De coronacrisis heeft van Heras een moderner en flexibeler bedrijf gemaakt. Door de transitie naar de cloud en invoering van de collaboration tools van Microsoft kunnen medewerkers efficiënter samenwerken. Diana Stan, Digital Transformation Manager bij Heras, vertelt over haar ervaringen met verandermanagement en de voordelen van de moderne werkplek.

Diana: “Heras is een paneuropees bedrijf gespecialiseerd in afrastering- en beveiligingsoplossingen. We hebben kantoren in acht landen en ruim 1.100 hoog gekwalificeerde medewerkers in dienst. Als digital transformation officer vervul ik een brugfunctie tussen business en IT. Ik breng de digitale behoefte van de business in kaart, ondersteun de verschillende stakeholders en stel de juiste prioriteiten. Mijn uiteindelijke doel is onze digitale strategie volledig in overeenstemming te krijgen met onze bedrijfsstrategie.

Momenteel houd ik me bezig met het loskoppelen van Heras uit ons voormalige moederconcern. Sinds vorig jaar bekend werd dat we als zelfstandig bedrijf verdergaan, zijn we aan de slag gegaan met de transformatie van onze IT-systemen en de roadmap die we daarbij zullen volgen. Samen met HSO hebben we een nieuwe, cloudgebaseerde IT-architectuur ontworpen en hebben we de moderne werkplek geïntroduceerd.”

Q: Wat was de impact van Covid-19?

Diana: “Toen in maart als gevolg van Covid-19 iedereen thuis moest werken, waren we daar als bedrijf niet echt op voorbereid. De eerste stappen in de IT-transitie waren weliswaar gezet maar dat kantoorpersoneel van de ene op de andere dag thuis moest werken, daar waren onze IT-systemen nog niet op ingericht.

In de begindagen was het dus veel improviseren. Mensen moesten snel een laptop krijgen en met programma’s als GotoMeeting en Skype for Business proberen zo goed mogelijk samen te werken. Wat je zag is dat er veel verschil zit in de snelheid waarmee de nieuwe werkwijzen worden opgepakt; bij de een gaat dit snel, bij de ander is het een worsteling. Een belangrijk les voor mij was dat je daar goed rekening mee moeten houden.”

Q: Hoe reageerden medewerkers?

“In het begin was het voor iedereen wennen, zowel voor medewerkers als manager. Maar na een paar weken, toen iedereen wat meer gewend was geraakt, zag je dat er een omslag in de mindset van mensen begon te komen. Iedereen had een laptop met daarop Office 365 en alle data waren versneld naar het Microsoft Azure Platform overgezet. Mensen beseften toen dat ze flexibeler waren geworden en dat de interne samenwerking makkelijker verliep dan voorheen, toen afdelingen allemaal hun eigen systemen hadden. Dat besef heeft het transformatieproject een enorme boost gegeven. Covid-19 heeft het transformatieproces in een hogere versnelling gezet.”

Q: Hoe ziet de toekomst eruit?

Covid-19 heeft het werken bij Heras definitief veranderd. We zijn in korte tijd een ander bedrijf geworden, wat fantastisch is om te zien. Als de nieuwe systemen over het hele bedrijf zijn uitgerold, zullen we intern efficiënter kunnen samenwerken en daardoor internationale klanten nog beter bedienen. Omdat iedere werknemer, uit welk land of van welke afdeling of locatie dan ook, in dezelfde Microsoft 365-omgeving werkt en communiceert.”

Download whitepaper: Workplace Innovation in a post pandemic era

“Mijn belangrijkste les voor de toekomst is dat bij de invoering van nieuwe systemen de communicatie absoluut cruciaal is. Dit is geen IT-project maar een business verandering waarin je iedereen vanaf het begin tot het eind moet betrekken. Het vooraf uitstippelen van een goede veranderstrategie zorgt voor een soepele overgang waarin nieuwe systemen sneller worden geadopteerd en je eerder de beoogde bedrijfsresultaten behaalt. Tegelijk moet je mensen ook vertrouwen geven en ze als manager niet te dicht op de huid gaan zitten. Doe niet aan micro management maar geef medewerkers de vrijheid om hun eigen werk te organiseren. Dan voelen ze zich verantwoordelijk, hebben ze meer plezier in hun werk en komen de beste dingen naar boven.”