden is de communicatie- en informatievoorziening veranderd. Er zijn meerdere overdrachtmomenten over verschillende afdelingen, dus centrale archivering en informatievoorziening is van wezenlijk belang om snel en accuraat te kunnen reageren naar klanten. Het oude softwarepakket was te beperkt om aan de nieuwe behoeften te kunnen voldoen, waardoor er naast dit centrale systeem allerhande softwarepakketten draaiden om effectief te zijn.

Hertek biedt totaaloplossingen met een maximaal gebruiksgemak, voor Utiliteit, Gezondheidszorg, Industrie en Overheid. De systemen leveren een bijdrage aan de veiligheid binnen een gebouw voor medewerkers, bezoekers en bewoners. Naast veiligheid leveren de systemen van Hertek een belangrijke bijdrage aan de geleverde arbeidsprestatie en flexibiliteit van de medewerkers.

Om de klanten van dienst te kunnen zijn beschikt Hertek over een landelijke dekking. De adviseurs en de servicetechnici werken van huis uit en dragen de verantwoordelijkheid voor hun rayon. Hierdoor zit Hertek dicht bij haar klanten en weten de medewerkers wat zich afspeelt in de markt. Hertek is een dynamisch en snel groeiend bedrijf, opgericht in 1993 en vanaf 1999 gevestigd in Weert (L). De organisatie is in 15 jaar tijd gegroeid van 6 naar 110 medewerkers en houdt zich bezig met het ontwerpen, leveren, inbedrijfstellen en servicen van Branddetectie-, Zorg-, Noodverlichting en Communicatiesystemen. In de productgroep Branddetectie behoort Hertek tot één van de grootste spelers in de markt.

Op zoek naar een geïntegreerd ERP systeem

Hertek draaide met verschillende applicaties als AMF, Word, Excel en Dbase. Door het grote aantal pakketten werden gegevens vaak dubbel ingevoerd en werd veel met formulieren gewerkt.
Hierdoor gingen zaken nog wel eens mis. “De keuze was gemaakt”, zegt Peter van Setten, Commercial Manager bij Hertek. “Wij moesten een nieuw softwarepakket hebben die CRM, Calculatie, Offerte, Projecten en Service (planning) en Onderhoud (elektronische servicebon) in één pakket heeft.”

“Bij onze zoektocht naar het juiste softwarepakket en de juiste implementatiepartner bleek al gauw dat veel partijen niet dat konden bieden wat wij wensten; eigenlijk voldeed geen enkele applicatie aan onze eisen. De keuze moest dus vallen op een pakket dat het grootste deel van onze eisen kon invullen en dat de mogelijkheid heeft om eenvoudig aanpassingen te maken. Uiteindelijk is onze keuze gevallen op Microsoft Dynamics AX, met als implementatiepartner HSO. Bij de start wisten wij goed waar de tekortkomingen zaten, dus dit was voor beide partijen een leuke uitdaging,” aldus Peter.

Dynamische implementatie

“Het integreren van een nieuwe software pakket in je organisatie is een dynamisch proces dat eigenlijk nooit ophoudt, door de speciale aanpassingen die wij wensten, heeft de implementatie langer geduurd dan gepland. De calculatiemodule is met input van Hertek door HSO ontwikkeld en geïntegreerd met de order-, projecten- en servicemodule. Door de enorme inzet van Hertek en HSO mensen zijn we live gegaan en hebben wij de zaken onder controle. Wij zijn super tevreden over de inzet en betrokkenheid van de HSO medewerkers.”

”Wij hebben onze focus voornamelijk gericht op de implementatie van het hoofdproces en zijn daarbij te laat begonnen met het genereren van documenten en inrichten van beveiligingsrechten. Het implementatieproject is door Hertek voornamelijk door MT leden getrokken en achteraf hadden wij een bredere basis moeten hebben om de taken meer te verdelen.”

Beter overzicht en managementinformatie

“Alles is geïntegreerd in één pakket en daardoor hebben wij een beter overzicht over het totale traject en hoeven wij minder te zoeken naar gegevens. Het aantal formulieren om informatie aan elkaar over te dragen is verdwenen en wij hoeven gegevens vaak maar één keer in te voeren.” Peter van Setten: “Wij hebben een groot dealer netwerk en streven er naar om binnen 5 jaar 40% van onze omzet te realiseren via elektronische koppelingen met deze klanten. Ook willen wij dat klanten meer inzicht hebben in onze voorraad, leveringsstatus en projectstatus. Dit willen we samen met een webwinkel integreren in onze website.”

“Verder bestaat er momenteel nog geen mogelijkheid om servicecontracten op een zelfde wijze als verkoopoffertes te generen en dit zouden wij graag op een zelfde manier willen doen. We genereren op dit moment nog weinig MT informatie in de vorm van documenten, Excel spreadsheets en grafiekoverzichten. Dit willen wij gaan oppakken en zoveel mogelijk via één knop kunnen genereren. De overzichten voor MT en Teamleiders met KPI’s moeten ons in staat stellen onze organisatie efficiënt te sturen en daar waar mogelijk bij te sturen.”

Alles over Dynamics 365